Как оформить в 1С оплату самозанятому

Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) в 1С — это не просто проведение платежа. Компания обязана получить от исполнителя чек из приложения «Мой налог», правильно оформить первичные документы и убедиться, что выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Ошибка в оформлении может привести к доначислению налогов и штрафам при проверке.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространённую конфигурацию для таких операций. Логика в других конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) аналогична: заводится контрагент-физлицо, оформляется поступление услуг и списание денежных средств, а чек самозанятого хранится как подтверждающий документ.

Ключевое отличие расчётов с самозанятыми от расчётов с ИП или обычными физлицами — обязательный чек НПД. Без него налоговая вправе признать расходы неподтверждёнными и переквалифицировать отношения в трудовые со всеми вытекающими доначислениями.

Проверьте статус исполнителя до оплаты

Прежде чем заводить документы в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый и вправе получать оплату от юридического лица. Проверка делается через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» по ИНН исполнителя — сервис показывает, действует ли режим НПД на текущую дату.

Есть ограничения, которые нельзя проверить автоматически, но о которых нужно помнить. Самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Также под НПД не подпадают отдельные виды деятельности (например, перепродажа чужих товаров, работа по агентским договорам). Если отношения по сути трудовые — фиксированный график, подчинение, регулярные одинаковые выплаты — налоговая может их переквалифицировать.

Заведите самозанятого как контрагента в 1С

Самозанятый отражается в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент, укажите вид контрагента «Физическое лицо», ФИО и ИНН самозанятого. ИНН обязателен: по нему вы проверяете статус НПД, а самозанятый формирует чек.

Заполните банковские реквизиты — номер счёта или карты, БИК банка. Многие самозанятые просят оплату на карту; это допустимо, но в назначении платежа обязательно укажите, что оплата идёт по договору с плательщиком НПД, с реквизитами договора. Это защитит и вас, и исполнителя от вопросов банка по 115-ФЗ.

Если вы работаете с самозанятым регулярно, заведите договор в карточке контрагента: вид договора «С поставщиком», номер и дата вашего ГПХ-договора. Договор в бумажном или электронном виде обязателен — он определяет предмет услуг и цену.

Отразите поступление услуг от самозанятого

После выполнения работ и подписания акта создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента-самозанятого, договор, сумму по акту. В поле НДС выберите «Без НДС» — самозанятые НДС не начисляют.

Счёт затрат зависит от характера услуг: 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу), 20 (основное производство) и т.д. Счёт расчётов — 76.05 или 60.01, в зависимости от принятой у вас учётной политики для расчётов с физлицами по ГПХ.

В налоговом учёте расход принимается, если есть акт (или иной первичный документ) и чек НПД. Сохраните чек в документе: в 1С:Бухгалтерии можно прикрепить файл чека к документу поступления через кнопку прикрепления файлов. Это избавит от поисков при проверке.

1. 1
   Проверьте статус НПД исполнителя по ИНН на сайте ФНС
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН и реквизиты
3. 3
   Заведите договор «С поставщиком» в карточке контрагента
4. 4
   Отразите поступление услуг по акту, НДС — «Без НДС»
5. 5
   Получите чек из «Мой налог» и прикрепите его к документу
6. 6
   Проведите оплату через «Списание с расчётного счёта» с видом «Прочее списание» или «Прочие расчёты с контрагентами»
7. 7
   Проверьте чек по QR-коду или на сайте ФНС

Проведите оплату в 1С

Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Прочие расчёты с контрагентами» (или «Оплата поставщику», если используете счёт 60). Укажите контрагента, договор, сумму и счёт учёта расчётов.

В назначении платежа напишите развёрнуто: «Оплата по договору № ___ от ___ за услуги ___, исполнитель — плательщик НПД, НДС не облагается». Такая формулировка снижает риск блокировки платежа банком и вопросов при камеральных проверках.

Если платёжная ведомость формируется через «Ведомость в банк» — этот механизм предназначен для зарплаты, для самозанятых он не подходит. Используйте именно банковские документы по расчётам с контрагентами.

Если оплата частями или авансом

Аванс самозанятому проводится тем же документом, но чек исполнитель обязан сформировать на каждое поступление денег в момент получения. Следите, чтобы сумма чеков соответствовала сумме платежей — расхождение означает, что часть дохода исполнитель не зарегистрировал, и расходы у вас подтверждены не полностью.

Получите и проверьте чек из «Мой налог»

Чек — главный документ в расчётах с самозанятым. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и передаёт вам в электронном виде или на бумаге. В чеке должны быть: наименование услуги, сумма, дата, ИНН исполнителя и ИНН вашей компании (при оплате от юрлица самозанятый обязан указать покупателя).

Проверить чек можно по QR-коду на нём или через сервис ФНС по номеру чека и ИНН. Проверка покажет, что чек не аннулирован и доход действительно зарегистрирован. Самозанятый вправе аннулировать чек — например, при возврате оплаты, поэтому проверяйте чек перед тем, как принять расход в учёте, особенно по крупным суммам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус исполнителя

Норма

Сервис ФНС подтверждает действующий режим НПД

Тревожный признак

Режим НПД не применяется или утрачен — выплата облагается НДФЛ и взносами

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек действителен, указан ваш ИНН, сумма совпадает с платежом

Тревожный признак

Чек аннулирован, нет ИНН покупателя или сумма меньше оплаты

Проводки в 1С

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60/76 и Дт 60/76 — Кт 51, задолженность закрыта

Тревожный признак

Висит сальдо по расчётам или НДС выделен в документе

Налоги и отчётность: что не нужно делать

При оплате самозанятому компания не является налоговым агентом: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются, в 6-НДФЛ и РСВ выплата не попадает. Исполнитель сам платит налог с дохода — 4% при оплате от физлиц и 6% при оплате от организаций и ИП.

Типичная ошибка — отразить выплату самозанятому через документы зарплатного учёта (начисление по договору ГПХ в 1С:ЗУП). Это приведёт к автоматическому начислению взносов и НДФЛ. Для самозанятых зарплатные документы не используются — только бухгалтерские документы расчётов с контрагентами.

Если ваши работники регулярно получают оплату как самозанятые параллельно с зарплатой за аналогичные функции — это прямой риск переквалификации. Налоговая смотрит на совокупность признаков, и наличие чеков НПД от трудовых отношений не защищает.

Какие документы хранить и как закрыть проверку

Полный комплект по каждому самозанятому: договор ГПХ, акт выполненных работ (или иной документ, подтверждающий факт услуги), чек из «Мой налог», платёжное поручение. В 1С удобно прикреплять сканы к соответствующим документам, чтобы комплект собирался одним запросом.

Срок хранения первичных документов — не менее пяти лет. Чек НПД храните вместе с актом: при выемке документов налоговая запрашивает именно эту связку. Если чек был аннулирован самозанятым после оплаты (например, при частичном возврате), запросите корректирующий чек и отразите корректировку в учёте.

Частые вопросы

Можно ли оплатить самозанятому наличными через кассу?

Да, оформляется расходный кассовый ордер с видом операции «Прочий расход» или «Оплата поставщику» на контрагента-физлицо. Требования те же: договор, акт и чек из «Мой налог». Лимит расчётов наличными между юрлицом и физлицом не ограничен, но чек всё равно обязателен.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Без чека расход нельзя подтвердить — налоговая вправе его снять. Направьте исполнителю письменный запрос со ссылкой на условие договора. Если чек не получен до конца отчётного периода, расход в налоговом учёте безопаснее не признавать до его получения.

Нужно ли подавать уведомление или отчёт по выплатам самозанятым?

Нет, специальной отчётности по выплатам плательщикам НПД нет: ни 6-НДФЛ, ни РСВ, ни персонифицированные сведения эти выплаты не включают. Информацию о доходе ФНС получает напрямую из приложения «Мой налог».

Чем оплата самозанятому отличается от оплаты ИП в 1С?

По набору документов в 1С различий почти нет — и там, и там контрагент, договор, поступление и оплата без НДФЛ и взносов. Разница в подтверждающих документах: от самозанятого обязателен чек НПД, от ИП — достаточно акта или УПД. Также у ИП может быть НДС, если он на общей системе.

Можно ли принять к расходам оплату, если чек сформирован на следующий день после платежа?

Да, небольшая разница в датах допустима: самозанятый обязан передать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётом. Главное — совпадение суммы, вашего ИНН в чеке и фактического периода оказания услуг.

Что делать, если самозанятый утратил статус НПД в середине договора?

С момента утраты статуса выплаты ему как физлицу облагаются НДФЛ и взносами, а вы становитесь налоговым агентом. Проверяйте статус перед каждой крупной выплатой, а при утрате статуса расторгните или перезаключите договор — например, если исполнитель зарегистрируется как ИП.