Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать сверку по всем контрагентам
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С по одному или всем контрагентам: настройка отчёта, проверка расхождений, типичные ошибки и порядок действий.
Сверка взаиморасчётов — обязательная процедура перед закрытием отчётного периода, сдачей деклараций и инвентаризацией расчётов. В 1С:Бухгалтерии акт сверки формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому задача бухгалтера сводится к правильной настройке отчёта и последующему разбору расхождений.
Сверку по всем контрагентам сразу понимают двояко: либо нужен общий отчёт по задолженности всех покупателей и поставщиков, либо требуется массово сформировать отдельные акты сверки по каждому контрагенту. Оба сценария решаются штатными средствами программы без доработок.
Ниже разобран порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3: как проверить данные перед сверкой, сформировать акт по одному контрагенту, получить сводную картину по всем дебиторам и кредиторам и что делать с расхождениями.
Подготовка данных перед сверкой
Акт сверки строится по данным бухгалтерских счетов расчётов (60, 62, 66, 67, 76 и другие). Если в базе есть непроведённые документы, помеченные на удаление объекты или незакрытый месяц, итоги будут искажены. Поэтому первый шаг — навести порядок в учёте.
Проверьте, что все первичные документы за период сверки проведены. Удобно использовать обработку «Проведение документов» (раздел «Операции» — «Сервис») или отчёт «Экспресс-проверка ведения учёта», который покажет типовые ошибки: дубли контрагентов, незаполненные договоры, отрицательные остатки.
Отдельное внимание — дубли контрагентов в справочнике. Если один и тот же поставщик заведён дважды с разным написанием наименования, задолженность «размазывается» по двум карточкам, и акт сверки по каждой из них будет неверным. Перед массовой сверкой дубли стоит найти и объединить через обработку «Поиск и удаление дублей».
Сводная сверка по всем контрагентам через отчёты
Если задача — увидеть задолженность по всем контрагентам одним списком, используйте стандартные отчёты. Самый информативный вариант — «Анализ субконто» (раздел «Отчёты»). В настройках укажите вид субконто «Контрагенты», период сверки и при необходимости список счетов расчётов.
Отчёт покажет по каждому контрагенту начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Развернув строку, можно детализировать данные до договоров и документов расчётов — это удобно для поиска конкретного «зависшего» платежа.
Альтернатива — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», например по счёту 62 с группировкой по субконто «Контрагенты». Этот вариант лучше подходит, когда нужно разделить дебиторку и кредиторку по конкретному счёту: 62.01 — расчёты с покупателями, 62.02 — авансы полученные, 60.01 и 60.02 — зеркально по поставщикам.
Сравнение вариантов сводной сверки
Подходит для общей картины по всем счетам расчётов сразу; ограничение — требует ручной настройки списка счетов
Подходит для точной сверки одного счёта (60, 62, 76) с детализацией по контрагентам и договорам
Готовые отчёты из разделов «Продажи» и «Покупки»; быстрый старт без настроек, но меньше гибкости
Официальный документ для отправки контрагенту; создаётся по каждому контрагенту отдельно
Формирование акта сверки по одному контрагенту
Документ «Акт сверки взаиморасчётов» находится в разделе «Покупки» или «Продажи» (в зависимости от настроек интерфейса — также доступен через «Все функции»). Создайте новый документ и заполните обязательные поля: организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам) и период сверки.
На вкладке с табличной частью нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт все проведённые документы расчётов за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.
На вкладке «Дополнительно» укажите, по каким счетам выполняется сверка. По умолчанию подставляются стандартные счета расчётов, но если с контрагентом есть расчёты по счёту 76 (например, претензии или аренда), добавьте его вручную — иначе часть задолженности не попадёт в акт.
После проверки табличной части распечатайте акт по кнопке «Печать». В типовой форме предусмотрены строки «По данным организации» и «По данным контрагента» — вторую часть заполняет ваша вторая сторона при ответной сверке.
- 1Проведите все документы за период и закройте месяц
- 2Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» — «Акты сверки взаиморасчётов»
- 3Создайте документ, укажите организацию, контрагента и период
- 4На вкладке «Дополнительно» проверьте список счетов расчётов
- 5Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
- 6Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам расчётов
- 7Распечатайте акт или сохраните в PDF для отправки контрагенту
Массовая сверка по всем контрагентам сразу
Типовая 1С:Бухгалтерия не содержит кнопки «сформировать акты по всем контрагентам одним действием» — документ создаётся по каждому контрагенту отдельно. Однако процесс можно ускорить.
Первый способ — копирование. Сформировав акт по одному контрагенту, используйте кнопку «Скопировать» в списке документов, замените контрагента и перезаполните табличную часть. Для десятков контрагентов это заметно быстрее, чем создание каждого акта «с нуля».
Второй способ — получить список контрагентов с ненулевой задолженностью через ОСВ по счетам 60, 62, 76 и пройтись по нему сверху вниз. Так вы не пропустите ни одного дебитора и не потратите время на контрагентов с нулевым сальдо, которым акт обычно не нужен.
Третий вариант — внешние обработки массового формирования актов сверки. Они существуют, но требуют осторожности: загружайте обработки только из доверенных источников, проверяйте их работу на копии базы и учитывайте, что при обновлении конфигурации внешние механизмы могут потребовать адаптации.
Проверка результатов и работа с расхождениями
Признак корректно сформированного акта — сальдо по акту совпадает с сальдо по ОСВ на ту же дату по тем же счетам. Если цифры не сходятся, ищите причину до отправки документа контрагенту.
Типичные причины внутренних расхождений: не все счета расчётов включены в акт, документ проведён задним числом после формирования акта, часть расчётов оформлена через договор, не попавший в отбор, либо задолженность висит на другой карточке-дубле контрагента.
Если расходятся данные с контрагентом (он прислал свой акт с другими цифрами), детализируйте отчёт до документов и сравните построчно. Чаще всего разница возникает из-за документов, проведённых в разных периодах (вы отразили поступление в марте, поставщик — в апреле), неотражённых оплат или разного учёта возвратов и корректировок.
Как проверить результат сверки
Совпадает с сальдо ОСВ по счетам 60/62/76 на ту же дату
Акт и ОСВ показывают разные суммы — ищите непроведённые документы или невключённый счёт
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документы пропущены — проверьте договор в отборе и период сверки
Контрагент подтвердил сальдо без замечаний
Разница по конкретным документам — требуется построчная сверка
Авансы и задолженность показаны развёрнуто, без «схлопывания»
Сальдо свёрнуто по договору, хотя по факту есть и долг, и аванс
Типичные ошибки при сверке
Самая частая ошибка — сверка по свёрнутому сальдо. Если по одному договору у вас аванс поставщику, а по другому — задолженность перед ним же, свёрнутое сальдо скроет реальную картину. Для инвентаризации расчётов и отчётности задолженность должна показываться развёрнуто.
Вторая ошибка — сверка без учёта счёта 76. Расчёты по претензиям, штрафам, комиссии и некоторым видам аренды часто идут через 76-й счёт и выпадают из стандартного акта. Перед массовой сверкой проверьте ОСВ по счёту 76 на наличие сальдо по контрагентам.
Третья ошибка — игнорирование периода. Акт, сформированный «на текущую дату» в середине месяца, почти гарантированно не сойдётся с данными контрагента, который сверяется по закрытым периодам. Договоритесь о границе периода заранее и формируйте акт строго на согласованную дату.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акт сверки также доступен, но находится в разделе взаиморасчётов и может называться «Сверка взаиморасчётов» — документ создаётся по партнёру с детализацией по заказам и накладным. Логика та же: отбор по контрагенту, периоду и автоматическое заполнение.
В 1С:Комплексной автоматизации взаиморасчёты ведутся в разрезе соглашений и заказов, поэтому перед сверкой убедитесь, что закрыты все периоды взаиморасчётов, а не только бухгалтерский месяц. Расхождения между оперативным и бухгалтерским контурами — типичная причина «непонятных» сумм в акте.
Если организация обменивается актами через ЭДО, проверьте настройки формата документа: не все операторы и контрагенты поддерживают электронный акт сверки как юридически значимый документ, и в ряде случаев потребуется бумажный оригинал с подписями.
Удобно завести регламент: сводная сверка по всем контрагентам через ОСВ — ежемесячно после закрытия месяца, а акты по контрагентам — ежеквартально и обязательно перед годовой отчётностью. Так расхождения накапливаются медленнее и разбираются быстрее.
Что важно запомнить
Сводную сверку по всем контрагентам делайте через «Анализ субконто» или ОСВ по счетам 60, 62, 76; официальные акты формируйте документом «Акт сверки взаиморасчётов» по каждому контрагенту отдельно. Перед сверкой проведите документы, закройте месяц, устраните дубли и проверьте, что в акт включены все счета расчётов, включая 76.
Частые вопросы о сверке в 1С
Можно ли в 1С:Бухгалтерии сформировать акты сверки по всем контрагентам одной кнопкой?
Штатной массовой обработки в типовой конфигурации нет — акт создаётся по каждому контрагенту отдельно. Ускорить работу помогает копирование документа с заменой контрагента или внешние обработки, которые следует применять осторожно и проверять на копии базы.
Почему сальдо в акте сверки не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причина в том, что в акт не включён один из счетов расчётов (например, 76), документ проведён после формирования акта, либо часть расчётов проходит по другому договору или карточке-дублю контрагента. Сравните акт с ОСВ по каждому счёту отдельно.
Нужно ли делать сверку с контрагентами с нулевым сальдо?
Если за период не было оборотов и сальдо нулевое, акт обычно не требуется. Если обороты были, но на конец периода расчёты закрыты, акт полезен как подтверждение отсутствия взаимной задолженности — особенно перед исключением контрагента из активной работы.
Как сверить расчёты по конкретному договору, а не по контрагенту целиком?
В документе «Акт сверки взаиморасчётов» заполните поле «Договор» — тогда в табличную часть попадут только документы по этому договору. Для сводной проверки используйте ОСВ по счёту с группировкой по субконто «Договоры».
Что делать, если контрагент прислал акт с другими суммами?
Детализируйте свои данные до документов и сравните построчно с актом контрагента. Типичные причины разницы: документы отражены в разных периодах, не учтена оплата в пути, по-разному оформлены возвраты и корректировки. Расхождения фиксируйте в разделе «По данным контрагента» и разбирайте каждую позицию отдельно.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту по ЭДО из 1С?
Да, если у вас настроен обмен электронными документами и оператор поддерживает передачу акта сверки. Учтите, что юридическая значимость электронного акта зависит от формата документа и согласования с контрагентом — в спорных ситуациях надёжнее иметь бумажный подписанный оригинал.