Как в 1С оформить поступление наличных в кассу

Поступление наличных денег в кассу организации в 1С оформляется документом «Поступление наличных» (в старых версиях — «Приходный кассовый ордер», ПКО). Этот документ отражает любое движение наличных в кассу: выручку от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчетного счета и другие операции. Корректное заполнение документа важно не только для бухгалтерского учета: от него зависят остатки по кассе, расчеты с контрагентами и кассовая дисциплина.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление нашей фирмой, ERP) документ находится в разделе, связанном с банком и кассой. Точный путь зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: выбирается вид операции, указывается контрагент или иной источник поступления, сумма, статья движения денежных средств, после проведения документа формируются проводки по дебету счета 50 «Касса».

Главная ошибка начинающих пользователей — неправильный выбор вида операции. От него зависят проводки и аналитика: одна и та же сумма, проведенная как «оплата от покупателя» и как «прочее поступление», даст совершенно разный результат в учете. Поэтому ниже разобраны основные сценарии и порядок действий для каждого.

Где находится документ и какие виды операций доступны

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление» (или «Создать» → «Поступление наличных»). В УНФ документ находится в разделе «Деньги» → «Поступление наличных». В ERP — в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера».

Вид операции определяет, какие проводки сформирует документ и какие поля станут обязательными. Основные варианты в типовых конфигурациях:

• Оплата от покупателя — наличная выручка или погашение долга покупателя (Дт 50 — Кт 62);
• Розничная выручка — сдача выручки из торговой точки (Дт 50 — Кт 90.01 или Кт 62 при автоматизированной точке);
• Возврат от подотчетного лица — возврат неиспользованных подотчетных сумм (Дт 50 — Кт 71);
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета (Дт 50 — Кт 51);
• Возврат от поставщика — возврат переплаты или аванса (Дт 50 — Кт 60);
• Взнос учредителя — взнос в уставный капитал или иные платежи участников;
• Прочее поступление — операции, не попадающие под другие виды (Дт 50 — Кт счета, указанного вручную).

Как оформить оплату от покупателя наличными

Это самый частый сценарий. Покупатель расплатился наличными за отгруженный товар или внес аванс. Порядок действий:

1. Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных».
2. В поле «Вид операции» выберите «Оплата от покупателя».
3. Укажите дату — она должна совпадать с фактической датой приема денег, поскольку отражается в кассовой книге.
4. Заполните поле «Плательщик» — выберите контрагента из справочника. Если покупателя нет, создайте его, не используя «разовые» дубли.
5. Укажите договор, если ведется учет по договорам, и счет учета расчетов (обычно подставляется автоматически).
6. Введите сумму и ставку НДС, если организация — плательщик НДС.
7. Заполните «Статью движения денежных средств» — она нужна для отчета о движении денежных средств (ОДДС).
8. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что сформирована проводка Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 62.02 для аванса). Если программа определила платеж как аванс, а вы хотели закрыть конкретный документ реализации, укажите документ расчетов вручную в поле «Документ расчетов» или измените способ зачета авансов.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Создайте документ «Поступление наличных» и выберите вид операции
3. 3
   Укажите дату, контрагента, договор и сумму
4. 4
   Заполните статью ДДС и основание платежа
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки через кнопку Дт/Кт
6. 6
   Сверьте остаток по счету 50 с фактическим наличием денег в кассе

Как отразить розничную выручку и сдачу денег из торговой точки

Если торговая точка работает без подключенной кассовой программы (неавтоматизированная точка), выручка вносится в кассу документом «Поступление наличных» с видом операции «Розничная выручка». В поле «Счет учета» указывается счет 90.01.1 или 62.Р, аналитика — склад или торговая точка.

При автоматизированной торговой точке, где продажи оформляются отчетами о розничных продажах из кассовой программы, выручка обычно приходит документом «Отчет о розничных продажах» или «Операция по платежной карте». В этом случае ручное оформление ПКО на ту же сумму приведет к задвоению выручки — проверьте, какой документ уже создал обмен с кассой.

Если кассир сдает наличные из операционной кассы (ККТ) в главную кассу, используйте вид операции «Розничная выручка» с указанием кассы ККМ как источника, либо документ «Выемка наличных» / внутреннее перемещение — в зависимости от конфигурации. В 1С:Рознице и УНФ для этого предусмотрен документ «Расход из кассы» с видом «Перемещение в кассу организации».

Возврат подотчетных сумм и получение наличных из банка

Когда сотрудник возвращает неизрасходованные подотчетные деньги, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму. Проводка — Дт 50 — Кт 71. Затем сверьтесь с авансовым отчетом сотрудника: сумма возврата должна совпадать с остатком по его подотчету, иначе по счету 71 зависнет разница.

Получение наличных с расчетного счета оформляется видом операции «Получение наличных в банке». Важно: этот документ должен быть связан с документом «Списание с расчетного счета» (вид операции «Снятие наличных»). В типовой Бухгалтерии обычно сначала создается списание с расчетного счета по чеку, а на его основании — поступление наличных. Если оформить только ПКО без списания, по счету 51 останется лишний остаток, а по счету 57 «Переводы в пути» возникнет необоснованная сумма.

Как проверить результат после проведения

Проверка состоит из трех шагов. Во-первых, откройте проводки документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что счета и аналитика соответствуют виду операции: контрагент в проводке по счету 62, сотрудник — по 71, банк — по 51 или 57.

Во-вторых, сформируйте отчет «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») за дату документа. ПКО должен отображаться в ней с номером, основанием и суммой. Нумерация ПКО должна быть сквозной и непрерывной в течение года — проверьте, что номер документа не нарушает последовательность.

В-третьих, сформируйте ОСВ по счету 50 или отчет «Остатки денежных средств» и сопоставьте конечный остаток с фактическим наличием денег в кассе. Расхождение означает либо непроведенный документ, либо задвоение, либо ошибку в сумме.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50 — Кт счета, соответствующего виду операции, заполнена аналитика

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счет или «красная» сумма

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО присутствует с корректным номером и основанием

Тревожный признак

Документа нет в книге или нарушена нумерация

Остаток по счету 50

Норма

Совпадает с фактическим наличием денег в кассе

Тревожный признак

Расхождение суммы — есть непроведенные или дублирующие документы

Типичные ошибки и ограничения

На практике большинство проблем с кассовыми документами сводится к нескольким повторяющимся ошибкам. Их проще предотвратить, чем исправлять после закрытия месяца.

Отдельно учитывайте лимит остатка кассы. Организации (кроме малых предприятий, освобожденных от этой обязанности) обязаны установить лимит остатка наличных в кассе. Если после поступления наличных остаток превышает лимит, излишек нужно сдать в банк документом «Расход наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк». В 1С лимит автоматически не контролируется — за ним следит кассир по кассовой книге.

Еще одно ограничение: расчеты наличными между юридическими лицами по одному договору ограничены установленной суммой (порог определяется указаниями Центрального банка). Программа не блокирует такие документы, поэтому ответственность за соблюдение лимита лежит на бухгалтере.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Покупатель оплатил наличными за товар или услугу«Оплата от покупателя» с указанием контрагента и договора

Кассир сдает выручку торговой точки«Розничная выручка» с указанием кассы ККМ или склада

Сотрудник вернул неиспользованный аванс«Возврат от подотчетного лица» с указанием физлица

Деньги сняты с расчетного счета по чеку«Получение наличных в банке» на основании списания со счета

Источник не подходит ни под один вариант«Прочее поступление» с ручным указанием корреспондирующего счета

Частые вопросы

Можно ли оформить поступление наличных без контрагента?

Зависит от вида операции. Для «Прочего поступления» и «Розничной выручки» контрагент не обязателен. Для «Оплаты от покупателя» и «Возврата от поставщика» контрагент обязателен — без него не сформируется аналитика взаиморасчетов, и документ не проведется либо проведется с ошибками в учете.

Что делать, если ошибся в сумме проведенного ПКО?

Если день еще не закрыт и кассовая книга не распечатана, откройте документ, исправьте сумму и перепроведите. Если кассовая книга за этот день уже сформирована и подписана, корректнее создать корректирующий документ (сторнирование и новый ПКО) текущей датой, чтобы не нарушать подписанную отчетность.

Почему документ не проводится с ошибкой по статье ДДС?

В большинстве конфигураций поле «Статья движения денежных средств» обязательно для заполнения. Выберите подходящую статью из справочника «Статьи ДДС» (например, «Поступление от продажи продукции»). Если нужной статьи нет, создайте ее в справочнике — она понадобится для отчета ОДДС.

Как оформить поступление наличных от физического лица без договора?

Создайте контрагента с типом «Физическое лицо» и оформите ПКО с видом «Оплата от покупателя». Если это разовая розничная продажа без идентификации покупателя, используйте «Розничную выручку» — контрагент там не требуется.

Нужно ли печатать приходный кассовый ордер на бумаге?

По правилам ведения кассовых операций ПКО оформляется на каждое поступление наличных. В 1С печатная форма КО-1 доступна из документа по кнопке «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Допускается электронное оформление с электронной подписью, но порядок должен быть закреплен в учетной политике.

Чем поступление наличных отличается от документа «Операция» вручную?

Ручная операция формирует только проводки, но не попадает в кассовую книгу, не участвует в зачете авансов и не формирует печатную форму ПКО. Для отражения движения наличных всегда используйте специализированный документ «Поступление наличных», а ручные операции оставьте для корректировок, которые невозможно оформить типовыми документами.