Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать сторно авансового отчёта
Как сторнировать авансовый отчёт в 1С 8.3: ручное сторно, документ «Сторно», корректировка проводок, возврат подотчётных сумм. Пошаговая инструкция и типичные ошибки.
Авансовый отчёт — один из документов, по которому чаще всего требуется корректировка: сотрудник ошибся в сумме, приложил не тот чек, отчёт провели дважды или выдали аванс, который так и не был израсходован. В 1С для этого предусмотрено несколько механизмов — от простого отмены проведения до специального документа «Сторно». Выбор зависит от того, закрыт ли период, в котором проведён документ, и насколько глубоко ошибка затронула учёт.
Ключевой принцип: если период ещё открыт и отчётность не сдана, документ проще всего исправить или отменить напрямую. Если же период закрыт, регламентные операции выполнены, а данные попали в отчётность, прямое изменение документа недопустимо — нужно делать сторнирующую запись текущей датой. Нарушение этого правила приводит к расхождениям между учётом и уже сданной отчётностью.
Ниже разобраны все рабочие способы сторнирования авансового отчёта в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3, а также проверка результата и типичные ошибки бухгалтеров.
Определите, какой способ сторнирования подходит в вашей ситуации
Прежде чем что-либо делать, ответьте на два вопроса: закрыт ли период, в котором проведён авансовый отчёт, и попали ли его данные в сданную отчётность. От ответов зависит допустимый набор действий.
Если месяц и квартал ещё открыты, регламентные операции по закрытию месяца не выполнялись — это самая простая ситуация. Достаточно отменить проведение документа, исправить ошибку и провести заново, либо пометить документ на удаление. Никаких сторнирующих записей в учёте не останется.
Если период закрыт, данные вошли в регламентированную отчётность или в книгу покупок (по авансовому отчёту мог быть принят к вычету НДС), прямое изменение документа запрещено методологически. В этом случае используется документ «Сторно» текущей датой, который формирует обратные проводки, не трогая закрытый период.
Как выбрать способ
Отмена проведения и удаление документа в открытом периоде
Самый чистый способ «сторнировать» авансовый отчёт — вообще не оставлять его следов в учёте. Для этого найдите документ в разделе Покупки → Авансовые отчёты (или Банк и касса → Авансовые отчёты, в зависимости от настроек интерфейса), откройте его и нажмите кнопку отмены проведения — документ перестанет формировать проводки.
После отмены проведения документ можно отредактировать и провести заново с правильными данными. Если документ вообще не нужен, пометьте его на удаление через контекстное меню в списке. Помните, что пометка на удаление физически удалит документ только после выполнения обработки «Удаление помеченных объектов», и то лишь при отсутствии ссылок на него из других документов.
- 1Откройте список «Авансовые отчёты» и найдите нужный документ по дате и сотруднику
- 2Отмените проведение кнопкой в форме документа или из списка
- 3Исправьте данные и проведите заново — либо пометьте документ на удаление
- 4Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71: остаток по сотруднику должен измениться корректно
Сторнирование документом «Сторно» в закрытом периоде
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть штатный механизм сторнирования. Перейдите в раздел Операции → Сторно документа (в некоторых версиях — Операции → Операции, введённые вручную с выбором вида «Сторно документа»). Создайте новый документ, в поле «Сторнируемый документ» выберите нужный авансовый отчёт.
Программа автоматически сформирует сторнирующие проводки: все движения исходного документа будут повторены с отрицательными суммами. Дата документа «Сторно» должна относиться к текущему открытому периоду — именно в нём отразится исправление. Проводки, сформированные автоматически, при необходимости можно отредактировать вручную, например если сторнировать нужно не весь документ, а часть суммы.
После проведения документа «Сторно» обязательно проверьте результат: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с детализацией по сотруднику и убедитесь, что задолженность по сторнированному отчёту закрылась. Также проверьте счета затрат (26, 44, 10 и др.), на которые были отнесены расходы исходного отчёта.
Ручная корректировка проводок через «Операцию»
Когда типовой документ «Сторно» не подходит — например, нужно сторнировать только одну строку отчёта или перекинуть расходы с одного счёта на другой — используется ручная операция. Перейдите в Операции → Операции, введённые вручную, создайте новый документ вида «Операция».
Добавьте проводки с отрицательными суммами: дебет и кредит повторяют исходные проводки авансового отчёта, но сумма указывается со знаком минус. Например, если расходы были отнесены проводкой Дт 26 — Кт 71 на 5 000 руб., сторнирующая запись будет Дт 26 — Кт 71 на −5 000 руб. В типовой бухгалтерии отрицательные суммы в проводках допустимы и корректно отражаются в отчётах как сторно.
Минус ручного способа — отсутствие связи с исходным документом: при расшифровке отчётов не будет видно, какая операция что сторнирует. Поэтому в поле «Содержание» каждой проводки указывайте номер и дату сторнируемого авансового отчёта — это сильно упростит разбор учёта при проверке.
Что делать с подотчётными суммами после сторно
Сторнирование авансового отчёта само по себе не решает вопрос с деньгами: если сотрудник получил аванс и не отчитался по нему (или отчёт отменён), сумма остаётся числиться за ним по дебету счёта 71. Эту задолженность нужно закрыть одним из способов.
Первый вариант — сотрудник возвращает деньги в кассу. Оформляется документ Приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчётного лица» — формируется проводка Дт 50 — Кт 71. Если возврат идёт на расчётный счёт, используется документ поступления на расчётный счёт с соответствующим видом операции.
Второй вариант — удержание из заработной платы сотрудника. Это делается на стороне зарплатного учёта (в 1С:ЗУП или в зарплатном блоке комплексной конфигурации) документом удержания. Учтите ограничение: удержать из зарплаты можно только с согласия сотрудника и в пределах установленных законодательством лимитов, поэтому при спорных суммах потребуется письменное заявление работника.
Как проверить результат
Задолженность по сторнированному авансу закрыта или соответствует реальному остатку
Сумма «висит» на дебете 71 после сторно и возврата денег
Сторнированные суммы исключены из оборотов текущего периода
Расходы остались в оборотах — сторно не проведено или проведено частично
По сторнированному НДС сформирован дополнительный лист
Вычет остался в книге покупок закрытого квартала без корректировки
Корректировка вместо сторно: когда лучше исправить, а не отменять
Не каждая ошибка требует полного сторнирования. Если авансовый отчёт в целом корректен, а ошибка только в одной сумме или в аналитике (не тот счёт затрат, не та статья), рациональнее сделать корректировку. В открытом периоде — просто исправить документ и перепровести. В закрытом — создать корректирующую операцию текущей датой только на разницу.
Такой подход уменьшает объём движений в учёте и упрощает проверку: вместо двух больших оборотов (сторно минус и новый документ плюс) в учёте появляется одна небольшая корректирующая запись. Особенно это актуально для счетов затрат, обороты которых анализируются при распределении косвенных расходов.
Сравнение вариантов
Подходит только для открытого периода; самый чистый способ, не оставляет следов в учёте
Для закрытого периода; сторнирует все движения документа, включая регистры; не подходит для частичной корректировки
Гибкий вариант для частичного сторно; корректирует только проводки, регистры не затрагивает
Оптимально при ошибке в сумме или аналитике; минимальные движения, но требует аккуратного расчёта разницы
Типичные ошибки при сторнировании авансовых отчётов
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой процедуры, а из-за невнимательности к контексту. Бухгалтер сторнирует документ, но забывает про НДС, про подотчётные остатки или про то, что период был закрыт, — и учёт «разъезжается».
Ещё одна распространённая ситуация — дублирование авансовых отчётов, когда один и тот же чек попадает в два документа. Перед сторнированием убедитесь, что вы отменяете именно дубль, а не корректный документ: сверьте приложенные файлы, суммы и даты. Отмена «не того» отчёта создаст новую ошибку вместо исправления старой.
Что важно запомнить
В открытом периоде авансовый отчёт исправляется отменой проведения, в закрытом — документом «Сторно» текущей датой. После сторнирования обязательно проверьте счёт 71, счета затрат и книгу покупок по НДС. Подотчётные суммы закрывайте возвратом в кассу или удержанием из зарплаты.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сторнировать авансовый отчёт прошлого года?
Можно, но только документом «Сторно» или ручной операцией текущей датой — напрямую редактировать документ прошлого года нельзя, если годовая отчётность сдана. Исправление отразится в текущем периоде как корректировка ошибок прошлых лет, что может потребовать пересчёта налога на прибыль и подачи уточнённых деклараций.
Что делать, если документ «Сторно» не создаётся для авансового отчёта?
Проверьте версию конфигурации: механизм сторнирования доступен не во всех релизах и не для всех видов документов. Если типовое сторно недоступно, используйте ручную операцию с отрицательными суммами, а движения по регистрам НДС скорректируйте документом «Корректировка регистров» или соответствующей операцией по НДС.
Нужно ли сторнировать авансовый отчёт, если сотрудник просто вернул деньги?
Если авансовый отчёт не проводился или был ошибочным — да, его нужно отменить или сторнировать. Если же отчёт корректен, а сотрудник вернул неизрасходованный остаток аванса, сторно не требуется: достаточно оформить приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчётного лица».
Как сторнировать только одну строку авансового отчёта?
Документ «Сторно» отменяет документ целиком, поэтому для частичной корректировки используйте ручную операцию: создайте проводку с отрицательной суммой только по нужной строке, повторяя её счета и аналитику. В содержании укажите номер авансового отчёта и суть исправления.
Что будет с НДС при сторнировании авансового отчёта?
Если по отчёту был принят к вычету НДС, сторно отменит соответствующие записи регистров НДС. В квартале сторнирования сформируется дополнительный лист книги покупок за период исходного вычета. Если декларация за тот квартал уже сдана, потребуется подать уточнённую декларацию по НДС.
Можно ли удалить проведённый авансовый отчёт без сторно?
Да, если период открыт: отмените проведение и пометьте документ на удаление. Физическое удаление произойдёт при обработке «Удаление помеченных объектов», если на документ нет ссылок. В закрытом периоде удалять документы нельзя — только сторнировать текущей датой.