Как провести штраф по СЗВ-М в 1С

Штраф за несвоевременную сдачу или ошибки в отчете СЗВ-М (сейчас — раздел персонифицированных сведений в форме ЕФС-1, но в учетных базах и на практике название «СЗВ-М» используется до сих пор) отражается в 1С вручную: автоматического документа «начисление штрафа» в типовых конфигурациях нет. Бухгалтер создает операцию, введенную вручную, с проводкой в дебет счета 91.02 и кредит счета 69, после чего регистрирует оплату через списание с расчетного счета.

Важно понимать две особенности. Во-первых, штрафы по взносам и персонифицированной отчетности не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (и не учитываются в расходах при УСН), поэтому в налоговом учете возникает постоянная разница. Во-вторых, счет учета зависит от характера санкции: штрафы по страховым взносам принято относить на счет 69, а дебетовать 91.02 как прочие расходы.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — от получения требования до контроля закрытия задолженности. Логика одинакова для штрафов за СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения о физлицах.

Шаг 1. Проверьте основание и сумму штрафа

До ввода проводки убедитесь, что у вас есть документ-основание: требование фонда, акт проверки или решение о привлечении к ответственности. В нем указаны сумма, период нарушения и реквизиты для уплаты. Проводку датируют датой вступления решения в силу или датой, когда организация признала штраф, — именно эта дата попадет в учет.

Сверьте сумму с расчетом: штраф за нарушение сроков сдачи персонифицированной отчетности обычно рассчитывается за каждого застрахованного лица. Если сумма в требовании расходится с вашим расчетом, сначала урегулируйте вопрос с фондом — проводить в учете спорную сумму «на всякий случай» не стоит.

Шаг 2. Создайте операцию, введенную вручную

Откройте раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» и создайте новый документ с видом «Операция». Нажмите «Добавить» и заполните проводку:

• Дебет: 91.02 «Прочие расходы», субконто — статья прочих доходов и расходов с видом «Штрафы, пени» (при необходимости создайте новую статью);
• Кредит: 69, субсчет штрафов по страховым взносам (например, отдельный субсчет «Штрафы» к счету учета взносов или счет 69 с аналитикой по виду санкции — в зависимости от принятой в учетной политике схемы);
• Сумма: размер штрафа по требованию;
• Содержание: «Начислен штраф за нарушение сроков представления СЗВ-М за … по требованию № … от …».

Подробное содержание операции обязательно: при проверке или сверке с фондом именно по нему вы быстро найдете основание проводки.

1. 1
   Получите требование или решение о штрафе и сверьте сумму
2. 2
   Создайте «Операцию, введенную вручную»: Дт 91.02 — Кт 69
3. 3
   В налоговом учете отметьте сумму как не принимаемую (постоянная разница)
4. 4
   Оформите оплату документом «Списание с расчетного счета»
5. 5
   Проверьте оборотно-сальдовую ведомость: задолженность по штрафу закрыта

Шаг 3. Настройте налоговый учет и постоянные разницы

Штрафные санкции за нарушение порядка представления отчетности не учитываются в расходах при расчете налога на прибыль и при УСН. В 1С:Бухгалтерии это решается настройкой статьи прочих расходов: в карточке статьи затрат (справочник «Прочие доходы и расходы») снимите признак принятия к налоговому учету — тогда программа автоматически сформирует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство (ПНО) по ПБУ 18/02, если оно применяется.

Если организация не применяет ПБУ 18/02 (малые предприятия вправе его не использовать), достаточно того, что сумма не попадет в налоговые расходы. Проверьте это через отчет «Анализ учета по налогу на прибыль» или расшифровку декларации.

Шаг 4. Отразите оплату штрафа

Оплату оформляют документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Выберите вид операции «Уплата налога» / «Перечисление в бюджет», укажите вид обязательства — штраф, счет дебета — тот же субсчет 69, что и в начислении. Если платеж прошел по платежному поручению, загрузите его из клиент-банка и проверьте, что программа правильно подставила счет и вид платежа.

Обратите внимание на КБК: у штрафов по страховым взносам и персонифицированной отчетности свои коды, отличные от кодов самих взносов. Ошибка в КБК не отменяет обязанность, но потребует уточнения платежа, а задолженность в учете будет висеть до разрешения вопроса.

Шаг 5. Проверьте результат в отчетах

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 69 с детализацией по субсчетам за период операции. Начисление штрафа должно пройти по кредиту, оплата — по дебету, сальдо по субсчету штрафа после оплаты — нулевое. Если остаток не закрылся, проверьте совпадение субконто в начислении и оплате: разные статьи или виды платежа не дают программе свернуть задолженность.

Дополнительно проверьте счет 91.02: сумма штрафа должна попасть в прочие расходы отчетного периода и в отчет о финансовых результатах по строке прочих расходов. При применении ПБУ 18/02 сверьте сформированное ПНО.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 69 (субсчет штрафов)

Норма

Сальдо равно нулю после оплаты

Тревожный признак

Остаток по кредиту или дебету — не совпала аналитика начисления и оплаты

Проводка начисления

Норма

Дт 91.02 — Кт 69, сумма по требованию

Тревожный признак

Использованы счета затрат 20/26/44 или счет 68

Налоговый учет

Норма

Расход не принят, сформировано ПНО (при ПБУ 18/02)

Тревожный признак

Сумма попала в расходы декларации по прибыли или УСН

Особые ситуации

Штраф уплачен, а решение позже отменили

Если санкцию отменили (например, по итогам обжалования), сделайте сторнирующую операцию: Дт 69 — Кт 91.01 «Прочие доходы» на дату решения об отмене. Возврат денег из фонда отразите поступлением на расчетный счет. В налоговом учете доход от возврата ранее не принятого в расходах штрафа, как правило, не облагается — настройте статью прочих доходов соответствующим образом.

Штраф в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплате и управлении персоналом бухгалтерские проводки по штрафам не формируются — программа ведет кадровый учет и расчет взносов. Отражение штрафа выполняется на стороне 1С:Бухгалтерии. Если базы интегрированы, не пытайтесь «протащить» штраф через ЗУП документами взносов — это исказит расчеты с фондом.

Частые вопросы

Можно ли отнести штраф по СЗВ-М на счет 99 вместо 91.02?

План счетов допускает отражение штрафных санкций по налогам и взносам на счете 99, и некоторые организации закрепляют такой способ в учетной политике. Более распространен вариант 91.02. Главное — единообразие: выбранный счет должен применяться ко всем аналогичным санкциям и быть закреплен в учетной политике.

Уменьшает ли штраф по СЗВ-М налог при УСН «доходы минус расходы»?

Нет. Штрафные санкции за нарушение порядка представления отчетности и уплаты взносов не входят в закрытый перечень расходов при УСН, поэтому базу не уменьшают независимо от того, как они отражены в бухгалтерском учете.

Нужно ли начислять штраф, если организация его не признает и будет обжаловать?

Если решение вступило в силу, обязанность существует, и в учете ее следует отразить. При высокой вероятности отмены можно оценить ситуацию по правилам оценочных обязательств, но полностью игнорировать вступившее в силу требование в учете нельзя.

Какой субсчет счета 69 использовать для штрафа?

Типовой план счетов в 1С не содержит отдельного субсчета именно для штрафов по отчетности. Организации либо открывают дополнительный субсчет к 69 (например, «Штрафы по страховым взносам»), либо используют аналитику по видам платежей в бюджет. Закрепите выбранный вариант в учетной политике и настройках учета.

Что делать, если штраф оплатили с расчетного счета до начисления в учете?

Порядок документов в базе не критичен: введите операцию начисления и списание с расчетного счета с фактическими датами. Если оплата прошла раньше решения, временно образуется дебетовое сальдо по 69, которое закроется после ввода начисления. Главное — совпадение аналитики в обоих документах.