Как сделать авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет и должен подтвердить их расходование документами: чеками, билетами, БСО. Документ «Авансовый отчет» закрывает задолженность подотчетного лица перед организацией и одновременно отражает понесенные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP — документ доступен в разделе «Покупки» или «Банк и касса». Логика везде одинакова: сначала выдача аванса, затем отчет сотрудника с приложением подтверждающих документов, затем проверка и проведение.

Ошибки в авансовых отчетах — частая причина расхождений по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и претензий при проверках. Поэтому важно не только правильно заполнить документ, но и проверить результат по оборотно-сальдовой ведомости.

Что должно быть оформлено до создания авансового отчета

Авансовый отчет не существует сам по себе — он привязан к выдаче подотчетных средств. Перед его созданием убедитесь, что в базе отражена выдача денег сотруднику: документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» либо «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу», если аванс выдан на карту.

Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и указано физическое лицо — именно физлицо попадет в проводки по счету 71. Если сотрудник получил аванс, но документ выдачи не проведен, отчет все равно можно создать, однако задолженность в учете отразится некорректно: появится кредитовое сальдо по 71 счету, которое придется объяснять.

Где находится документ и как его создать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» и выберите «Авансовые отчеты». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника и дату отчета. Дата должна быть не раньше даты выдачи аванса и, как правило, соответствует дню, когда сотрудник сдал отчет в бухгалтерию.

Поле «Комментарий» заполните по сути поездки или покупки — например, «Командировка в Казань, проезд и проживание». Это облегчит поиск документа в журнале и разбор вопросов при проверке.

1. 1
   Откройте «Покупки → Авансовые отчеты» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату отчета.
3. 3
   На закладке «Авансы» подберите документ выдачи денег через кнопку «Добавить» или «Подбор».
4. 4
   На закладках «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» внесите расходы по чекам.
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и проведите документ.
6. 6
   Сформируйте печатную форму АО-1 и сверьте сальдо по счету 71.

Заполнение закладки «Авансы»

На закладке «Авансы» нажмите «Добавить» и выберите документ, которым сотруднику выдали деньги: РКО или списание с расчетного счета. Программа подставит сумму полученного аванса. Если авансов было несколько, добавьте все — итоговая сумма полученных средств отразится в печатной форме отчета.

Если документ выдачи не находится, проверьте: тот ли это сотрудник, та ли организация, проведен ли документ. Частая причина — в РКО выбрано физическое лицо, которое не совпадает с физлицом сотрудника в отчете.

Как внести расходы по чекам и билетам

Расходы распределяются по закладкам в зависимости от их вида. На закладке «Оплата» отражают расходы, оплаченные наличными или картой сотрудника: канцтовары, материалы, услуги, проездные билеты. Для каждой строки укажите дату документа, номер чека (при наличии), наименование, сумму и счет затрат — например, 26, 44 или 10.05 в зависимости от характера расхода и учетной политики.

Если сотрудник купил товары или материалы, которые нужно оприходовать на склад, используйте закладку «Товары» — здесь расходы попадут на счета учета запасов, а не сразу на затраты. Закладка «Оплата поставщикам» нужна, когда подотчетник оплатил счет конкретного контрагента: укажите договор, и программа закроет задолженность перед поставщиком.

Для командировочных расходов в 1С:Бухгалтерии 3.0 предусмотрен отдельный документ «Командировка», а суточные и часть расходов подтягиваются в авансовый отчет автоматически. Не дублируйте одни и те же суммы вручную.

Проверка документа и проводки

Перед проведением сверьте итоговую сумму отчета с суммой приложенных чеков. После нажатия «Провести» откройте кнопку «Дт/Кт» и посмотрите проводки: типовая схема — дебет счета затрат (10, 26, 44, 60) и кредит счета 71 по сотруднику. Если в проводках видите неожиданные счета, вернитесь и исправьте аналитику в табличных частях.

НДС по расходам с выделенным налогом (например, железнодорожные билеты) отражается отдельной строкой с указанием ставки. Убедитесь, что сумма НДС корректно попала на счет 19, если организация — плательщик НДС и право на вычет соблюдено.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо уменьшилось на сумму отчета или обнулилось

Тревожный признак

Сальдо не изменилось либо появилось кредитовое сальдо без основания

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт счетов затрат/запасов — Кт 71 по нужному сотруднику

Тревожный признак

Проводки на неверные счета или на другое физлицо

Итог отчета против суммы чеков

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Есть расхождение — отчет нельзя утверждать

Печать формы АО-1 и приложение документов

После проведения нажмите кнопку «Печать» и выберите «Авансовый отчет (АО-1)». Программа сформирует унифицированную форму с распиской сотрудника и бухгалтерскими счетами. Организация вправе использовать свою форму, утвержденную в учетной политике, — тогда печатную форму дорабатывают или используют внешнюю.

Чеки и билеты подклеивают на лист бумаги и нумеруют в том же порядке, в каком строки внесены в документ. В электронном документообороте сканы можно приложить к документу через кнопку прикрепления файлов — это упростит хранение и поиск.

Если сотрудник потратил больше или меньше аванса

Если израсходовано меньше полученного, у сотрудника остается долг — он возвращает деньги в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от подотчетного лица». Остаток будет виден по дебету счета 71 до момента возврата.

Если потрачено больше аванса (перерасход), организация должна возместить разницу сотруднику: через РКО или перечисление на карту. Сальдо по 71 счету станет кредитовым и закроется после выплаты. Сроки выдачи новых авансов при незакрытом старом определяются внутренним положением о подотчетных средствах — законодательно жесткий запрет на выдачу нового аванса при наличии долга отменен, но компания вправе закрепить такое правило сама.

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги выданы на карту сотрудника?

Да. Выдача отражается документом «Списание с расчетного счета» с операцией перечисления подотчетному лицу, и этот документ подбирается на закладке «Авансы» так же, как РКО. Законодательство допускает перечисление подотчетных сумм на карту при условии, что это предусмотрено внутренними документами организации.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Без подтверждающего документа расход обоснованным не считается: сумму либо не принимают к отчету и удерживают из сотрудника, либо принимают решением руководителя на основании служебной записки и косвенных подтверждений, но в налоговом учете такой расход, как правило, не признают.

Как отразить суточные в авансовом отчете?

В 1С:Бухгалтерии 3.0 суточные начисляются документом «Командировка» и автоматически попадают в авансовый отчет. Вручную на закладке «Оплата» их дублировать не нужно — иначе расходы задвоятся.

Почему документ выдачи аванса не подбирается в отчет?

Чаще всего причины три: документ выдачи не проведен, в нем указано другое физическое лицо или другая организация. Проверьте эти реквизиты в РКО или списании с расчетного счета и исправьте несоответствие.

Нужно ли распечатывать форму АО-1, если документооборот электронный?

Нет, если в организации утвержден электронный документооборот и форма авансового отчета закреплена в учетной политике. Главное — чтобы документ был подписан уполномоченными лицами и к нему были приложены подтверждающие документы в доступном для проверки виде.