Как сделать предоплату в 1С: пошаговая инструкция

Предоплата в 1С оформляется в два этапа: сначала регистрируется движение денег (поступление аванса от покупателя или оплата поставщику), затем при отгрузке или поступлении товара выполняется зачёт аванса. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» — для этого есть готовые документы, и вручную проводки формировать не нужно.

Ключевой момент — вид операции в платёжном документе. Если в поступлении на расчётный счёт выбрана операция «Оплата от покупателя», а счёт авансов в договоре настроен корректно (обычно 62.02), программа сама отнесёт сумму на авансы. Ошибка на этом шаге приводит к тому, что предоплата зависает как обычная задолженность, и зачёт при реализации не срабатывает.

Ниже разобраны оба направления — предоплата от покупателя и предоплата поставщику — с проводками, счетами-фактурами на аванс, зачётом и контролем результата. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3», но логика в других конфигурациях аналогична.

Что проверить перед оформлением предоплаты

Прежде чем вводить платёжный документ, убедитесь, что в базе корректно настроены справочники. Откройте карточку договора с контрагентом: в «1С:Бухгалтерии» там задаются счета расчётов и счета авансов (по умолчанию 62.01 и 62.02 для покупателей, 60.01 и 60.02 для поставщиков). Если эти поля пустые, программа подставит счета из настроек по умолчанию, но при нестандартном плане счетов возможны ошибки.

Проверьте вид договора: для покупателя — «С покупателем», для поставщика — «С поставщиком». От вида договора зависит, какие виды операций доступны в платёжных документах и как программа отнесёт сумму. Также убедитесь, что в учётной политике и настройках НДС задан порядок регистрации счетов-фактур на аванс, если организация — плательщик НДС.

Контрольные точки

Как проверить готовность базы

Договор с контрагентом

Норма

Вид договора соответствует роли контрагента, счета расчётов заполнены

Тревожный признак

Договор с неверным видом или без счетов — зачёт аванса не сработает

Платёжное поручение от банка

Норма

Сумма и назначение платежа совпадают с договором

Тревожный признак

Сумма не совпадает — сначала уточните назначение платежа

Настройки НДС

Норма

Задан порядок учёта авансов для счетов-фактур

Тревожный признак

НДС с авансов не настроен при обязанности его начислять

Как оформить предоплату, полученную от покупателя

Поступление аванса отражается документом «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке выписок из клиент-банка документ часто создаётся автоматически — тогда достаточно проверить и исправить заполнение. При ручном вводе нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Оплата от покупателя».

Заполните плательщика, договор, сумму и ставку НДС. В поле «Счёт расчётов» программа подставит 62.01, а в «Счёт авансов» — 62.02. Если поступление идёт до отгрузки, сумма попадёт именно на 62.02 — это и есть предоплата. При проведении формируется проводка Дт 51 Кт 62.02.

Если платёш пришёл по нескольким договорам или частично в счёт конкретной отгрузки, разбейте сумму на несколько строк в табличной части документа, указав для каждой строки свой договор. Это избавит от ручной разноски взаиморасчётов в дальнейшем.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
3. 3
   Укажите плательщика, договор, сумму и ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета: расчёты 62.01, авансы 62.02
5. 5
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт») — должна быть проводка Дт 51 Кт 62.02

Как выставить счёт-фактуру на аванс

Организация на общей системе налогообложения обязана начислить НДС с полученной предоплаты. В «1С:Бухгалтерии» счёт-фактура на аванс создаётся либо из документа поступления кнопкой «Создать на основании», либо массово через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»).

Массовая регистрация удобна в конце периода: обработка сама находит все незакрытые авансы и предлагает сформировать счета-фактуры. Проверьте список перед проведением — иногда туда попадают суммы, которые уже зачтены реализацией в том же налоговом периоде, и по ним счёт-фактура не требуется (зависит от учётной политики и момента отгрузки).

После отгрузки товара НДС с аванса принимается к вычету. Это происходит автоматически при проведении реализации и регламентных операций закрытия месяца, если счёт-фактура на аванс зарегистрирован корректно.

Как оформить предоплату поставщику

Оплата поставщику отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Заполните получателя, договор, сумму и ставку НДС. Проводка при проведении — Дт 60.02 Кт 51: сумма попадает на счёт авансов выданных.

Если оплата идёт через кассу (что редкость для юрлиц, но встречается), используйте «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции. Логика счетов та же, меняется только счёт денежных средств — 50 вместо 51.

Для контроля сроков полезно вести заказы поставщикам или счета на оплату: тогда предоплату можно привязать к конкретному основанию, и при поступлении товара программа предложит зачесть именно этот аванс.

Как зачесть аванс при отгрузке или поступлении

Зачёт аванса выполняется в документе «Реализация (акты, накладные)» — на стороне продажи — или «Поступление (акты, накладные)» — на стороне закупки. В шапке документа есть поле «Зачёт аванса» с вариантами: «Автоматически», «По документу» или «Не зачитывать».

В режиме «Автоматически» программа при проведении сама находит авансы по договору и закрывает их в пределах суммы реализации проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 (или Дт 60.01 Кт 60.02 у поставщика). Режим «По документу» позволяет вручную выбрать, какой именно аванс зачесть — это нужно, когда по договору числится несколько предоплат и важно закрыть конкретную.

Проверить результат зачёта можно через движения документа или отчёт «Анализ субконто» / «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62.02 (60.02): после зачёта остаток по контрагенту должен уменьшиться на сумму отгрузки.

Варианты зачёта аванса

Автоматически

Подходит, когда по договору один аванс или порядок закрытия не важен. Ограничение: программа закроет самый ранний аванс, что не всегда совпадает с намерением

По документу

Подходит при нескольких авансах по договору и при частичной оплате конкретной сделки. Требует ручного выбора платёжного документа

Не зачитывать

Используется, когда аванс относится к другой сделке или будет возвращён. Остаток аванса сохраняется до отдельного зачёта или возврата

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — предоплата попала на 62.01 вместо 62.02, потому что в платёжном документе неверно указаны счета или выбран не тот вид операции. Исправляется перепроведением документа с правильными счетами либо операцией, введённой вручную, но ручные операции по взаиморасчётам лучше избегать: они ломают автоматический зачёт.

Вторая типичная ситуация — «двойной» долг: на 62.01 висит дебиторка, а на 62.02 — аванс по тому же договору. Это значит, что при реализации зачёт не сработал (стояло «Не зачитывать» или договор в реализации отличается от договора в оплате). Решение — проверить договоры в обоих документах и перепровести реализацию с автоматическим зачётом.

Третья ошибка — счёт-фактура на аванс не создан, хотя аванс числится на конец квартала. Это приводит к занижению НДС к уплате. Контролируйте ситуацию обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» перед сдачей декларации.

Как проверить результат по отчётам

Итоговый контроль удобно делать тремя отчётами. «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62.02 и 60.02 показывает остатки авансов по контрагентам и договорам. «Анализ субконто» по контрагенту раскрывает, из каких документов сложилось сальдо. «Карточка счёта» по 62.02 показывает хронологию: поступление аванса → зачёт при реализации.

Признак корректного учёта: после полной отгрузки по предоплаченной сделке остаток на 62.02 по этому договору равен нулю, а на 62.01 нет «висящей» дебиторки. Если остатки не закрываются — возвращайтесь к документам и проверяйте договоры, счета и режим зачёта.

Частые вопросы

Можно ли оформить предоплату без банковской выписки?

Да, документ «Поступление на расчётный счёт» можно создать вручную без загрузки из клиент-банка. Но перед проведением сверьте сумму и дату с фактическим движением по счёту — расхождение с банком создаст проблемы при сверке выписок.

Что делать, если аванс зачёлся не по тому договору?

Откройте документ реализации, переключите «Зачёт аванса» в режим «По документу» и вручную укажите нужное поступление. Если договор в реализации изначально неверный — исправьте его и перепроведите документ, тогда зачёт сработает автоматически.

Нужен ли счёт-фактура на аванс при УСН?

Организации и ИП на упрощёнке без НДС счета-фактуры на аванс не выставляют. Достаточно отразить поступление денег; доход признаётся по кассовому методу на дату поступления. Исключение — «упрощенцы», ставшие плательщиками НДС: для них действуют общие правила по авансовым счетам-фактурам.

Как вернуть предоплату покупателю?

Оформите «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю», указав тот же договор. Проводка закроет остаток на 62.02. Если по авансу был выставлен счёт-фактура и начислен НДС, после возврата этот НДС принимается к вычету при соблюдении условий НК.

Почему в оборотке по 62.02 остаток, хотя товар отгружен?

Чаще всего в реализации стоял режим «Не зачитывать», либо договор в отгрузке отличается от договора в оплате, либо отгрузка проведена раньше поступления денег по дате. Проверьте даты и договоры в обоих документах и перепроведите реализацию с автоматическим зачётом.