Как проводить задаток в 1С

Задаток — денежная сумма, которую покупатель передаёт продавцу в счёт будущих платежей по договору как доказательство заключения сделки и обеспечение её исполнения. В бухгалтерском и налоговом учёте 1С задаток учитывается по тем же правилам, что и обычный аванс: отдельного счёта или специального документа для него в программе нет. Различие между задатком и авансом проявляется только при нарушении обязательств: задаток при вине покупателя остаётся у продавца, при вине продавца возвращается в двойном размере.

Поэтому задача бухгалтера в 1С сводится к трём операциям: корректно провести поступление денег, начислить НДС с аванса (если организация — плательщик НДС), а затем выполнить зачёт при отгрузке или отразить возврат при расторжении договора. Ниже разобраны все сценарии на примере 1С:Бухгалтерии 8, с уточнениями для 1С:Управление торговлей.

Как отразить поступление задатка от покупателя

Деньги, поступившие на расчётный счёт, проводятся документом «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Оплата от покупателя». В поле «Счёт расчётов» укажите 62.01, в поле «Счёт авансов» — 62.02. Если выписка загружается из клиент-банка, программа обычно подставляет эти счета автоматически по назначению платежа.

Если задаток получен наличными, используйте документ «Поступление наличных» с видом операции «Оплата от покупателя». Обязательно заполните договор с контрагентом — именно по связке «контрагент + договор» 1С ведёт расчёты и потом корректно зачитывает аванс. Проверьте, что в договоре указан правильный порядок зачёта авансов: «Автоматически» или «По документу».

В назначении платежа и в комментарии к документу полезно указать, что сумма является задатком по конкретному договору. На проводки это не влияет, но упрощает разбор расчётов и защищает позицию при спорах: назначение платежа в платёжном поручении — одно из доказательств того, что перечислен именно задаток, а не простой аванс.

1. 1
   Создайте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя»
2. 2
   Укажите контрагента, договор и сумму задатка
3. 3
   Проверьте счета: 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы)
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 — Кт 62.02
5. 5
   Сформируйте счёт-фактуру на аванс, если организация платит НДС

НДС с задатка: счёт-фактура на аванс

Если продавец применяет общую систему налогообложения, с полученного задатка нужно начислить НДС. Судебная практика и позиция Минфина исходят из того, что задаток в части, относящейся к предстоящим поставкам, является авансом и облагается НДС. Для этого в 1С формируется счёт-фактура на аванс.

Быстрый способ — обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс» или из журнала счетов-фактур). Укажите период, нажмите «Заполнить» — программа подберёт все незакрытые авансы по расчётному счёту 62.02 и создаст счета-фактуры с расчётной ставкой НДС (например, 20/120 или 10/110 в зависимости от товара).

Проводка при этом формируется Дт 76.АВ — Кт 68.02. После отгрузки и зачёта задатка НДС с аванса принимается к вычету обратной проводкой. Если организация работает без НДС (УСН, патент), этот шаг пропускается полностью.

Зачёт задатка при отгрузке товара или оказании услуги

При реализации создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» по тому же контрагенту и договору. Если в договоре установлен автоматический зачёт авансов, программа при проведении сама закроет задаток: проводка Дт 62.02 — Кт 62.01 сформируется на сумму аванса, а расчёты по реализации пройдут через Дт 62.01 — Кт 90.01.

Если установлен режим «По документу», зачёт выполняется вручную: в табличной части реализации на вкладке «Расчёты» (или через кнопку «Зачёт аванса» в зависимости от версии) укажите документ поступления задатка. Этот режим удобен, когда с покупателем несколько договоров и авансов и автоматика может зачесть не ту сумму.

После проведения реализации сформируйте счёт-фактуру на отгрузку. НДС с зачтённого аванса примите к вычету — в 1С это делается документом «Формирование записей книги покупок» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»), который автоматически подбирает зачтённые авансы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62.02 по контрагенту

Норма

После полной отгрузки остаток по задатку равен нулю

Тревожный признак

Сумма «висит» на 62.02 — зачёт не выполнен или выбран другой договор

Проводки документа реализации

Норма

Есть запись Дт 62.02 — Кт 62.01 на сумму задатка

Тревожный признак

Проводки зачёта нет — аванс не закрыт

Книга покупок за квартал отгрузки

Норма

Есть запись вычета НДС с зачтённого аванса

Тревожный признак

Вычета нет — НДС с аванса завышит декларацию

Частичный зачёт и оплата остатка

Часто задаток покрывает только часть стоимости сделки. В этом случае при отгрузке 1С зачтёт аванс в пределах суммы реализации, а остаток покупатель доплатит отдельным платежом. Никаких дополнительных настроек не требуется: программа автоматически возьмёт в зачёт меньшую из сумм — аванс или долг по реализации.

Если задаток больше суммы конкретной отгрузки, незачтённый остаток останется на счёте 62.02 и закроется при следующих поставках по тому же договору. Следите, чтобы все реализации проходили по одному договору с тем, по которому поступил задаток, — иначе автозачёт не сработает.

Возврат задатка при расторжении договора

Если сделка не состоялась и задаток возвращается покупателю, оформите документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю». В поле «Счёт расчётов» укажите 62.02 — тогда проводка Дт 62.02 — Кт 51 закроет аванс.

НДС, ранее начисленный с возвращённого аванса, принимается к вычету. В 1С это отражается через «Формирование записей книги покупок» либо вручную документом «Отражение НДС к вычету», если регламентная обработка не подобрала возврат автоматически. Условие вычета — возврат должен быть реально проведён и отражён в учёте.

Особая ситуация — когда задаток не возвращается: покупатель отказался от сделки по своей вине, и сумма остаётся у продавца. Тогда задаток признаётся прочим доходом: проводится документ «Корректировка долга» (вид операции «Списание задолженности» или «Проведение взаимозачёта» в зависимости от ситуации) с отнесением суммы на счёт 91.01. НДС с такой суммы, ранее уплаченный с аванса, к вычету не принимается, а сама сумма включается в базу по НДС как связанная с оплатой товаров — этот момент стоит уточнить у налогового консультанта с учётом конкретных условий договора.

Особенности в 1С:Управление торговлей и УНФ

В 1С:УТ и 1С:УНФ задаток от покупателя обычно оформляется через заказ покупателя: сначала создаётся заказ, затем на его основании — «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с операцией «От покупателя». Сумма привязывается к заказу, и при создании реализации на основании заказа аванс зачитывается автоматически.

В этих конфигурациях удобно контролировать задатки отчётом «Расчёты с клиентами» или «Ведомость по расчётам с клиентами»: он показывает незакрытые авансы по каждому заказу. Если задаток принимает розничная точка, в УНФ используется документ «Оплата от покупателя» в разделе «Деньги» с привязкой к счёту на оплату.

Проверка расчётов и типовые отчёты

Для контроля задатков используйте стандартные отчёты: «ОСВ по счёту 62» с группировкой по контрагентам и договорам, «Анализ расчётов с покупателями» и «Акт сверки расчётов». В ОСВ авансы видны на субсчёте 62.02, текущая задолженность — на 62.01. Сверку с покупателем удобно делать документом «Акт сверки расчётов» (раздел «Продажи» или «Покупки»), который подтянет все документы расчётов за период.

Перед закрытием квартала проверьте три вещи: нет ли «зависших» авансов по расторгнутым договорам, все ли авансы обложены НДС (для плательщиков НДС) и принят ли к вычету налог по зачтённым суммам. Это снимает большинство вопросов при формировании декларации по НДС.

Частые вопросы

Чем задаток отличается от аванса в 1С?

В программе — ничем: для обоих используются одни документы и счёт 62.02. Различие только юридическое: задаток обеспечивает договор и при его срыве удерживается или возвращается в двойном размере. Чтобы сумма считалась задатком, это должно быть письменно зафиксировано в договоре.

Нужно ли платить НДС с задатка на УСН?

Нет, если применяется упрощённая система без обязанности платить НДС. Счёт-фактура на аванс не выставляется, задаток просто учитывается в доходах на дату поступления денег (кассовый метод при УСН).

Как провести задаток, полученный от поставщика (мы — покупатель)?

Зеркально: документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику», счёт авансов 60.02. При поступлении товара аванс зачитывается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)». НДС с выданного аванса можно принять к вычету при наличии счёта-фактуры поставщика.

Почему аванс не зачитывается при реализации?

Чаще всего причины: в реализации и поступлении указаны разные договоры, в договоре стоит ручной порядок зачёта, либо документ поступления не проведён. Проверьте ОСВ по 62.02 по этому контрагенту — там видно, на каком договоре «висит» аванс.

Как отразить задаток за недвижимость или крупную сделку с длительным сроком?

Проводки те же — 62.02 (или 60.02 у покупателя). Если сделка растянута и аванс долгосрочный, в бухгалтерской отчётности его показывают в составе внере оборотных или оборотных активов в зависимости от срока. В 1С дополнительных документов не требуется, важно лишь не забыть про НДС и контролировать зачёт при окончательном расчёте.

Можно ли вернуть задаток наличными, если он поступил на расчётный счёт?

Технически в 1С это оформляется документом «Выдача наличных» с операцией «Возврат покупателю». Однако возврат безналичной оплаты наличными несёт риски претензий со стороны банка в рамках контроля по 115-ФЗ и налоговых вопросов — безопаснее вернуть деньги тем же способом, которым они поступили.