Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать акт сверки по контрагентам в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, проверка данных, печать, типичные ошибки и их исправление.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с покупателем или поставщиком на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Стандартный механизм есть во всех типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и ERP. Расположение документа в меню немного отличается, но логика заполнения везде одинаковая. Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации.
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период введены и проведены: реализации, поступления, оплаты, корректировки и возвраты. Акт сверки показывает только то, что есть в учёте, — если часть документов не проведена, расхождение с данными контрагента гарантировано.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в двух местах одновременно: раздел «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и раздел «Продажи» → одноимённый пункт. Это один и тот же журнал, разницы нет, через какой раздел вы его откроете.
В 1С:Управление торговлей 11 путь другой: раздел «Продажи» → «Документы продаж» → «Сверки взаиморасчётов» либо «Закупки» → «Документы закупки». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи/Закупки» в зависимости от настроек интерфейса.
Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов. В некоторых базах раздел скрыт настройкой «Настройка навигации» в шапке панели разделов.
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте журнал «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа в следующем порядке.
- 1Создайте документ: Покупки или Продажи → Акты сверки → кнопка «Создать»
- 2Выберите организацию и контрагента, при необходимости — договор
- 3Укажите период сверки: дату начала и дату окончания
- 4На вкладке «Счета учёта расчётов» отметьте нужные счета (60, 62, 66, 67, 76)
- 5На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
- 6Проверьте таблицу: сальдо на начало, обороты по документам, сальдо на конец
- 7Введите данные контрагента на соответствующей вкладке или оставьте пустым для заполнения второй стороной
- 8Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»
Ключевое поле — «Период сверки». Если контрагент просит сверку «на 31 декабря», период всё равно нужен: обычно берут с начала года или с даты последней сверки. Сальдо на начало периода программа подтянет автоматически.
На вкладке «Дополнительно» можно указать представителя организации, который подпишет акт, и разбивку по договорам. Если с контрагентом несколько договоров, включите флажок «Разбить по договорам» — в таблице каждый документ будет привязан к своему договору, что упрощает разбор расхождений.
Сверка по одному договору
Если в поле «Договор» выбрать конкретный договор, акт сформируется только по нему. Это удобно, когда контрагент просит сверку по отдельной поставке или когда по разным договорам ведётся разный учёт. Учтите: сальдо в таком акте не совпадёт с общей задолженностью контрагента, и это нормально — но об этом стоит предупредить вторую сторону.
Сверка в валюте
По договорам в валюте или у. е. акт формируется в валюте договора. Если договор не указан, сверка идёт в рублях. Для корректной валютной сверки обязательно выберите договор с валютными расчётами — иначе курсовые разницы исказят картину.
Настройка счетов учёта расчётов
На вкладке «Счета учёта расчётов» по умолчанию отмечены 60 и 62 со всеми субсчетами. Если с контрагентом есть расчёты по кредитам (66, 67) или прочие операции (76), отметьте эти счета вручную — иначе часть задолженности в акт не попадёт.
Обратная ситуация тоже встречается: лишние счета в настройках раздувают акт ненужными строками. Например, если по счёту 76 с этим контрагентом проходят операции, не связанные с основной деятельностью, их лучше исключить и сверить отдельно.
Проверка акта перед отправкой контрагенту
Автоматическое заполнение не гарантирует корректность данных — программа лишь отражает состояние учёта. Перед печатью сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 в разрезе этого контрагента за тот же период. Цифры должны совпасть до копейки.
Проверьте сальдо на начало периода: если предыдущая сверка была подписана, начальное сальдо нового акта должно равняться конечному сальдо подписанного. Расхождение означает, что после сверки задним числом ввели или изменили документы — их нужно найти через отчёт «Анализ субконто» по контрагенту.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62 по этому контрагенту
Не совпадает — проверяйте отмеченные счета и непроведённые документы
Равно конечному сальдо предыдущей подписанной сверки
Отличается — кто-то изменил документы задним числом
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документов нет — они не проведены или оформлены на другой договор
Задолженность отражена с правильной стороны (кто кому должен)
Сальдо свёрнуто неверно — проверьте развёрнутое сальдо по субсчетам
Полезная практика — сформировать по контрагенту отчёт «Карточка счёта» или «Анализ субконто» и пройтись по документам глазами. В акте видны только номера и суммы, а в карточке сразу заметны дубли, перепутанные договоры и оплаты, отнесённые не на ту сделку.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — «акт пустой» или «не те цифры». Причины почти всегда одни и те же, и разобрать их можно за несколько минут.
Отдельная ситуация — развёрнутое сальдо. Если по счёту 62.01 висит дебиторка, а по 62.02 кредиторка (аванс получен), в акте они могут «схлопнуться» в одну цифру. Контрагент, видя итог, не поймёт, откуда он взялся. В таких случаях лучше сверяться по каждому договору отдельно.
Если контрагент прислал свою версию акта с расхождениями, не правьте цифры вручную в таблице «По данным контрагента» до выяснения причин. Сначала сопоставьте документы построчно: чаще всего расхождение — это оплата в пути, неотфактурованная поставка или документ, проведённый у сторон в разных периодах.
Печать, подписание и отправка
Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки». В форму попадают реквизиты обеих организаций, таблица операций, итоговое сальдо с расшифровкой «долг за нами / долг за контрагентом» и строка о расхождениях. Подписантов можно изменить на вкладке «Дополнительно» перед печатью.
Для отправки по ЭДО используйте кнопку «ЭДО» в форме документа, если в базе настроен обмен с оператором. Акт сверки не входит в перечень формализованных документов, поэтому многие компании обмениваются им как неформализованным документом или сканом с подписью.
Храните подписанные обеими сторонами акты вместе с первичными документами: акт сверки подтверждает признание долга и прерывает срок исковой давности. В самой 1С подписанный скан удобно прикрепить к документу через кнопку со скрепкой в форме акта.
Договоритесь с постоянными контрагентами о едином порядке сверки: периодичность, кто первый формирует акт, в каком виде присылать расхождения. Регулярная сверка раз в квартал занимает минуты, а разбор накопившихся за год расхождений — дни.
Частые вопросы по актам сверки в 1С
Почему в акте сверки нет документов, хотя они введены в базу?
Проверьте три вещи: проведены ли документы (непроведённые в акт не попадают), попадает ли дата документа в период сверки и тот ли договор указан в документе. Также убедитесь, что счёт учёта расчётов из документа отмечен флажком на вкладке «Счета учёта расчётов» акта.
Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой 1С:Бухгалтерии массового формирования актов нет — документ создаётся по одному контрагенту. Для обзора задолженности по всем используйте отчёт «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам» или ОСВ по счетам 60 и 62. Массовую печать актов реализуют внешними обработками.
Чем акт сверки отличается от отчёта «Анализ субконто»?
Акт сверки — документ для внешнего использования: его подписывают обе стороны, и он имеет юридическое значение для подтверждения задолженности. «Анализ субконто» — внутренний отчёт бухгалтера для проверки учёта, контрагенту его отправлять не принято.
Как исправить акт, если после отправки нашли ошибку?
Создайте новый акт за тот же период с корректными данными — старый документ удалять не обязательно, но его лучше пометить на удаление, чтобы не путаться в журнале. Если акт уже подписан второй стороной, направьте контрагенту новую версию с пояснением причины замены.
Почему сальдо в акте не совпадает с ОСВ по контрагенту?
Чаще всего в акте отмечены не все счета, по которым есть расчёты (например, пропущен 76 или 66), либо ОСВ построена по организации в целом, а акт — по конкретному договору. Сравнивайте сальдо в одинаковом разрезе: те же счета, та же организация, тот же договор.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически, но качество результата зависит от подготовки: проведите все документы, отметьте нужные счета расчётов, правильно укажите период и договор. Перед отправкой сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60 и 62, а расхождения с контрагентом разбирайте построчно по документам, не правя цифры вручную.