Как в 1С провести выплату самозанятому

Выплата самозанятому (плательщику налога на профессиональный доход) в 1С оформляется иначе, чем расчёты с штатным сотрудником или обычным подрядчиком по договору ГПХ. С ключевого отличия начинается вся схема: с выплат самозанятому организация не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог», а подтверждением расхода для компании служит чек, который он формирует на сумму полученного дохода.

Типовая цепочка в 1С выглядит так: заключается договор (ГПХ, оказания услуг, аренды или купли-продажи), исполнитель выполняет работу, стороны подписывают акт, самозанятый выдаёт чек, бухгалтер отражает задолженность и проводит оплату через банк или кассу. В зависимости от конфигурации — 1С:Бухгалтерия, ЗУП или УНФ — документы и проводки различаются, но логика учёта одинаковая.

Главный риск — отсутствие корректного чека или признаки переквалификации отношений в трудовые. Если налоговая сочтёт, что самозанятый фактически является штатным работником (регулярные одинаковые выплаты, подчинение правилам внутреннего распорядка, бывший сотрудник, уволенный менее двух лет назад), компании доначислят НДФЛ, взносы, пени и штраф. Поэтому порядок оформления в 1С нужно выстроить так, чтобы каждая выплата подтверждалась комплектом документов.

Проверка статуса самозанятого перед выплатой

До первой выплаты запросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» или на сайте ФНС. Дополнительно статус можно проверить по ИНН через сервис проверки статуса налогоплательщика на профессиональный доход на сайте ФНС. Проверку стоит повторять перед каждой выплатой, потому что самозанятый может утратить статус (например, при превышении лимита дохода), а справка действует на дату её формирования.

Отдельно проверьте ограничения режима. Самозанятый не вправе оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Не допускаются к НПД отдельные виды деятельности: перепродажа товаров (кроме собственного изготовления), посредничество по агентским договорам, добыча полезных ископаемых и ряд других. Если деятельность под запретом, выплата не может быть легально проведена как расчёт с самозанятым.

Заведение контрагента и договора в 1С

В справочнике «Контрагенты» создайте новую карточку с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (для самозанятого это его личный ИНН, специальный ИНН не выдаётся), адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты. Если конфигурация позволяет, отметьте в карточке, что контрагент — плательщик НПД: в свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть соответствующий признак, который помогает не включать физлицо в отчётность по НДФЛ.

На вкладке «Договоры» создайте договор с видом, соответствующим сути сделки: «С поставщиком» — для услуг и работ, аренды, покупки товаров. Реквизиты договора (номер, дату) возьмите из подписанного бумажного или электронного документа. Сам договор обязателен: он определяет предмет, цену и порядок сдачи-приёмки и является частью комплекта подтверждающих документов вместе с актом и чеком.

Отражение задолженности: акт и начисление в учёте

После выполнения работ или оказания услуг подпишите с самозанятым акт (универсальный передаточный документ не обязателен, достаточно акта произвольной формы с обязательными реквизитами первичного документа). На основании акта в 1С:Бухгалтерии создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру вида «Услуга», сумму и счёт затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от назначения услуги.

Документ сформирует проводку по дебету счёта затрат и кредиту счёта расчётов с контрагентом (обычно 60.01 или 76.05). НДС в документе не выделяется — самозанятые на НПД не являются плательщиками НДС, поэтому ставка указывается «Без НДС». Если в вашей конфигурации нет типового документа поступления для такой ситуации, задолженность можно отразить документом «Операция, введённая вручную» с аналогичными проводками.

В 1С:ЗУП расчёты с самозанятыми в типовом решении не ведутся — это конфигурация для штатных сотрудников и подрядчиков по ГПХ с удержанием НДФЛ. Если самозанятый ошибочно заведён в ЗУП как подрядчик, программа попытается исчислить НДФЛ и взносы, что неверно. Перенесите такие расчёты в бухгалтерскую конфигурацию.

Проведение оплаты через банк или кассу

Оплату с расчётного счёта оформите документом «Списание с расчётного счёта». Вид операции — «Оплата поставщику» (если задолженность отражена на 60-м счёте) или «Прочие расчёты с контрагентами». Получатель — контрагент-физлицо, счёт списания соответствует счёту учёта задолженности, чтобы корректно закрылась аналитика. При обмене с банком платёжное поручение формируется из этого же документа.

В назначении платежа укажите реквизиты договора и акта и добавьте формулировку «НДС не облагается». Некоторые организации дополнительно просят самозанятого дать согласие на перечисление с пометкой о доходе по НПД, но обязательного требования указывать в платёжке статус самозанятого нет. Выплата наличными из кассы оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Оплата поставщику» и основанием — договором и актом.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС и получите справку о постановке на учёт
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН и банковские реквизиты
3. 3
   Заведите договор и подпишите акт выполненных работ
4. 4
   Отразите задолженность документом «Поступление (акты, накладные)» — услуги, без НДС
5. 5
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» на сумму выплаты
6. 6
   Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта»
7. 7
   Сверьте закрытие задолженности по счёту расчётов и сохраните чек в комплекте документов

Чек самозанятого: получение и проверка

Чек из «Мой налог» — обязательный документ, подтверждающий расход. Самозанятый формирует его в момент получения оплаты (при расчётах с юрлицом — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения дохода, но на практике чек запрашивают сразу при выплате). В чеке должны быть указаны наименование вашей организации и её ИНН — без этого чек не подтверждает именно ваш расход.

Подлинность чека проверяется по QR-коду или по ссылке, указанной в чеке, через сервис ФНС: сервис показывает, что чек существует, не аннулирован и соответствует указанной сумме. Если самозанятый аннулировал чек (например, из-за ошибки в сумме), расход теряет подтверждение — потребуйте новый чек и сохраните оба с отметкой об аннулировании. Храните чеки в электронном виде вместе с договором и актом; в 1С чек можно приложить к документу оплаты как присоединённый файл.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек самозанятого

Норма

Чек действителен при проверке по QR-коду, указаны ИНН и наименование вашей организации, сумма совпадает с выплатой

Тревожный признак

Чек аннулирован, не находится в сервисе ФНС или оформлен без реквизитов покупателя

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту расчётов

Норма

Задолженность перед контрагентом закрыта, сальдо нулевое

Тревожный признак

Висит остаток по дебету или кредиту — не совпали счета в поступлении и оплате

Отчётность по НДФЛ и взносам

Норма

Самозанятый не попадает в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Физлицо включено в расчёт как подрядчик ГПХ — значит, его ошибочно завели в зарплатной конфигурации

Особые ситуации и ограничения

Если самозанятый одновременно является вашим штатным сотрудником по другой должности, выплаты ему как самозанятому запрещены — весь доход от работодателя облагается в общем порядке через зарплату. Аналогично нельзя проводить через НПД выплаты бывшему сотруднику ранее двух лет после увольнения. Эти ограничения проверяются по кадровым данным до заключения договора.

При покупке у самозанятого товаров или аренде у него имущества схема та же: договор, документ передачи (накладная, акт приёма-передачи), чек, оплата. Для аренды у физлица помещения или транспорта с экипажем есть нюанс: аренда транспортного средства с экипажем не подпадает под НПД, а «голая» аренда — подпадает. Проверяйте, что предмет договора соответствует разрешённым видам деятельности.

Отчётность и документооборот по итогам выплаты

Выплаты самозанятым не отражаются в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях — физлицо не является ни работником, ни застрахованным лицом по этой выплате. В бухгалтерском и налоговом учёте расход принимается на основании комплекта: договор, акт, чек, платёжный документ. Для налога на прибыль или УСН расход признаётся в обычном порядке, если он экономически обоснован и документально подтверждён.

Организуйте хранение: к документам поступления и оплаты в 1С прикрепляйте сканы акта и чека. Раз в квартал полезно сверять с самозанятыми суммы выплат и чеков, чтобы исключить расхождения, и повторно проверять действительность чеков по крупным суммам. Если чек аннулирован после закрытия периода, расход подлежит корректировке — это отдельная операция в учёте, которую лучше не доводить до момента проверки.

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?

Нет. Доходы в рамках налога на профессиональный доход освобождены от НДФЛ, налог самозанятый уплачивает самостоятельно через «Мой налог». Удержание НДФЛ будет ошибкой и потребует возврата излишне удержанной суммы и подачи уточнённой отчётности.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Без чека расход не подтверждён, и налоговая может его снять. Запросите чек повторно в письменной форме, зафиксировав срок. Если чек не получен, расход безопаснее не признавать в налоговом учёте. На будущее включите в договор условие об обязанности передать чек в течение установленного срока после оплаты.

Можно ли платить самозанятому наличными из кассы?

Да, ограничений по форме расчётов с самозанятыми нет. Оплата оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Оплата поставщику», основанием указываются договор и акт. Чек из «Мой налог» требуется независимо от формы расчёта.

Какой документ в 1С использовать, если нет типового поступления услуг?

Подойдёт документ «Операция, введённая вручную»: сформируйте проводку по дебету счёта затрат (26, 44, 20) и кредиту счёта расчётов (60.01 или 76.05) с указанием контрагента и договора. Оплату затем проводите с тем же счётом расчётов, чтобы задолженность закрылась корректно.

Нужно ли включать самозанятого в отчётность 6-НДФЛ и РСВ?

Нет. Самозанятый не является работником и застрахованным лицом по этой выплате, поэтому в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения он не включается. Если физлицо попало в отчётность, проверьте, не заведено ли оно ошибочно в зарплатной конфигурации как подрядчик ГПХ.

Можно ли оформить выплату бывшему сотруднику как самозанятому?

Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Раньше этого срока выплаты бывшему работодателю не могут облагаться НПД — такие отношения оформляются трудовым договором или договором ГПХ с удержанием НДФЛ и начислением взносов.