Кассовая книга в 1С: как найти и сформировать отчёт

Кассовая книга — обязательный регистр кассовых операций, в котором отражаются все приходные и расходные кассовые документы организации. В программах 1С она формируется автоматически на основании проведённых ПКО и РКО, поэтому искать её нужно не среди документов, а в разделе отчётов по кассе.

Основная сложность у пользователей возникает из-за того, что расположение отчёта зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP путь к кассовой книге различается. Кроме того, отчёт может быть скрыт из меню из-за настроек прав или отключённой функциональности кассового учёта.

Ниже разобраны все основные способы найти кассовую книгу в типовых конфигурациях, настройки перед формированием, проверка корректности данных и типичные проблемы с их решением.

Где находится кассовая книга в 1С:Бухгалтерии 8.3

В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 отчёт расположен в разделе «Банк и касса». Откройте этот раздел в верхней панели разделов и найдите в навигационной панели слева группу «Кассовые документы» или «Отчёты» — там будет пункт «Кассовая книга». Один клик по нему открывает форму отчёта с настройкой периода.

Если раздел «Банк и касса» не виден, проверьте настройку панелей: «Главное меню» (кнопка с оранжевым значком) → «Вид» → «Настройка панели разделов». Возможно, раздел просто убран из состава панели. Добавьте его обратно и нажмите «ОК».

Альтернативный путь — через общий список отчётов. Откройте раздел «Отчёты» и найдите «Кассовая книга» в группе «Касса». В некоторых релизах отчёт также доступен из карточки списка кассовых документов через кнопку «Ещё» или панель «Отчёты».

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» в панели разделов
2. 2
   В навигационной панели найдите пункт «Кассовая книга»
3. 3
   Если пункта нет — откройте «Отчёты» → «Кассовая книга»
4. 4
   Как запасной вариант используйте поиск функций: нажмите на значок лупы или введите название в строку поиска меню
5. 5
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать»

Поиск через строку поиска функций

Самый быстрый способ найти любой объект в 1С — воспользоваться поиском по функциям. В 1С:Бухгалтерии 8.3 нажмите на значок лупы в правой части панели разделов или откройте «Главное меню» → «Все функции» и начните вводить «кассовая книга». Система покажет отчёт и связанные объекты.

Обратите внимание: «Все функции» могут быть отключены в настройках интерфейса. Чтобы включить пункт, откройте «Сервис» → «Параметры» и установите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого в главном меню появится полный список форм конфигурации.

В поиске важно вводить название без ошибок и сокращений: «кассовая книга» находится мгновенно, а вот запрос «кас. книга» может не дать результата в зависимости от версии платформы.

Где искать кассовую книгу в других конфигурациях 1С

Путь к отчёту зависит от конфигурации, поэтому ориентируйтесь на логику разделов: кассовая книга всегда относится к денежным средствам или кассовым операциям.

• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — раздел «Деньги» → «Отчёты» → «Кассовая книга» либо «Деньги» → «Кассовая книга» напрямую в навигационной панели.
• 1С:ERP / Комплексная автоматизация — раздел «Казначейство» → «Отчеты» → «Кассовая книга».
• 1С:Бухгалтерия 7.7 — меню «Отчёты» → «Кассовая книга» или «Журналы» → «Касса».
• 1С:Зарплата и управление персоналом — кассовая книга как отдельный отчёт обычно отсутствует, так как кассовый учёт ведётся в бухгалтерской программе.

Если конфигурация сильно доработана, отчёт мог быть переименован или перенесён. В этом случае надёжнее всего искать через «Все функции» — там объекты отображаются под техническими именами, и кассовая книга найдётся даже при изменённом представлении в меню.

Способы найти отчёт

Меню раздела «Банк и касса»

Самый наглядный путь, подходит для повседневной работы, но пункт может быть скрыт настройками интерфейса

Раздел «Отчёты»

Надёжный вариант, если отчёт не перемещён доработками; требует знания группы отчётов

Поиск функций / «Все функции»

Универсальный способ, работает всегда, но требует включения команды в параметрах и точного названия объекта

Как правильно сформировать кассовую книгу

После открытия отчёта укажите период — обычно день, месяц или произвольный интервал. Кассовая книга по правилам ведётся листами за каждый день, в котором были кассовые операции, поэтому для сдачи в архив или предъявления при проверке формируйте её по дням или за месяц с разбивкой по датам.

Проверьте поле «Организация»: если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, отчёт без выбранной организации может объединить данные или, наоборот, оказаться пустым. Также убедитесь, что в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») выбрана нужная касса, если касс несколько.

Нажмите «Сформировать». Готовую книгу можно вывести на печать с титульным листом и прошнуровать, либо сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как». Для печати за период удобно использовать вариант «Кассовая книга» с нумерацией листов — программа проставляет номера листов автоматически с начала года.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало дня

Норма

Совпадает с остатком на конец предыдущего дня по книге

Тревожный признак

Остаток не сходится — есть непроведённые или изменённые задним числом документы

Нумерация документов ПКО и РКО

Норма

Номера идут последовательно, без пропусков внутри дня

Тревожный признак

Пропущены номера — возможно, документы удалены или не проведены

Итоговый остаток по кассе

Норма

Неотрицательный, совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с ОСВ — ошибки в документах

Что делать, если кассовая книга не находится или пустая

Если отчёт отсутствует в меню, первая причина — ограничение прав. У пользователя без полных прав или без роли кассира/бухгалтера пункт может быть скрыт. Проверьте это под учётной записью администратора: если под ней отчёт виден, проблема в настройке ролей, и её должен решать специалист, отвечающий за администрирование.

Вторая причина — отключённая функциональность. В некоторых конфигурациях кассовые функции включаются в настройках функциональности программы (например, в УНФ это «Настройки» → раздел «Деньги»). Если кассовый учёт выключен, связанные отчёты и документы не отображаются.

Если отчёт открывается, но пустой, проверьте три вещи: правильность периода, наличие проведённых ПКО/РКО за этот период и выбранную организацию. Откройте журнал «Кассовые документы» и убедитесь, что документы существуют и проведены. Также полезно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 — если там есть обороты, а книга пустая, проблема в настройках отбора отчёта.

Частые вопросы

Можно ли сформировать кассовую книгу за прошлый год?

Да, отчёт формируется за любой период, за который в базе есть проведённые кассовые документы. Если период закрыт для редактирования, это не мешает формированию отчёта — закрытие периода ограничивает только изменение данных.

Почему в кассовой книге нумерация листов начинается не с единицы?

Номер листа рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Если вы формируете книгу не с января, первый лист получит порядковый номер с учётом листов предыдущих месяцев. Это нормальное поведение типового отчёта.

Как вывести кассовую книгу по конкретной кассе, если их несколько?

Откройте настройки отчёта кнопкой «Показать настройки» и добавьте отбор по полю «Касса», выбрав нужную. После установки отбора нажмите «Сформировать» — в книгу попадут только операции выбранной кассы.

Чем кассовая книга отличается от отчёта кассира?

Кассовая книга — сводный регистр всех приходов и расходов за день с остатками. Отчёт кассира — это копии листов книги с приложением подтверждающих документов, которые кассир передаёт в бухгалтерию. В 1С оба формируются из одних и тех же данных ПКО и РКО.

Отчёт формируется, но не печатается титульный лист. Что делать?

Титульный лист кассовой книги обычно выводится отдельной командой или при формировании книги с начала года. Проверьте варианты отчёта в выпадающем списке настроек — там может быть вариант «Кассовая книга с титульным листом». Если его нет, титульный лист заполняется вручную по данным организации.