Как в 1С сделать расходы непринимаемыми

Непринимаемые расходы — это затраты, которые признаются в бухгалтерском учете, но не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такое разделение выполняется через настройку статьи затрат или через счет учета расходов: программа автоматически исключает сумму из налогового учета и формирует постоянную разницу по ПБУ 18/02.

К непринимаемым обычно относят штрафы и пени в бюджет, расходы сверх норм, безвозмездную передачу имущества, материальную помощь работникам, представительские расходы сверх лимита и другие затраты, перечисленные в статье 270 НК РФ. Важно понимать: непринимаемость определяется законодательством, а программа лишь отражает ваше решение, поэтому сначала убедитесь, что расход действительно не принимается.

Ниже разобраны основные способы настройки, проверка результата, типичные ошибки и особенности для разных видов расходов.

Принцип работы непринимаемых расходов в 1С

Механизм построен на раздельном отражении сумм в бухгалтерском и налоговом учете. Каждая проводка по счету затрат в 1С хранит две суммы: БУ и НУ. Если статья затрат помечена как непринимаемая, сумма попадает только в бухгалтерский учет, а в налоговом учете формируется нулевая сумма с признаком постоянной разницы (ПР).

Постоянная разница приводит к возникновению постоянного налогового расхода (ПНР), который отражается на счете 99.02.1 при закрытии месяца. Если ваша организация не применяет ПБУ 18/02, разница всё равно фиксируется в данных налогового учета, но проводок по ПНР не будет.

Настройка через статью затрат

Основной способ для расходов, отражаемых по счетам 20, 23, 25, 26, 44 — правильная настройка статьи затрат в справочнике «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Статьи затрат»).

Создайте новую статью или откройте существующую и проверьте ключевые поля. Поле «Вид расхода» определяет, как программа классифицирует затрату для налогового учета. Если выбран вид расхода, не предусмотренный главой 25 НК РФ (например, «Не учитываемые в целях налогообложения»), программа автоматически отнесет сумму к непринимаемым.

Поле «Принимается к налоговому учету» (в ряде версий — флаг «Учитывается в налоговом учете») — прямой переключатель. Снимите его, и любые документы с этой статьей будут формировать расход только в бухгалтерском учете.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Статьи затрат» и создайте новую статью, например «Материальная помощь (не приним.)».
2. 2
   В поле «Вид расхода» выберите значение «Не учитываемые в целях налогообложения» или снимите признак принятия к НУ.
3. 3
   Укажите корректную группу затрат и способ распределения, если статья косвенная.
4. 4
   Проведите документ начисления расхода с этой статьей.
5. 5
   Проверьте проводки: сумма НУ по дебету счета затрат должна быть нулевой, а в колонке ПР — полная сумма.

Непринимаемые расходы на счете 91.02

Штрафы, пени в бюджет, убытки прошлых лет, безвозмездная передача имущества и подобные затраты отражаются не на счетах затрат, а на счете 91.02 «Прочие расходы». Здесь логика та же, но настраивается она через справочник «Прочие доходы и расходы».

Откройте «Справочники» → «Прочие доходы и расходы», создайте статью, например «Штрафы и пени в бюджет», и снимите флаг «Принимается к налоговому учету». Вид статьи выберите в соответствии с характером операции — для штрафов по налогам это обычно вид, не уменьшающий базу по прибыли.

После этого документы «Операция» (ручная проводка) или «Списание с расчетного счета» с видом «Прочее списание» по этой статье сформируют Дт 91.02 только в бухгалтерском учете с постоянной разницей.

Нормируемые расходы: частичная непринимаемость

Отдельная категория — расходы, которые принимаются в пределах нормы: представительские (до 4% от фонда оплаты труда), рекламные (до 1% от выручки), проценты по займам в отдельных случаях, компенсация за использование личного транспорта. Здесь нельзя просто снять флаг принятия — часть суммы всё же уменьшает базу.

В 1С для таких затрат создается статья с соответствующим видом расхода, например «Представительские расходы» или «Расходы на рекламу (нормируемые)». Программа при закрытии месяца регламентной операцией «Расчет долей списания косвенных расходов» автоматически рассчитает норматив и разделит сумму на принимаемую и непринимаемую части. Сверхнормативная часть уйдет в постоянные разницы автоматически — вручную ничего делить не нужно.

Ошибка многих пользователей — заводить нормируемый расход как полностью непринимаемый. Тогда принимаемая часть теряется, и налог на прибыль завышается. Всегда проверяйте, нет ли для вашего расхода норматива, прежде чем помечать его непринимаемым.

Проверка результата

После настройки обязательно проверьте, как расход попал в отчетность. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету затрат с детализацией по БУ, НУ и ПР: по непринимаемой статье сумма НУ должна равняться нулю, а ПР — полной сумме расхода.

Затем откройте регистр «Долей списания косвенных расходов» и отчет «Анализ учета по налогу на прибыль» — непринимаемые суммы не должны попадать в расходы декларации. В самой декларации по налогу на прибыль (лист 02 и приложения) непринимаемые расходы отсутствуют, но влияют на показатель реконструкции при применении ПБУ 18/02.

Дополнительная проверка — справка-расчет «Постоянные и временные разницы» из обработки закрытия месяца. В ней видно, какие суммы сформировали ПНР и по каким статьям.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету затрат с настройкой БУ/НУ/ПР

Норма

Сумма НУ = 0, сумма ПР равна полной сумме расхода

Тревожный признак

Сумма НУ больше нуля — расход попал в налоговый учет

Анализ учета по налогу на прибыль

Норма

Непринимаемая статья отсутствует в расходах НУ

Тревожный признак

Статья видна в расходах — проверьте вид расхода в карточке статьи

Справка-расчет ПБУ 18/02

Норма

ПНР рассчитан от суммы непринимаемых расходов

Тревожный признак

ПНР нет при применении ПБУ 18/02 — проверьте, проведено ли закрытие месяца

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — изменение статьи затрат задним числом без перепроведения документов. Настройка статьи действует на момент проведения документа: если вы сняли флаг принятия после того, как документы проведены, старые проводки не изменятся. Нужно перепровести документы периода или воспользоваться групповым перепроведением.

Вторая ошибка — использование одной статьи для принимаемых и непринимаемых расходов одновременно. Например, материальная помощь к отпуску по коллективному договору и разовая материальная помощь могут иметь разный налоговый статус. Заводите отдельные статьи с понятными названиями, чтобы не смешивать учет.

Третья ошибка — ручные проводки без указания статьи или с неверной суммой НУ. В документе «Операция» суммы БУ и НУ заполняются отдельно; если заполнить только БУ, разница сформируется корректно, но при заполнении обеих сумм одинаковыми значениями расход станет принимаемым.

Особенности для УСН и разных конфигураций

На упрощенной системе «доходы минус расходы» в 1С:Бухгалтерии механизм другой: принятие расхода определяется его наличием в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ и выполнением условий признания (оплата, реализация). В документах на закладке расходов УСН для непринимаемых затрат выбирается статус «Не принимаются» — сумма не попадет в книгу учета доходов и расходов.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации непринимаемость задается в статье расходов через «Вариант распределения» и настройки регламентированного учета, а также через типы налоговых расходов. Общий принцип тот же: аналитика статьи определяет налоговый статус суммы.

Удобно вести отдельную папку «Непринимаемые» в справочнике статей затрат и начинать названия таких статей со слова «не приним.». Тогда при выборе статьи в документах сразу видно налоговый статус, и вероятность ошибки пользователя резко снижается.

Частые вопросы

Почему после снятия флага «Принимается к НУ» расход всё равно попадает в декларацию?

Настройка статьи действует на момент проведения документа. Документы, проведенные до изменения статьи, содержат старые суммы НУ. Перепроведите документы периода через обработку «Групповое перепроведение документов» и повторите закрытие месяца.

Нужно ли делать непринимаемыми расходы материальную помощь работникам?

Материальная помощь по общему правилу не уменьшает базу по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ), поэтому для нее создают отдельную непринимаемую статью затрат. Исключения возможны, если выплата прямо предусмотрена трудовым или коллективным договором как часть оплаты труда — тогда квалификацию нужно оценивать отдельно.

Как отразить непринимаемый расход, если подходящей статьи нет?

Создайте новую статью в справочнике «Статьи затрат» или «Прочие доходы и расходы» в зависимости от счета учета. Задайте понятное наименование, снимите признак принятия к налоговому учету и выберите вид «Не учитываемые в целях налогообложения». Дублировать существующую принимаемую статью и менять только флаг — самый быстрый способ.

Что будет с ПБУ 18/02, если организация его не применяет?

Постоянная разница в проводках всё равно отразится как сумма ПР, но постоянный налоговый расход на счете 99.02.1 формироваться не будет. На декларацию по налогу на прибыль это не влияет: непринимаемые расходы в нее не попадут в любом случае.

Можно ли сделать непринимаемой только часть суммы одного документа?

Да. Разбейте расход на две строки в табличной части документа: одна строка с принимаемой статьей, вторая — с непринимаемой, на соответствующие суммы. Для нормируемых расходов этого делать не нужно — программа разделит сумму автоматически при расчете норматива в конце месяца.