Как в 1С распечатать кассовую книгу за месяц

Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все приходные и расходные операции по кассе организации. В 1С она формируется на основании проведенных приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО), поэтому перед печатью важно убедиться, что все документы за месяц введены и проведены. Если хотя бы один ордер не проведен, в книге появятся расхождения с фактическим остатком денег.

В разных конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) путь к отчету немного отличается, но логика одна: открывается отчет «Кассовая книга», задается период, выбирается организация и касса, после чего документ формируется и отправляется на печать. Ниже разобраны типовые сценарии для наиболее распространенных конфигураций.

Что проверить перед формированием кассовой книги

Кассовая книга строится только по проведенным документам. Откройте журнал кассовых документов за нужный месяц и убедитесь, что ни один ПКО или РКО не помечен на удаление и не сохранен без проведения. Непроведенные документы в отчет не попадают, и суммы в книге не сойдутся с реальными оборотами.

Второй момент — правильность реквизита «Касса» в документах. Если в организации несколько касс (например, основная и операционная), книга формируется отдельно по каждой. Документ, ошибочно отнесенный к другой кассе, исказит остаток сразу в двух отчетах.

Третья проверка — начальный остаток на первое число месяца. Он должен совпадать с конечным остатком предыдущего месяца. Расхождение означает, что в прошлом периоде кто-то изменил или перепровел кассовые документы задним числом.

Контрольные точки

Как проверить готовность к печати

Все ПКО и РКО за месяц

Норма

Документы проведены, пометок удаления нет

Тревожный признак

Есть непроведенные или помеченные документы

Остаток на начало месяца

Норма

Равен конечному остатку прошлого месяца

Тревожный признак

Остатки не сходятся — были изменения задним числом

Остаток на конец месяца

Норма

Совпадает с фактическим наличием денег в кассе

Тревожный признак

Расхождение — ищите пропущенный или дублирующий документ

Как сформировать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса», перейдите в подраздел «Кассовые документы». В правой части панели навигации или через ссылку «Отчеты» найдите пункт «Кассовая книга». Также отчет доступен через «Отчеты» → «Кассовая книга».

В форме отчета укажите период — с 1-го по последнее число нужного месяца. Проще всего нажать на поле периода и выбрать месяц целиком. Затем выберите организацию и при необходимости конкретную кассу. Нажмите кнопку «Сформировать».

Отчет построится в виде листов кассовой книги: каждый день, в котором были движения, выводится на отдельном листе с указанием номеров документов, корреспондирующих счетов, сумм прихода и расхода, а также остатков на начало и конец дня. Это соответствует типовой форме КО-4.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга»
2. 2
   Установите период — нужный месяц целиком
3. 3
   Выберите организацию и кассу
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте остатки
5. 5
   Нажмите «Печать» или значок принтера и распечатайте листы

Как распечатать книгу в УТ 11, КА 2 и ERP

В торговых и комплексных конфигурациях путь немного иной. В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Казначейство» (или «Финансы» в зависимости от релиза) → «Отчеты по кассе» → «Кассовая книга». В ERP и Комплексной автоматизации отчет находится в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Кассовая книга».

Принципиальное отличие от Бухгалтерии — в этих конфигурациях кассовые документы могут оформляться как «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» с разными видами операций. Книга формируется по выбранной кассе предприятия, поэтому при наличии нескольких касс (розничная, основная, касса ККМ) отчет нужно строить по каждой отдельно.

Обратите внимание на настройку «Формировать книгу по дням»: если за день не было движений, лист за этот день обычно не печатается — это нормально и не является ошибкой. Пустые листы за дни без операций не требуются.

Настройки печати и нумерация листов

Кассовая книга ведется с начала года, листы нумеруются сквозной нумерацией. При печати книги только за месяц проверьте, что номера листов продолжают нумерацию предыдущих периодов. В типовых конфигурациях нумерация подставляется автоматически на основании уже сформированных листов за год.

Если нумерация начинается с единицы, хотя месяц — не январь, это признак того, что листы за предыдущие месяцы формировались с другими настройками или не регистрировались в программе. В этом случае проверьте параметры отчета: в некоторых конфигурациях есть поле «Номер листа с» или аналогичная настройка начального номера.

Перед отправкой на принтер используйте предварительный просмотр: убедитесь, что листы не обрезаются, итоговые строки переносятся корректно, подписи кассира и главного бухгалтера помещаются на листе. При необходимости измените ориентацию страницы или масштаб в настройках печати.

Отчет кассира вместе с кассовой книгой

Вместе с листом кассовой книги обычно формируется отчет кассира — второй экземпляр листа, к которому прикладываются подлинники ПКО и РКО. В типовых конфигурациях он доступен как отдельный вариант печатной формы: в 1С:Бухгалтерии это «Отчет кассира» рядом с «Кассовой книгой» в списке отчетов по кассе.

Отчет кассира содержит те же данные, но предназначен для передачи в бухгалтерию вместе с оправдательными документами. Если вы печатаете кассовую книгу для сдачи месяца, сформируйте оба документа за один и тот же период и сверьте итоговые суммы — они должны совпадать до копейки.

Что формировать под вашу задачу

Кассовая книга за месяц

Для внутреннего контроля, проверок и сверки остатков. Формируется по всем дням с движениями

Отчет кассира

Для передачи в бухгалтерию вместе с подлинниками ордеров. Суммы должны совпадать с книгой

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Для быстрой сверки оборотов и остатка без детализации по документам

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — «книга пустая» при наличии кассовых документов. Причины: не тот период (проверьте год), не та организация в отборе, документы не проведены либо относятся к другой кассе. Снимите все отборы и сформируйте отчет заново — если данные появились, проблема была в настройках.

Вторая проблема — расхождение остатка в книге с фактическими деньгами. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 «Касса» за месяц и сравните с книгой. Если ОСВ и книга совпадают, а с фактом нет — ищите документ, оформленный не в тот день, либо выдачу денег без документа. Если расходятся ОСВ и книга — проверяйте ручные операции по счету 50, которые не проходят через кассовые документы.

Третья ситуация — отрицательный остаток на конец дня. Это грубое нарушение: расходный ордер проведен раньше приходного, либо приход вообще не оформлен. Найдите день с минусом, проверьте время проведения документов и при необходимости измените дату или время РКО так, чтобы приход предшествовал расходу.

Как упростить ежемесячную печать

Чтобы не настраивать отчет каждый раз, сохраните вариант настроек: после формирования книги нажмите «Сохранить настройки» (или «Сохранить вариант отчета») и задайте понятное имя, например «Кассовая книга — основная касса». В следующий раз достаточно будет выбрать сохраненный вариант и поменять только месяц.

Полезно ввести внутренний регламент: кассир формирует книгу в первый рабочий день следующего месяца, бухгалтер сверяет остаток с инвентаризационной описью или фактическим пересчетом. Регулярная сверка позволяет находить ошибки в течение пары дней, а не при годовой ревизии.

Если кассовых операций в месяце мало (1–3 документа), все равно формируйте и распечатывайте книгу: наличие листов за каждый месяц с движениями упрощает годовое прошнуровывание и снимает вопросы при проверке. Дни без операций листов не требуют.

Частые вопросы

Можно ли распечатать кассовую книгу за месяц одним файлом, а не по дням?

Да. Сформированный отчет за месяц — это уже единый табличный документ, включающий листы всех дней с движениями. Его можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как» и распечатать целиком либо отправить по электронной почте прямо из программы.

Почему в кассовой книге нет документов по эквайрингу и безналичным платежам?

Потому что книга отражает только наличный оборот по счету 50. Поступления по эквайрингу и оплаты на расчетный счет проходят по счетам 51 и 57 и в кассовую книгу не попадают. Для них формируются банковские выписки и соответствующие регистры.

Что делать, если кассовая книга формируется с ошибкой «нет данных»?

Проверьте три вещи: правильность периода (включая год), отбор по организации и кассе, проведенность кассовых документов. Если всё корректно, а данных нет — откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 за тот же период: пустая ОСВ означает, что движений по кассе действительно не было.

Нужно ли распечатывать кассовую книгу, если организация на ЭДО и ведет учет электронно?

Законодательство допускает ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием электронной подписью. Но если ваша организация ведет книгу на бумаге, печатать листы нужно в день совершения операций или не позднее следующего рабочего дня. Выбранный способ закрепляется в учетной политике.

Как исправить ошибку в уже распечатанном листе кассовой книги?

Исправляйте данные в программе: найдите ошибочный документ, скорректируйте его и сформируйте лист заново с тем же номером. Распечатанный экземпляр замените новым. Ручные правки ручкой на распечатке недопустимы — лист должен соответствовать данным информационной базы.