Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С провести списание материалов: пошаговая инструкция
Как списать материалы в 1С:Бухгалтерии 8.3 — документы, проводки, способы оценки, типичные ошибки и проверка результата. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Списание материалов — одна из самых частых складских операций в учете. В 1С:Бухгалтерии 8.3 она выполняется документом «Требование-накладная», а в конфигурациях с расширенным складским учетом (1С:ERP, Комплексная автоматизация, Управление торговлей) — документами «Расходный ордер» и «Внутреннее потребление товаров». Правильно оформленное списание формирует проводки по дебету счета затрат и кредиту счета 10 «Материалы», уменьшает складские остатки и попадает в регламентированную отчетность.
Ошибки при списании приводят к завышению или занижению себестоимости, отрицательным остаткам на складе и расхождениям между бухгалтерским и налоговым учетом. Поэтому перед проведением документа важно проверить остатки, выбрать правильный счет затрат и убедиться, что настройки учетной политики соответствуют способу оценки запасов (по средней или ФИФО).
Ниже разобраны основные сценарии списания: в производство, на хозяйственные нужды, при порче и недостаче, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых документ не проводится или формирует неверные проводки.
Какие документы используются для списания материалов в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основной документ — «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад → Требования-накладные» или «Производство → Требования-накладные». Один и тот же документ закрывает большинство сценариев: передачу сырья в производство, списание канцелярии на офис, отпуск материалов на ремонт.
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации применяется документ «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка»), а для передачи в производство — «Передача материалов в производство». В 1С:Управление торговлей для списания испорченного или недостающего товара используется документ «Списание товаров». Логика во всех конфигурациях одинаковая: документ уменьшает количество на складе и относит стоимость на затраты или прочие расходы.
Сравнение документов списания
Универсальный документ для списания материалов на затраты. Подходит для производства, хознужд, ремонта. Не предназначен для списания недостачи по инвентаризации.
Используется для списания порчи, боя, недостачи. Проводка зависит от настройки статьи расходов — обычно Дт 94 или прочие расходы.
Списание оформляется автоматически по итогам инвентаризации. Подходит, когда недостача выявлена при пересчете, а не по первичному документу.
Подготовка: что проверить перед списанием
Первое действие — проверить остатки. Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и сформируйте ее по счету 10 на дату списания. Убедитесь, что списываемый материал есть в наличии на нужном складе и в достаточном количестве. Если остатка нет или он отрицательный, документ либо не проведется, либо уйдет в минус — в зависимости от настройки контроля остатков.
Второе — проверьте учетную политику: раздел «Главное → Учетная политика», блок «Запасы». Способ оценки МПЗ при выбытии (по средней стоимости или ФИФО) определяет, какая сумма попадет в проводку. Менять способ оценки в середине года без оснований нельзя — это вопрос учетной политики организации.
Третье — убедитесь, что у вас есть первичное основание: заявка, лимитно-заборная карта, акт на списание. В 1С документ отражает хозяйственную операцию, но не заменяет бумажное или электронное основание, которое потребуется при проверке.
Списание материалов в производство через «Требование-накладную»
Откройте «Производство → Требования-накладные» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад, с которого отпускаются материалы. На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество — вручную или кнопкой «Подбор». Счет учета (10.01, 10.05 и т.д.) подставится автоматически из настроек номенклатуры; проверьте его, если для разных групп материалов используются разные субсчета.
На вкладке «Счет затрат» укажите счет, куда списывается стоимость: обычно 20.01 «Основное производство». Заполните аналитику — подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. Статья затрат должна иметь вид расхода «Материальные расходы», иначе затраты не попадут в прямые расходы при расчете себестоимости и закрытии месяца.
Нажмите «Провести». Документ сформирует проводку Дт 20.01 — Кт 10 на сумму, рассчитанную по способу оценки из учетной политики. Если в учетной политике стоит оценка «по средней», точная сумма при средней появится только после закрытия месяца — до этого в проводках может стоять скользящая оценка.
- 1Откройте «Производство → Требования-накладные», нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию и склад отпуска
- 3На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4На вкладке «Счет затрат» укажите счет 20.01, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат
- 5Проверьте счет учета материалов (10.01 и др.)
- 6Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» для контроля проводки
- 7Распечатайте форму М-11 или ТОРГ-вариант при необходимости
Списание на хозяйственные и административные нужды
Канцелярия, хозтовары, материалы на ремонт офиса списываются той же «Требованием-накладной», но с другим счетом затрат. Для общехозяйственных нужд используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», для обслуживающих подразделений — 29, для общепроизводственных целей цеха — 25. Выбор счета зависит от того, кто потребляет материал, и от настроек распределения затрат в учетной политике.
Аналитика здесь проще: указывается подразделение и статья затрат (например, «Канцелярские расходы»). Номенклатурная группа для счета 26 обычно не требуется. После проведения сумма уйдет в затраты периода и закроется на финансовый результат при закрытии месяца — если учетная политика предусматривает списание общехозяйственных расходов методом директ-костинг.
Списание при порче, недостаче и по итогам инвентаризации
Порча и недостача — отдельный сценарий, потому что стоимость сначала относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а не сразу на расходы. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»): после заполнения фактических остатков программа покажет расхождения, и на их основании создаются документы «Оприходование товаров» (излишки) и «Списание товаров» (недостача).
Дальнейшая судьба суммы на счете 94 зависит от решения руководства: недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты, сверх норм — на виновное лицо (счет 73) или на прочие расходы (91.02), если виновник не установлен. Эти операции оформляются документом «Операция, введенная вручную» или специализированными документами в зависимости от конфигурации.
Важный налоговый момент: при порче и недостаче может потребоваться восстановление НДС, ранее принятого к вычету. Это спорная зона, и решение зависит от позиции организации и обстоятельств списания. Перед восстановлением или отказом от него сверьтесь с методологией, принятой в вашей компании.
Как выбрать сценарий списания
Проверка результата и закрытие месяца
Сразу после проведения откройте в документе кнопку «Дт/Кт» и сверьте проводку: дебет — правильный счет затрат с нужной аналитикой, кредит — счет 10 с нужным субсчетом, склад и количество совпадают с первичкой. Затем сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10» — остаток по списанному материалу должен уменьшиться ровно на списанное количество.
По оценке «по средней» окончательная сумма списания формируется при закрытии месяца обработкой «Закрытие месяца» (регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры»). После закрытия месяца повторно сверьте себестоимость: суммы в проводках могут скорректироваться. Если закрытие месяца завершилось с ошибками по расчету себестоимости — чаще всего причина в отрицательных остатках или пустой аналитике затрат.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 10, аналитика заполнена
Пустая статья затрат или неверный счет
Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет
Отрицательный остаток по номенклатуре или складу
Регламентные операции выполнены без ошибок
Ошибка «не заполнена статья затрат» или «отрицательные остатки»
Количество и номенклатура в документе совпадают с заявкой или актом
Расхождения между базой и бумажным документом
Типичные ошибки и ограничения самостоятельной работы
Самая распространенная ошибка — списание при отсутствии остатка, когда поступление материала еще не оприходовано в базе. Сначала вводят поступление, потом списание, строго в хронологии документов. Вторая частая ошибка — неверный счет учета в карточке номенклатуры: материал оприходован на 10.01, а списывается с 10.05, из-за чего на одном субсчете минус, а на другом зависший остаток.
Третья группа ошибок — аналитика затрат: пустое подразделение, статья затрат с неправильным видом расхода, отсутствие номенклатурной группы там, где она обязательна. Такие документы проводятся, но ломают расчет себестоимости в конце месяца. Если после закрытия месяца себестоимость «развалилась», начинайте проверку именно с аналитики требований-накладных.
Граница самостоятельной работы: массовое перепроведение документов за закрытый период, изменение учетной политики, корректировка прошлых отчетных периодов и восстановление НДС при недостаче — операции, которые влияют на сданную отчетность. Их стоит выполнять согласованно с главным бухгалтером и только после резервного копирования базы.
FAQ
Документ не проводится с ошибкой «Не хватает остатка». Что делать?
Проверьте ОСВ по счету 10 на дату документа с детализацией по складу и номенклатуре. Обычно причина в том, что поступление не оприходовано, оприходовано на другой склад или с другим субсчетом. Введите или исправьте поступление, затем перепроведите списание. Отключать контроль остатков ради проведения не рекомендуется.
Можно ли списать материалы сразу на расходы без счета затрат?
Технически в «Требовании-накладной» можно указать счет 91.02, но это допустимо только для операций, не связанных с обычной деятельностью (например, безвозмездная передача, ликвидация испорченного имущества после решения о списании). Для производственного и хозяйственного расхода используйте счета 20, 25, 26, 44.
Как распечатать форму М-11 из 1С?
В проведенной «Требовании-накладной» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Требование-накладная (М-11)». Если нужна упрощенная форма, там же доступен вариант «Требование-накладная». Форма М-11 утверждена для применения, но организация вправе использовать собственную форму, закрепленную в учетной политике.
Почему сумма списания изменилась после закрытия месяца?
При оценке запасов по средней стоимости в течение месяца проводки формируются по скользящей средней, а при закрытии месяца регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры» доводит сумму до взвешенной средней за период. Это нормальное поведение, а не ошибка.
Как списать материалы, выданные подотчетному лицу?
Материалы, купленные подотчетным лицом, приходуются через «Авансовый отчет» на склад, а затем списываются обычной «Требованием-накладной». Если материалы переданы сотруднику для использования (инструмент, спецодежда), применяйте передачу материалов в эксплуатацию, а не списание на затраты.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных материалов?
Однозначного ответа нет: позиции налоговых органов и судебная практика различаются в зависимости от причины списания (недостача, порча в пределах норм, чрезвычайная ситуация). Решение принимается на уровне учетной политики и методологии компании; при сомнениях зафиксируйте выбранную позицию документально.
Что важно запомнить
Материалы списываются «Требованием-накладной» с проводкой Дт счета затрат — Кт 10; недостача и порча идут через инвентаризацию и счет 94. Перед списанием проверяйте остатки и субсчета, после — проводку и аналитику затрат. Окончательная себестоимость при оценке по средней формируется при закрытии месяца, а ошибки чаще всего кроются в отрицательных остатках и неверной аналитике.