Учет и Финансы · 11 мин
Как рассчитать лимит кассы в 1С
Разбираем, как рассчитать лимит кассы в 1С: формулы по поступлениям и выдачам, настройка в программе, приказ об установлении лимита и типичные ошибки.
Лимит кассы — это максимальная сумма наличных денег, которую организация вправе оставить в кассе на конец рабочего дня. Всё, что превышает лимит, нужно сдать в банк. Порядок расчёта установлен Указанием Центрального банка РФ № 3210-У, а в 1С лимит хранится в учётной политике организации и используется для контроля остатков по кассе.
На практике задача делится на две части: правильно посчитать сам лимит по одной из двух формул и корректно отразить его в программе, чтобы отчёты и контрольные процедуры показывали достоверную картину. Ошибки на любом из этапов ведут к претензиям при проверке кассовой дисциплины.
Ниже разобраны обе формулы расчёта, выбор расчётного периода, оформление приказа, настройка лимита в 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки, из-за которых компании получают замечания.
Кто обязан устанавливать лимит кассы, а кто освобождён
Обязанность устанавливать лимит остатка наличных лежит на юридических лицах, которые ведут кассовые операции. При этом Указание № 3210-У освобождает от лимита субъектов малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей: они вправе хранить в кассе любую сумму наличных без ограничения.
Отказ от лимита тоже нужно оформить — приказом руководителя о том, что организация как малое предприятие не устанавливает лимит остатка кассы. Без такого приказа проверяющие могут трактовать ситуацию как отсутствие лимита при обязанности его иметь, то есть считать установленный лимит равным нулю, а любой остаток на конец дня — сверхлимитным.
Если у компании есть обособленные подразделения, лимит устанавливается с учётом того, сдают ли они наличные напрямую в банк или передают в кассу головной организации. Подразделениям, сдающим выручку в банк самостоятельно, лимит устанавливается приказом организации индивидуально.
Формулы расчёта лимита кассы
Указание № 3210-У предлагает два способа расчёта. Организация сама выбирает тот, который отражает характер её кассовых операций: если в кассу регулярно поступает наличная выручка — логичнее формула по поступлениям, если наличные в основном снимаются со счёта и выдаются — формула по выдачам.
Расчёт по объёму поступлений наличных
Формула: L = V / P × N, где L — лимит остатка в рублях, V — объём поступлений наличных за расчётный период, P — расчётный период в рабочих днях (не более 92 рабочих дней), N — период времени между сдачами наличных в банк (не более 7 рабочих дней, а при отсутствии банка в населённом пункте — не более 14).
Пример: за расчётный период в 22 рабочих дня в кассу поступило 660 000 рублей выручки, выручка сдаётся в банк раз в 3 дня. Лимит = 660 000 / 22 × 3 = 90 000 рублей.
Расчёт по объёму выдач наличных
Формула: L = R / P × N, где R — объём выдач наличных за расчётный период (без учёта сумм на зарплату, стипендии и другие выплаты работникам), P — расчётный период в рабочих днях, N — период между получениями наличных в банке по чеку (также не более 7 или 14 рабочих дней).
Этот способ применяют организации без наличной выручки: например, когда все поступления идут по безналу, а наличные нужны на хозяйственные расходы и подотчёт. Суммы, выданные на оплату труда, из показателя R исключаются — это частая ошибка при расчёте.
Какую формулу выбрать
Выбор расчётного периода и периода между сдачами
Расчётный период P организация определяет самостоятельно, но он не может превышать 92 рабочих дня. Взять можно любой репрезентативный отрезок: месяц пиковых продаж, квартал, прошлый год. Закон не запрещает выбирать период с максимальными оборотами — это законный способ получить более высокий и удобный лимит.
Период N — это фактическая периодичность инкассации или сдачи выручки в банк. Он не может превышать 7 рабочих дней, даже если вы сдаёте выручку реже: в формулу в любом случае подставляется не более 7. Если банк находится в другом населённом пункте, допустимо до 14 рабочих дней.
Оба параметра фиксируются в расчёте, который прикладывается к приказу об установлении лимита. Проверяющие при ревизии кассовой дисциплины запрашивают именно этот документ и сверяют арифметику.
Удобно выбирать расчётным периодом месяц с самой высокой выручкой за последний год. Лимит получится выше, меньше риск превышения, и при этом расчёт остаётся полностью в рамках Указания № 3210-У.
Оформление приказа об установлении лимита
Лимит вступает в силу приказом руководителя организации. Унифицированной формы приказа нет, но в документе должны быть: сама величина лимита в рублях, дата, с которой он применяется, формула и расчёт с указанием выбранных периодов P и N, а также ответственное лицо за контроль остатка кассы.
Срок действия лимита организация определяет сама — можно установить лимит бессрочно и пересматривать его только при изменении характера кассовых операций. Пересчёт обязателен, если существенно изменился объём поступлений или выдач: старый лимит может стать либо заниженным (постоянные превышения), либо необоснованно завышенным.
Расчёт лучше оформить отдельным приложением к приказу. Тогда при смене лимита издаётся новый приказ с новым расчётом, а история изменений сохраняется в документах — это упрощает ответы на запросы банка и налоговой.
Где указать лимит кассы в 1С:Бухгалтерии
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 лимит остатка кассы задаётся в карточке организации. Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Организации»), найдите поле «Лимит остатка кассы» и введите рассчитанную сумму. В ряде версий конфигурации это поле находится в учётной политике организации или в настройках кассовых документов.
Указанный лимит используется при формировании кассовой книги и отчётов по кассе: программа сопоставляет остаток на конец дня с установленным значением. Это позволяет бухгалтеру ежедневно видеть превышение и своевременно оформлять сдачу наличных в банк документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк».
Если в программе ведётся учёт по нескольким организациям, лимит задаётся для каждой отдельно — по своему приказу и своему расчёту. Общего лимита на группу компаний не существует.
- 1Рассчитайте лимит по выбранной формуле и оформите приказ с приложением-расчётом
- 2Откройте «Главное» → «Организации» и выберите нужную организацию
- 3Найдите поле «Лимит остатка кассы» и введите сумму из приказа
- 4Сохраните карточку организации
- 5Сформируйте кассовую книгу за текущий день и сверьте остаток с лимитом
- 6При превышении оформите РКО «Взнос наличными в банк» на сумму превышения
Контроль остатка и работа с превышением
Контроль сводится к ежедневной сверке: остаток по счёту 50 «Касса» на конец дня не должен превышать установленный лимит. Исключение — дни выплаты зарплаты и иных выплат работникам: в эти дни разрешается хранить в кассе сверхлимитные наличные, предназначенные для выдачи.
В 1С контроль удобно строить на кассовой книге (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → отчёт «Кассовая книга») и на оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50. Если остаток на конец дня превышает лимит, разница должна быть сдана в банк в тот же или ближайший рабочий день.
Превышение лимита — административное нарушение по статье 15.1 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и организаций различается, причём для юридических лиц он существенно выше. Именно поэтому регулярный контроль в программе дешевле, чем разовая проверка банка.
Как проверить результат
Не превышает лимит из приказа
Остаток выше лимита без оформленной сдачи в банк
Приказ издан, расчёт приложен, формула и периоды указаны
Лимит есть только в 1С, документального оформления нет
Формируется ежедневно, остатки сходятся с ОСВ по счёту 50
Есть дни без проводки остатка или расхождения с ОСВ
Сверхлимитные суммы соответствуют ведомостям на выплату
Превышение не связано с выплатами работникам
Проверка расчёта и типичные вопросы по настройке
После установки лимита полезно провести контрольную проверку: сформировать кассовую книгу за последний месяц и сопоставить ежедневные остатки с новым лимитом. Если превышения возникают регулярно, значит, либо лимит занижен (пересчитайте его по периоду с большими оборотами), либо нарушена дисциплина сдачи выручки.
В нетиповых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) лимит кассы может задаваться отдельно по каждой кассе предприятия, а не только по организации в целом. Там контроль реализован через настройки касс и отчёты по денежным средствам — принцип тот же, но проверять нужно остаток по каждой кассе.
Что важно запомнить
Лимит кассы считается по одной из двух формул Указания № 3210-У, закрепляется приказом с расчётом и вносится в карточку организации в 1С. Малые предприятия и ИП вправе отказаться от лимита, но отказ тоже оформляется приказом. Ежедневный контроль остатка по счёту 50 защищает от штрафов за превышение.
Частые вопросы
Обязательно ли согласовывать лимит кассы с банком?
Нет. Согласование с банком отменено: организация устанавливает лимит самостоятельно приказом руководителя. Банк лишь контролирует соблюдение кассовой дисциплины и может направить сведения о нарушениях в налоговый орган.
Можно ли изменить лимит кассы в середине года?
Да. Лимит можно пересматривать в любой момент, издав новый приказ с новым расчётом. Обычно это делают при росте или падении оборотов наличных, открытии новых точек продаж или изменении графика инкассации.
Что будет, если лимит кассы не установлен вообще?
Для организации, не относящейся к малым предприятиям, отсутствие приказа означает нулевой лимит: любой остаток наличных на конец дня считается превышением и может повлечь штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Малому предприятию достаточно издать приказ об отказе от установления лимита.
Нужно ли устанавливать лимит, если вся выручка безналичная?
Если наличных операций нет совсем, кассовая дисциплина в части лимита фактически не применяется. Но если наличные периодически снимаются со счёта на хозяйственные нужды, лимит лучше установить по формуле выдач — иначе любой несданный остаток формально будет превышением.
Где в 1С посмотреть, не превышен ли лимит кассы?
Сформируйте отчёт «Кассовая книга» за нужный день или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50. Сравните остаток на конец дня с лимитом, указанным в карточке организации. В некоторых конфигурациях доступны специализированные отчёты по контролю кассовых остатков.
Распространяется ли лимит на дни выплаты зарплаты?
Нет. В дни выплат заработной платы, стипендий и иных выплат работникам организация вправе хранить в кассе наличные сверх лимита в пределах сумм, предназначенных для выдачи по ведомостям. После окончания срока выплат невыданные суммы депонируются и сдаются в банк.