Как в 1С провести выдачу займа

Выдача займа в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется не специальным документом «Займ», а связкой банковских и операционных документов: списание денег с расчетного счета, начисление процентов операцией вручную и отражение возврата. Ключевой момент — правильный выбор счета учета: процентные займы отражаются на счете 58.03 «Предоставленные займы», беспроцентные — на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а займ сотруднику — на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам».

Ошибка в выборе счета или вида договора приводит к перекосу дебиторской задолженности и неверным данным в балансе. Поэтому до проведения первого платежа нужно завести договор с заемщиком, определить вид займа и закрепить порядок начисления процентов. Ниже разобран весь цикл — от договора до возврата и контроля остатков.

Что подготовить до проведения займа

Прежде чем проводить платеж, убедитесь, что в базе заведен контрагент-заемщик и создан договор. Для займа обычно используют вид договора «Прочее», поскольку типовые виды «С поставщиком» или «С покупателем» искажают отчеты по расчетам. В карточке договора укажите номер и дату договора займа — эти данные попадут в первичные документы и регистры.

Также определите тип займа, так как от этого зависит счет учета. Процентный заем — это финансовое вложение (счет 58.03), беспроцентный финансовым вложением не является и учитывается как обычная дебиторка на счете 76. Заем работнику организации всегда идет через счет 73.01 независимо от наличия процентов.

Как провести выдачу займа контрагенту

Если деньги перечисляются с расчетного счета, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Прочие расчеты с контрагентами» или «Выдача займа контрагенту» в зависимости от релиза. Укажите получателя, сумму, договор и счет расчетов: 58.03 для процентного займа или 76 для беспроцентного.

При выдаче займа наличными через кассу используется документ «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Проводка в обоих случаях одинаковая: Дт 58.03 (или 76) — Кт 51 (50). Обязательно проверьте, что в документе корректно заполнена аналитика по контрагенту и договору — без неё остаток «повиснет» без детализации.

1. 1
   Создайте договор с видом «Прочее» в карточке контрагента
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»
3. 3
   Выберите вид операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Выдача займа контрагенту»
4. 4
   Укажите сумму, договор и счет расчетов 58.03 (процентный) или 76 (беспроцентный)
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте остаток по счету в ОСВ по счету 58.03 или 76

Как выдать заем сотруднику

Заем работнику оформляется через счет 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». В документе «Списание с расчетного счета» выберите вид операции «Выдача займа работнику», укажите сотрудника из справочника «Сотрудники» и сумму. Проводка: Дт 73.01 — Кт 51 (или 50 при выдаче наличными).

Если удержание платежей планируется из зарплаты, дополнительно настройте вид удержания в разделе «Зарплата и кадры» и отражайте погашение документом «Начисление зарплаты» либо «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 70 — Кт 73.01. Учтите, что для беспроцентного займа сотруднику или займа под низкий процент возникает материальная выгода, с которой нужно удержать НДФЛ.

Начисление процентов по займу

Проценты по выданному займу начисляются ежемесячно, даже если по договору они уплачиваются в конце срока. В 1С для этого используется документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76 (или специальный субсчет по процентам, если он предусмотрен учетной политикой) — Кт 91.01 «Прочие доходы».

Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. В операции заполните аналитику по контрагенту и договору, а в кредите 91.01 укажите статью прочих доходов с видом «Проценты к получению (уплате)». Без корректной статьи доход не попадет в нужную строку отчета о финансовых результатах.

Возврат займа и процентов

Возврат основного долга оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Возврат займа контрагентом» и тем же счетом расчетов, что при выдаче: Дт 51 — Кт 58.03 (76, 73.01). Критично использовать тот же договор и счет, иначе задолженность раздвоится: на одном счете останется дебиторка, на другом появится кредиторка.

Поступление процентов проводится отдельным платежом или вместе с телом займа, но с закрытием задолженности по счету, на котором начислялись проценты: Дт 51 — Кт 76. Если заем возвращается частями, распределяйте платежи согласно договору — обычно сначала гасятся проценты, затем основной долг, если стороны не договорились иначе.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 58.03/76 после выдачи

Норма

Дебетовый остаток равен сумме выданного займа по нужному контрагенту и договору

Тревожный признак

Остаток без аналитики или на другом контрагенте

ОСВ после полного возврата

Норма

Остаток по договору равен нулю

Тревожный признак

Остался остаток по дебету или кредиту — платежи разнесены на разные договоры или счета

Отчет о финансовых результатах

Норма

Проценты видны в прочих доходах

Тревожный признак

Строка пуста — не заполнена статья доходов в операции

Типичные ошибки при учете займов

Самая частая ошибка — выдача займа проводится на счет 60 или 62 как аванс поставщику/покупателю. Это искажает расчеты с контрагентами, попадает в акты сверки и неверно отражается в балансе. Вторая распространенная проблема — начисление процентов сразу на счет 58.03 без промежуточного счета расчетов, что смешивает тело займа и доход и затрудняет контроль.

Также бухгалтеры нередко забывают ежемесячно начислять проценты, откладывая всё на дату фактической оплаты. Для бухгалтерского и налогового учета это нарушение: доход должен признаваться равномерно. Еще одна ошибка — возврат займа проводится по другому договору, из-за чего задолженность не закрывается и зависает в оборотке годами.

Особые сценарии и ограничения

Заем учредителю и от учредителя

Заем, выданный учредителю, учитывается по общим правилам: на 58.03, если он процентный, или на 76, если беспроцентный. Обратный заем — полученный от учредителя — отражается на счетах 66 (краткосрочный) или 67 (долгосрочный). Не смешивайте выданные и полученные займы в одном договоре, даже если контрагент один.

Заем в неденежной форме

Если займ выдается товарами или материалами, денежного документа нет: передача оформляется реализацией или операцией вручную с отражением стоимости переданного имущества на счете 76 или 58.03. У такого займа есть налоговые особенности по НДС и признанию дохода, поэтому перед оформлением сверьте схему проводок с учетной политикой.

Частые вопросы

Каким документом оформить выдачу займа в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Отдельного документа «Займ» в типовой конфигурации нет. Используйте «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (в свежих релизах — «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа работнику»).

На какой счет отнести беспроцентный заем?

Беспроцентный заем не является финансовым вложением, поскольку не приносит доход. Его учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Заем сотруднику — всегда на 73.01, независимо от процентов.

Как начислить проценты, если оплата будет только в конце срока?

Проценты начисляются ежемесячно операцией, введенной вручную: Дт 76 — Кт 91.01, независимо от срока фактической оплаты. Сумма рассчитывается по ставке договора за фактические дни пользования займом в каждом месяце.

Что делать, если возврат займа не закрыл задолженность в ОСВ?

Проверьте, что в документе возврата указаны тот же контрагент, договор и счет расчетов, что при выдаче. Расхождения исправляют ручной корректировкой долга (документ «Корректировка долга») или исправлением реквизитов в самом платеже.

Нужен ли кассовый чек при выдаче или возврате займа наличными?

При выдаче займа наличными и при его возврате через кассу с применением ККТ, как правило, требуется пробить чек с соответствующим признаком расчета. Порядок зависит от статуса заемщика и условий сделки — уточните применимость ККТ для вашей ситуации у специалиста по кассовой дисциплине.

Как отразить заем, выданный в валюте?

Валютный заем учитывается на тех же счетах (58.03, 76) с валютной аналитикой и подлежит переоценке на отчетную дату и дату операции. Курсовые разницы отражаются в прочих доходах или расходах автоматически при корректной настройке счетов в плане счетов.