Как в 1С сделать поступление основных средств

Поступление основных средств в 1С:Бухгалтерии оформляется в два этапа: сначала отражается приобретение объекта и формирование его первоначальной стоимости на счете 08, затем — принятие к учету в состав основных средств на счете 01. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрены документы «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Оборудование» или «Основные средства» и документ «Принятие к учету ОС».

От выбора вида операции зависит маршрут учета. Если объект требует монтажа, настройки или дополнительных затрат до ввода в эксплуатацию, его принимают как оборудование на счет 07 или сразу на 08.04. Если объект готов к использованию, можно применить упрощенную схему: одним документом поступления с видом «Основные средства» программа сформирует и приход на 08, и принятие к учету на 01.

До начала работы убедитесь, что в базе заведен контрагент-поставщик, настроены счета учета номенклатуры, а в учетной политике задан способ начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете. Это избавит от ручных исправлений проводок после проведения документов.

Подготовка: что проверить до оформления документов

Первое действие — проверить настройки учетной политики: раздел «Главное» — «Учетная политика». Там должен быть указан способ начисления амортизации (линейный или иной, предусмотренный программой) и порядок применения амортизационной премии, если организация ее использует. Без этих настроек амортизация при закрытии месяца либо не рассчитается, либо рассчитается неверно.

Далее проверьте карточку контрагента и договор с поставщиком: вид договора должен быть «С поставщиком», валюта и порядок расчетов — соответствовать документам. Если организация работает с НДС, убедитесь, что в договоре и в документе поступления корректно указана ставка налога.

Также заранее создайте в справочнике «Основные средства» элемент для нового объекта, если планируете принимать его к учету отдельным документом. В карточке ОС указывается наименование, группа учета ОС (например, «Машины и оборудование»), а остальные данные — инвентарный номер, срок полезного использования — заполняются уже в документе принятия к учету.

Оформление поступления оборудования

Если объект требует монтажа или дополнительных затрат, откройте раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Оборудование». Заполните шапку: контрагент, договор, номер и дата входящего документа, склад.

В табличной части добавьте номенклатуру с видом «Оборудование (объекты основных средств)», укажите количество, цену и ставку НДС. Счета учета программа подставит автоматически: по дебету — 07 «Оборудование к установке» или 08.04, в зависимости от настроек счетов учета номенклатуры. Если поставщик выставил счет-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа — НДС попадет в книгу покупок.

Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт». Типичный результат: Дт 08.04 (или 07) — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.01 — Кт 60.01 на сумму налога. Если счета отличаются от ожидаемых, проверьте настройки счетов учета номенклатуры в карточке позиции или в общем регистре «Счета учета номенклатуры».

Дополнительные расходы на доведение до рабочего состояния

Услуги доставки, монтажа и пусконаладки от сторонних организаций оформляются документом «Поступление доп. расходов» или обычным поступлением услуг с указанием счета затрат 08.04 и аналитики — конкретного объекта ОС. Эти суммы увеличат первоначальную стоимость до принятия к учету.

Принятие к учету основного средства

Когда объект готов к эксплуатации, создайте документ «Принятие к учету ОС»: раздел «ОС и НМА» — «Принятие к учету ОС». В шапке укажите дату ввода в эксплуатацию, подразделение и материально ответственное лицо (МОЛ).

На закладке «Основные средства» добавьте карточку объекта. На закладке «Бухгалтерский учет» заполните: счет учета (01.01), порядок учета («Начисление амортизации» или «Стоимость не амортизируется»), способ начисления амортизации, срок полезного использования в месяцах и способ отражения расходов по амортизации (обычно счет затрат подразделения — 20, 25, 26 или 44).

На закладке «Налоговый учет» укажите срок полезного использования для налогового учета и, при необходимости, амортизационную премию. После проведения программа сформирует проводку Дт 01.01 — Кт 08.04, и объект начнет амортизироваться со следующего месяца при закрытии месяца.

1. 1
   Проверьте учетную политику: способ амортизации и настройки НДС
2. 2
   Создайте документ «Поступление» с видом «Оборудование» или «Основные средства», заполните контрагента, номенклатуру, цену и НДС
3. 3
   Зарегистрируйте счет-фактуру поставщика
4. 4
   Отразите дополнительные расходы на счете 08.04, если они есть
5. 5
   Создайте «Принятие к учету ОС», заполните срок полезного использования и способ отражения амортизации
6. 6
   Проверьте проводки Дт 01.01 — Кт 08.04 и выполните закрытие месяца для начисления амортизации

Упрощенный вариант: поступление ОС одним документом

Если объект не требует монтажа и дополнительных затрат, используйте вид операции «Основные средства» в документе поступления. В этом случае в табличной части сразу выбирается карточка ОС, а в самом документе заполняются параметры амортизации: срок полезного использования, способ отражения расходов, МОЛ и подразделение.

При проведении программа формирует сразу обе группы проводок: Дт 08.04 — Кт 60.01 и Дт 01.01 — Кт 08.04. Отдельный документ «Принятие к учету ОС» создавать не нужно. Этот способ быстрее, но не подходит, если между покупкой и вводом в эксплуатацию есть разрыв во времени или дополнительные затраты.

Сравнение вариантов

Поступление оборудования + принятие к учету

Подходит, когда нужен монтаж, доработка или дополнительные расходы. Даёт полный контроль формирования первоначальной стоимости, но требует двух документов.

Поступление с видом «Основные средства»

Подходит для готовых к эксплуатации объектов без дополнительных затрат. Быстрее, но все параметры амортизации нужно заполнить сразу и без ошибок.

Поступление через «Поступление в лизинг»

Используется для предметов лизинга: стоимость и аналитика учитываются иначе, есть отдельные счета и регистры. Не применяйте для обычной покупки.

НДС и счет-фактура при поступлении ОС

НДС по приобретенным основным средствам принимается к вычету в общем порядке после принятия объекта к учету и при наличии корректного счета-фактуры. В документе поступления проверьте, что ставка НДС указана верно, а в поле «Счет-фактура» зарегистрирован входящий документ с правильными номером и датой.

Если применяется УПД, достаточно указать статус универсального документа — отдельный счет-фактура не создается. После закрытия месяца и формирования записей книги покупок убедитесь, что сумма вычета по ОС попала в раздел 3 декларации по НДС.

Проверка результата и закрытие месяца

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.04: остатка по принятому объекту быть не должно — вся сумма должна перейти на счет 01.01. Затем проверьте карточку ОС: инвентарный номер присваивается автоматически при принятии к учету.

Выполните «Закрытие месяца» за следующий за принятием месяц и откройте справку-расчет «Амортизация». Сумма должна соответствовать стоимости, деленной на срок полезного использования при линейном способе. Если амортизация не начислилась, проверьте дату принятия к учету, порядок учета в карточке и настройки учетной политики.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 08.04 после принятия к учету

Норма

Остаток по объекту равен нулю

Тревожный признак

Остаток висит — принятие к учету не проведено или аналитика не совпала

Проводки документа поступления

Норма

Дт 08.04/07 — Кт 60.01, НДС на 19.01

Тревожный признак

Проводки на 10.01 или 41 — неверный вид номенклатуры или операции

Справка-расчет амортизации

Норма

Амортизация начисляется со следующего месяца после ввода в эксплуатацию

Тревожный признак

Сумма отсутствует — проверьте порядок учета и СПИ в карточке ОС

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — неверный выбор вида операции: оборудование, требующее монтажа, приняли сразу как ОС, и затраты на монтаж «повисли» отдельно. В этом случае придется сторнировать принятие к учету, вернуть объект на 08.04 и повторить операцию корректно.

Вторая типичная проблема — расхождение аналитики счета 08.04 между поступлением и принятием к учету: выбран другой объект строительства или другая карточка ОС, из-за чего остаток не закрывается. Проверяйте субконто в проводках обоих документов.

Третья ошибка — неверный срок полезного использования. Исправить его можно документом «Изменение параметров амортизации ОС» либо ручной корректировкой в карточке с последующим пересчетом, но лучше заполнять СПИ сразу по классификатору основных средств.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять к учету ОС стоимостью меньше лимита?

Объекты стоимостью в пределах установленного учетной политикой лимита в бухгалтерском учете можно списать на расходы единовременно, оформив поступление как малоценного оборудования. В налоговом учете действует свой лимит стоимости для амортизируемого имущества. Проверьте лимиты в учетной политике и выберите соответствующий порядок учета в документе.

Что делать, если ОС куплено у физического лица?

Документальное оформление то же: поступление и принятие к учету. Отличия касаются расчетов (часто через подотчетное лицо или договор купли-продажи) и отсутствия НДС у продавца. Первоначальной стоимостью будет цена договора плюс расходы на доведение до рабочего состояния.

Как оформить поступление ОС, требующего монтажа, если монтаж делают собственные сотрудники?

Затраты на монтаж своими силами собираются на счете 08 через документы начисления зарплаты (с соответствующим способом отражения) или через «Операцию, введенную вручную» с проводками Дт 08.03 — Кт 70, 69, 10. После сбора всех затрат объект принимается к учету стандартным документом.

Когда начинается амортизация после принятия к учету?

Амортизация начисляется с месяца, следующего за месяцем принятия к учету, при выполнении регламентной операции «Амортизация и износ основных средств» в составе закрытия месяца. Если амортизация не появилась, проверьте порядок учета в карточке ОС и дату ввода в эксплуатацию.

Как исправить ошибку, если ОС принято к учету с неверной стоимостью?

Если месяц еще не закрыт, проще всего отменить проведение принятия к учету, скорректировать поступление и принять объект заново. Если период закрыт и отчетность сдана, потребуется корректировочный документ или бухгалтерская справка с исправительными проводками; в сложных случаях лучше согласовать исправление с главным бухгалтером.

Нужно ли создавать инвентарный номер вручную?

Нет, инвентарный номер присваивается автоматически при проведении документа «Принятие к учету ОС» и хранится в регистре сведений. При необходимости его можно изменить, но обычно автоматической нумерации достаточно для инвентаризации и печати инвентарных карточек (ОС-6).