Учет и Финансы · 9 мин
Как провести в 1С услуги от самозанятых
Как отразить в 1С услуги от самозанятых: документы, проводки, НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. Проверка чека и статуса исполнителя.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) — частая ситуация: компания заказывает дизайн, тексты, ремонт, курьерские или IT-услуги у физлица, которое платит налог сам. Для бухгалтера главное отличие от обычного договора ГПХ — отсутствие НДФЛ и страховых взносов, а также обязательный чек из приложения «Мой налог» вместо акта как единственного подтверждения расхода.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8, ЗУП, УПП/ERP) отражение таких операций сводится к нескольким шагам: проверка статуса исполнителя, оформление поступления услуг, корректная настройка аналитики затрат и контроль того, чтобы выплата не попала в облагаемую базу по взносам. Ошибки здесь приводят к доначислению взносов и штрафам, поэтому порядок действий стоит закрепить в учётном регламенте.
Ниже разобран практический порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 как самой распространённой конфигурации, с отдельными уточнениями по ЗУП и типичными ошибками, которые выявляют налоговые проверки.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
Прежде чем проводить документы, убедитесь, что исполнитель действительно является плательщиком НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физлица или по номеру чека — сервис показывает, стоит ли человек на учёте в качестве самозанятого и на какую дату. Статус проверяют дважды: на дату подписания договора и на дату оплаты, поскольку исполнитель может сняться с учёта в любой момент.
Если на дату оплаты статус утрачен, доход считается полученным в рамках обычных правоотношений, и у компании возникает обязанность налогового агента по НДФЛ и начисления страховых взносов. Это самая рискованная точка всей схемы: деньги уже перечислены, а налоги не удержаны.
Дополнительно проверьте, не является ли исполнитель вашим бывшим сотрудником: НПД нельзя применять к доходам от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения. Такие выплаты в любом случае облагаются взносами и НДФЛ, даже при наличии чека.
Документальное оформление: что должно быть на руках
Комплект документов по сделке с самозанятым включает: договор оказания услуг (или подряда), чек из приложения «Мой налог», при необходимости — акт выполненных работ. Чек — ключевой документ: он подтверждает, что исполнитель задекларировал доход, и служит основанием для признания расхода в налоговом учёте.
Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату, ИНН исполнителя и реквизиты заказчика — наименование и ИНН компании. Если чек сформирован «на физлицо» без указания вашей организации, расход признать проблематично. Просите исполнителя при формировании чека выбирать вариант «юридическому лицу или ИП» и вводить ваш ИНН.
Отражение поступления услуг в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 услуга от самозанятого оформляется стандартным документом. Порядок такой:
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН исполнителя
- 2Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте документ с видом операции «Услуги»
- 3Заполните номенклатуру услуги, сумму, счёт затрат (20, 25, 26, 44) и статью затрат
- 4В поле «Счета учёта расчётов» укажите 76.05 или 60.01 — расчёты с самозанятым удобно вести обособленно
- 5Проведите документ и проверьте проводки: Дт счёта затрат — Кт счёта расчётов, без НДС
НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому ставка «Без НДС». Если в справочнике номенклатуры по умолчанию подставляется ставка 20%, обязательно смените её, иначе программа сформирует некорректную запись в книге покупок.
Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». В поле получателя укажите того же контрагента-физлицо. Никаких удержаний при выплате не производится — сумма перечисляется исполнителю полностью.
Почему НДФЛ и взносы не начисляются — и как это обеспечить в программе
Плательщики НПД сами уплачивают налог со своих доходов, а компания-заказчик не признаётся налоговым агентом. Соответственно, выплаты самозанятым не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам, не попадают в расчёт 6-НДФЛ и в персонифицированную отчётность.
В 1С:Бухгалтерии это достигается тем, что операция проводится через документы покупки, а не через кадровые и зарплатные документы. Если вы оформляете самозанятого через «Начисление зарплаты» или договор ГПХ в зарплатном блоке — программа автоматически начислит НДФЛ и взносы, и их придётся сторнировать вручную.
Сравнение вариантов отражения
Подходит для 1С:Бухгалтерии. НДФЛ и взносы не начисляются автоматически, расход сразу попадает на счёт затрат. Рекомендуемый способ.
Используется, если выплаты нужно видеть в кадровом контуре. Требует ручной настройки: отключить обложение НДФЛ и взносами для этого договора, иначе программа посчитает налоги.
Допустима как запасной вариант для разовой корректировки, но не формирует расчёты с контрагентом и усложняет сверку.
Настройка договора ГПХ в 1С:ЗУП
Если учёт ведётся в ЗУП и самозанятого заводят как договорника, создайте документ «Договор (работы, услуги)» и в настройках налогообложения укажите, что доход не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В типовой ЗУП для этого в карточке сотрудника или в виде расчёта договора снимают признаки обложения. После начисления обязательно откройте расчётный листок или отчёт по взносам и убедитесь, что суммы налогов равны нулю.
Налоговый учёт расходов и типичные проверки
Расходы на услуги самозанятых уменьшают базу по налогу на прибыль или по УСН «доходы минус расходы» при наличии чека и деловой цели. В налоговом учёте 1С сумма попадает в расходы автоматически по данным документа поступления, если статья затрат имеет корректный вид расхода для налогового учёта.
Налоговые органы при проверках смотрят три вещи: наличие чеков на каждую выплату, отсутствие признаков переквалификации трудовых отношений (регулярные фиксированные выплаты, рабочее место, подчинение графику) и соблюдение ограничения по бывшим сотрудникам. Массовый перевод штата на самозанятость — отдельный риск, который 1С никак не снимает.
Контроль результата после проведения
После проведения документов выполните сверку. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с самозанятым: задолженность после оплаты должна закрыться в ноль. Сформируйте анализ счёта затрат и убедитесь, что сумма услуги попала на нужную статью и подразделение.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 60/76, НДС отсутствует
Выделен НДС или сумма ушла не на тот счёт затрат
Выплата самозанятому в отчётах отсутствует
Сумма попала в облагаемую базу — ищите зарплатный документ
Договор, чек с ИНН компании, акт при наличии
Чек отсутствует или оформлен без реквизитов заказчика
Храните чеки в электронном виде вместе с договором: в 1С удобно прикрепить скан чека к документу поступления через механизм присоединённых файлов. При запросе налогового органа это позволит предоставить подтверждение быстро.
Что важно запомнить
Схема проста: проверили статус НПД на дату оплаты → оформили поступление услуг без НДС → оплатили полностью без удержаний → получили чек с ИНН компании. Главные риски — утрата статуса исполнителем и выплаты бывшим сотрудникам в течение двух лет после увольнения.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый не прислал чек?
Формально обязанности налогового агента не возникает, если исполнитель состоит на учёте как плательщик НПД. Но без чека вы не сможете подтвердить расход в налоговом учёте. Практическое решение — оплачивать только после получения чека или удерживать оплату до его предоставления.
Можно ли работать с самозанятым без договора?
Для разовой мелкой услуги чек может быть достаточным основанием. Однако при регулярных выплатах и значимых суммах договор настоятельно рекомендуется: он определяет предмет, стоимость и ответственность сторон и защищает при претензиях о переквалификации отношений в трудовые.
Как отразить в 1С аванс самозанятому?
Аванс оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику» — программа отразит его на счёте авансов. После получения услуги и чека создайте поступление, и аванс зачтётся автоматически. Чек исполнитель формирует на каждое получение денег, включая аванс.
Что делать, если самозанятый оказался бывшим сотрудником?
Если с момента увольнения прошло менее двух лет, выплаты ему облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, несмотря на чек. Оформляйте такие выплаты через договор ГПХ в зарплатном контуре с начислением налогов, либо откажитесь от сотрудничества до истечения двухлетнего срока.
Облагаются ли услуги самозанятого НДС у заказчика?
Нет. Плательщики НПД не начисляют НДС, счета-фактуры не выставляют, и у заказчика не возникает ни налога к уплате, ни права на вычет. В документе поступления ставка указывается «Без НДС».