Учет и Финансы · 13 мин
Как в 1С сделать списание расходов будущих периодов
Пошаговая инструкция по списанию расходов будущих периодов в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка счёта 97, способы списания, проверка проводок и типичные ошибки.
Расходы будущих периодов (РБП) — это затраты, которые организация понесла сейчас, но относить их на расходы нужно постепенно, в течение нескольких месяцев или лет. Типичные примеры: страховые премии, лицензии на программное обеспечение, сертификаты, подписки, отпускные, переходящие на следующий месяц. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для таких затрат предусмотрен счёт 97 «Расходы будущих периодов» и механизм автоматического ежемесячного списания.
Главная идея учёта РБП проста: при оплате сумма попадает на счёт 97, а затем регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца равномерно (или по другому заданному правилу) переносит часть суммы на счета затрат — 20, 25, 26, 44 и другие. Если настроить параметры правильно один раз, программа будет списывать расходы автоматически до полного закрытия суммы.
Ниже разобран порядок действий: от поступления расхода до проверки остатков, а также отличия налогового и бухгалтерского учёта, типичные ошибки и способы их исправить.
Что относится к расходам будущих периодов и как это отражается на счёте 97
К РБП относят затраты, период потребления которых выходит за рамки одного отчётного месяца и при этом не подпадает под критерии основных средств или нематериальных активов. На практике это: страховые взносы по договорам страхования имущества и ответственности, стоимость лицензий и подписок, оплаченных на год вперёд, расходы на сертификацию продукции, освоение новых производств, отпускные, приходящиеся на следующий месяц.
В плане счетов 1С для учёта используется счёт 97 с субсчетами: 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов», 97.02 «Расходы на добровольное страхование работников», 97.21 «Прочие расходы будущих периодов». Аналитика по счёту ведётся по элементам справочника «Расходы будущих периодов» — каждая отдельная затрата оформляется отдельным элементом со своими параметрами списания.
Важно понимать: счёт 97 — это не «корзина» для любых сомнительных затрат. Если расход относится к текущему месяцу (например, коммунальные услуги за прошедший месяц), его нужно сразу относить на счета затрат. Заведение таких сумм на 97 искажает себестоимость и приводит к расхождениям с налоговым учётом.
Настройка справочника «Расходы будущих периодов»
Вся логика автоматического списания задаётся в карточке элемента справочника. Откройте раздел «Справочники» → «Расходы будущих периодов» (в некоторых версиях путь: «Главное» → «Расходы будущих периодов»). При поступлении документа со счётом 97 программа обычно сама предлагает создать новый элемент, но параметры нужно проверить вручную.
В карточке элемента заполните ключевые поля:
- Вид РБП — определяет субсчёт 97 и влияет на налоговый учёт (например, «Прочие», «Страхование», «Отпуска будущих периодов»).
- Сумма — общая сумма к списанию. Это контрольное значение: программа не спишет больше указанного.
- Порядок списания — «По месяцам», «По календарным дням» или «В особом порядке». По дням даёт более точное распределение, по месяцам — проще для контроля.
- Период списания — даты начала и окончания, в пределах которых сумма распределяется.
- Счёт затрат — счёт, на который будет списываться расход (20, 25, 26, 44.01 и т.д.), а также аналитика: статья затрат, подразделение, номенклатурная группа.
Особое внимание уделите аналитике счёта затрат. Если статья затрат выбрана с неверным видом расхода (например, не принимаемая в налоговом учёте), то при закрытии месяца возникнут постоянные разницы, и отчётность по налогу на прибыль потребует ручных пояснений.
Как отразить поступление расхода на счёт 97
Поступление РБП оформляется стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» (раздел «Покупки»). В табличной части в поле «Счёт учёта» укажите соответствующий субсчёт 97, а в аналитике — элемент справочника «Расходы будущих периодов». После проведения сформируется проводка Дт 97 Кт 60 на всю сумму.
Альтернативный вариант — документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Он подходит, когда первичный документ уже отражён иначе или нужно скорректировать учёт прошлых периодов. Вручную создаётся та же проводка Дт 97 Кт 60 (или 76), с обязательным заполнением субконто «Расходы будущих периодов».
- 1Создайте элемент справочника «Расходы будущих периодов» с суммой, периодом и счётом списания
- 2Оформите документ «Поступление (акты, накладные)» со счётом учёта 97.xx и этим элементом в аналитике
- 3Проверьте проводку Дт 97 Кт 60 и сумму
- 4Выполните «Закрытие месяца» — операция «Списание расходов будущих периодов»
- 5Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 97: остаток должен уменьшиться на списанную часть
Если расход оплачен авансом, сначала формируется проводка Дт 60 Кт 51, а затем документом поступления сумма относится на 97. Само по себе перечисление денег ещё не создаёт РБП — нужен именно документ, принимающий затрату к учёту.
Автоматическое списание при закрытии месяца
Списание выполняется регламентной операцией в обработке «Закрытие месяца» (раздел «Операции» → «Закрытие месяца»). Операция называется «Списание расходов будущих периодов» и входит в третью группу регламентных операций. Установите период, организацию и нажмите «Выполнить закрытие месяца».
Программа рассчитывает сумму списания исходя из параметров карточки РБП: при способе «По месяцам» сумма делится на число месяцев периода, при способе «По календарным дням» — пропорционально дням текущего месяца в общем периоде. Формируется проводка Дт (счёт затрат) Кт 97. Посмотреть расчёт можно по ссылке операции — доступна справка-расчёт «Списание расходов будущих периодов», где видно, сколько и по какому элементу списано.
Как проверить результат
Кредитовый оборот равен сумме справки-расчёта, остаток уменьшается равномерно
Оборота по кредиту нет или остаток не меняется
Все активные элементы РБП присутствуют, суммы соответствуют периоду
Элемент пропущен или сумма равна нулю
Появились обороты Дт по статьям затрат из карточек РБП
Затраты ушли на неверный счёт или статью
Если операция в закрытии месяца отображается с предупреждением или не выполняется, чаще всего причина в том, что не заполнены обязательные параметры справочника или период списания закончился раньше текущего месяца. Откройте карточку проблемного РБП и сверьте даты.
Особенности налогового учёта и разницы
В налоговом учёте часть расходов, которые в бухгалтерском учёте проходят как РБП, признаётся иначе. Например, расходы на страхование в налоговом учёте распределяются пропорционально количеству календарных дней действия договора — и 1С умеет делать это автоматически, если в карточке РБП выбран соответствующий вид. А вот лицензии и подписки в налоговом учёте организация вправе учесть по своему учётному регламенту, что может отличаться от бухгалтерского порядка.
Когда порядок признания в БУ и НУ различается, при закрытии месяца возникают временные или постоянные разницы, и программа по правилам ПБУ 18/02 формирует отложенные налоговые активы и обязательства. Это нормальная ситуация, но её нужно контролировать: проверяйте отчёт «Анализ учёта по налогу на прибыль» и справку-расчёт налога на прибыль.
Частные сценарии: отпускные, страхование, подписки
Отпускные, переходящие на следующий месяц
Если отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом, часть отпускных относится к РБП. В 1С:Бухгалтерии при начислении отпуска сумма, приходящаяся на следующий месяц, проводится по Дт 97.01, а в следующем месяце при закрытии списывается на счёт затрат. В карточке РБП вид указывается «Отпуска будущих периодов», период — даты отпуска в следующем месяце.
Страхование
Страховая премия по договору на год отражается на счёте 97.02 (для страхования работников) или 97.21 (имущественное страхование) одной суммой. Рекомендуемый порядок списания — «По календарным дням»: он совпадает с правилом налогового учёта, и разницы между БУ и НУ не возникнут.
Лицензии и подписки на ПО
Непрерывные лицензии на программы, не отвечающие критериям НМА, учитываются как РБП со списанием в течение срока действия лицензии. Если срок в договоре не указан, организация устанавливает его самостоятельно и закрепляет в учётной политике — этот срок и вносится в карточку РБП.
Способы списания РБП
Сумма делится поровну на число месяцев. Подходит для подписок и лицензий, когда точность до дня не важна. Возможны расхождения с НУ по страхованию.
Сумма распределяется пропорционально дням. Оптимально для страхования и отпускных — совпадает с правилами налогового учёта.
Автоматического списания нет, суммы вносятся вручную. Используется для нерегулярных затрат, требует постоянного контроля.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — «зависший» остаток на счёте 97 после окончания периода списания. Причины: сумма в карточке меньше фактической, неверные даты периода, изменённый вручную документ поступления. Порядок исправления: сформируйте ОСВ по счёту 97 с разворотом по субконто, найдите элемент с остатком, сверьте сумму в карточке с первичкой, скорректируйте параметры и перепроведите закрытие месяца.
Вторая частая ошибка — списание на неверный счёт затрат. Например, страхование производственного оборудования ушло на 26 вместо 25. Исправляется изменением счёта в карточке РБП и перепроведением закрытия месяца за весь затронутый период. Помните: перепроведение закрытия месяца пересчитывает и себестоимость, и налог на прибыль, поэтому делайте это до сдачи отчётности.
Контроль остатков и отчёты для проверки
Для регулярного контроля используйте три инструмента. Первый — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 97 с группировкой по субконто: показывает остаток по каждому РБП на любую дату. Второй — справка-расчёт «Списание расходов будущих периодов» из закрытия месяца: подтверждает правильность ежемесячной суммы. Третий — отчёт «Анализ счёта 97»: показывает, куда именно списывались суммы за период.
Полезно раз в квартал сверять остатки по счёту 97 с реестром договоров (страхования, лицензий, подписок). Это инвентаризация РБП: она подтверждает, что каждая сумма на счёте подкреплена действующим договором и списывается в правильном периоде. Расхождения устраняйте до формирования отчётности.
Что важно запомнить
РБП в 1С списываются автоматически при закрытии месяца, если в карточке справочника корректно заполнены сумма, период, порядок списания и счёт затрат. Поступление отражается на счёте 97, списание — регламентной операцией. Контролируйте результат через ОСВ по счёту 97 и справку-расчёт, а ошибки исправляйте в параметрах справочника, а не ручными проводками.
Часто задаваемые вопросы
Почему при закрытии месяца операция списания РБП не выполняется?
Чаще всего не заполнена сумма или период списания в карточке элемента справочника «Расходы будущих периодов», либо период уже закончился. Также проверьте, что документ поступления проведён и в нём указан тот же элемент справочника. После исправления параметров перезапустите закрытие месяца.
Можно ли списать РБП единовременно, не дожидаясь конца периода?
Да. Установите в карточке РБП период списания в пределах одного месяца — при закрытии месяца вся сумма уйдёт на счёт затрат одной проводкой. Убедитесь, что такой порядок не противоречит учётной политике и правилам налогового учёта для данного вида расхода.
Чем отличается списание «По месяцам» от «По календарным дням»?
При способе «По месяцам» сумма делится поровну между месяцами периода, независимо от числа дней. При способе «По календарным дням» месяцы с большим числом дней получают большую долю. Для страхования второй способ предпочтительнее, так как совпадает с правилом налогового учёта.
Как исправить ошибку, если РБП списан на неверный счёт затрат?
Откройте карточку элемента в справочнике «Расходы будущих периодов» и измените счёт затрат и аналитику на правильные. Затем перепроведите закрытие месяца за все затронутые периоды — программа сторнирует старые проводки и сформирует новые. Учтите, что это пересчитает себестоимость и налог на прибыль.
Нужно ли заводить на счёт 97 расходы, которые точно относятся к текущему месяцу?
Нет. Затраты текущего периода (аренда за истекший месяц, коммунальные услуги, услуги связи) сразу относятся на счета затрат. Использование счёта 97 для таких расходов искажает себестоимость и создаёт лишние разницы между бухгалтерским и налоговым учётом.
Как проверить, что все РБП списались полностью по окончании срока?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 97 с детализацией по субконто на дату после окончания периода списания. Остатки по завершённым элементам должны быть нулевыми. Ненулевой остаток означает расхождение между суммой в карточке и фактической суммой поступления — сверьте их и скорректируйте карточку.