Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С провести расчет с самозанятыми
Как отразить в 1С расчеты с самозанятыми: договор ГПХ, акт, чек из «Мой налог», проводки, оплата и проверка статуса исполнителя. Практическая инструкция для бухгалтера.
Расчеты с самозанятыми — плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) — стали рутинной операцией, но в 1С они оформляются иначе, чем выплаты штатным сотрудникам или обычным подрядчикам. У самозанятого нет НДФЛ, который удерживает заказчик, нет страховых взносов и нет обязанности сдавать за него персонифицированную отчетность — при условии, что исполнитель действительно имеет действующий статус и выдал чек из приложения «Мой налог».
Главный риск при таких расчетах — переквалификация отношений в трудовые или выплата человеку, который уже утратил статус самозанятого. В обоих случаях компания рискует получить доначисление взносов и НДФЛ. Поэтому работа в 1С начинается не с документа оплаты, а с проверки статуса исполнителя и правильного оформления договора.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса и заведения контрагента до отражения акта, оплаты и контроля чеков. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0 — в других конфигурациях названия документов могут отличаться, но логика та же.
Проверка статуса самозанятого перед началом работы
Прежде чем заводить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно состоит на учете как плательщик НПД. Проверка выполняется через сервис ФНС по ИНН: сервис показывает, действителен ли статус на конкретную дату. Проверять нужно дважды — на дату подписания договора и на дату оказания услуги (выдачи чека), потому что статус можно утратить в любой момент.
В свежих релизах «1С:Бухгалтерии» есть встроенная проверка контрагентов, которая в том числе запрашивает статус самозанятого по данным ФНС. Если ваш релиз это поддерживает, проверка запускается прямо из карточки контрагента. Результат проверки сохраните — при споре с налоговой он подтвердит, что вы проявили должную осмотрительность.
Отдельно проверьте ограничения режима НПД: самозанятый не вправе оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет, и не может перепродавать товары, выполнять работы по агентским договорам и в ряде других случаев. Нарушение этих условий делает выплату проблемной независимо от корректности оформления в 1С.
Договор с самозанятым и карточка контрагента в 1С
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор: подряда, оказания услуг, авторского заказа — в зависимости от предмета. В договоре обязательно указывают, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и включают его обязательство уведомить заказчика об утрате статуса. Это не освобождает от проверки, но усиливает позицию компании при претензиях.
В 1С самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН, при наличии — адрес и банковские реквизиты для оплаты. Договор создается с видом «С поставщиком», поскольку самозанятый выступает исполнителем работ или услуг. Отдельного предопределенного вида договора «с самозанятым» в типовой конфигурации нет — принадлежность к НПД фиксируется в учетной политике, аналитике или комментарии, а не в типе договора.
Отражение услуг самозанятого в учете
Документальное основание расчета — акт (или иной документ об оказании услуг) и чек из приложения «Мой налог». В «1С:Бухгалтерии» оформляется документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)»: указывается контрагент, договор, номенклатура услуги, сумма. НДС в документе отсутствует — самозанятые его не начисляют, ставку выбирают «Без НДС».
Проводки формируются стандартные: Дт счета затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуги) и Кт 60.01 или 76.05, если для расчетов с физлицами вы выделили отдельный счет. Многие компании заводят для самозанятых отдельную аналитику на 76 счете, чтобы расчеты с ними не смешивались с поставщиками-юрлицами и было проще контролировать наличие чеков по каждой сумме.
Чек из «Мой налог» в базу не загружается автоматически в типовой конфигурации — его прикладывают к документу как скан или хранят в электронном архиве, а номер и дату чека фиксируют в комментарии к поступлению. Это критично: без чека расходы могут не признать в налоговом учете, а выплату — переквалифицировать.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на дату оказания услуги
- 2Создайте документ «Поступление: услуги (акт)» от контрагента-физлица по договору ГПХ
- 3Укажите ставку «Без НДС», счет затрат и счет расчетов 60.01 или 76.05
- 4Получите чек из «Мой налог», запишите его номер и дату в комментарий документа
- 5Прикрепите скан чека к документу или вложите в архив первички
Оплата самозанятому через банк и кассу
Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Платеж на карту или счет физлица — обычная операция, налоговым агентом по НДФЛ компания при этом не становится: налог на профессиональный доход самозанятый платит сам через приложение. Назначение платежа лучше формулировать со ссылкой на договор и указанием, что НДС не облагается.
Проводка по оплате — Дт 60.01 (76.05) Кт 51. Если расчет идет через кассу наличными, используется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Учтите, что при наличных расчетах с физлицом порядок выдачи чека тот же — самозанятый формирует его в «Мой налог», а не на кассе заказчика.
После оплаты сверьте взаиморасчеты: по договору не должно оставаться ни дебиторской, ни кредиторской задолженности, если расчет полный. Остаток по 60 или 76 счету после закрытия сделки — повод проверить, не зависла ли предоплата или не проведен ли акт дважды.
Как проверить результат
Сальдо нулевое после акта и оплаты
Висит аванс или долг без документа-основания
Номер и дата чека зафиксированы в документе, скан приложен
Оплата есть, чека нет — расход под угрозой непризнания
Самозанятый отсутствует в регистрах НДФЛ и взносов
Сумма попала в 6-НДФЛ или РСВ — ошибка в настройке физлица
Налоги, взносы и отчетность: что не нужно делать
Ключевая особенность расчетов с самозанятыми — заказчик не является налоговым агентом. НДФЛ с выплаты не удерживается, страховые взносы не начисляются, в 6-НДФЛ и РСВ такие суммы не включаются. Если физлицо в вашей базе заведено в справочник «Физические лица» и подтянулось в зарплатные регистры, проверьте, что по нему не создаются начисления — иначе отчетность исказится.
В налоговом учете расходы на услуги самозанятого признаются на общих основаниях — при наличии акта и чека. Именно чек подтверждает, что исполнитель уплатил НПД, и служит защитой от претензий. Рекомендуемая практика — сверять чеки ежемесячно: каждой выплате должен соответствовать чек на ту же сумму и от того же ИНН.
Типичные сценарии и особые случаи
Аванс самозанятому
Предоплата оформляется обычным списанием с расчетного счета с видом «Оплата поставщику» — зачет аванса произойдет автоматически при проведении акта. Проблема в том, что чек самозанятый обязан выдать при получении дохода, то есть уже на аванс. Контролируйте, чтобы чек был выдан на сумму предоплаты, а при закрытии сделки — на остаток.
Самозанятый оказывает услуги регулярно
Если выплаты одному исполнителю идут каждый месяц в фиксированной сумме за однотипные задачи, это маркер трудовых отношений. С точки зрения 1С документы оформляются так же, но с точки зрения рисков стоит пересмотреть формат сотрудничества: варьировать объем и состав услуг по актам либо переводить человека в штат.
Утрата статуса в середине периода
Если выяснилось, что на дату акта статуса уже не было, выплату нужно переоформить как доход обычного физлица по договору ГПХ: удержать НДФЛ, начислить взносы на выплату сверх НДФЛ и включить суммы в отчетность. В 1С для этого используют документы учета договоров ГПХ с физлицами, а не поступление услуг от контрагента.
Как выбрать действие
Контроль и сверка расчетов с самозанятыми
Раз в месяц или квартал полезно делать контрольную сверку: выгрузить обороты по счетам расчетов с самозанятыми, сопоставить каждую выплату с чеком и актом, проверить актуальность статусов действующих исполнителей. Такая сверка занимает немного времени, но снимает основные риски: отсутствующие чеки, «просроченные» статусы и зависшие авансы.
Для управленческого контроля удобно вести отдельный субконто или группу контрагентов «Самозанятые» — тогда отчет по расчетам строится одним отбором, а при проверке легко показать полный комплект документов по каждому исполнителю: договор, акт, чек, платежку, результат проверки статуса.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо по договору ГПХ: поступление услуг без НДС, оплата через банк, никаких НДФЛ и взносов. Безопасность сделки обеспечивают три вещи: действующий статус на дату услуги, чек из «Мой налог» по каждой выплате и отсутствие признаков трудовых отношений.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет, если на дату оказания услуги исполнитель имел действующий статус плательщика НПД и выдал чек из «Мой налог». Налог он платит сам. Если статуса не было — выплата считается доходом обычного физлица, и заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить взносы.
Каким документом в 1С оформить услуги самозанятого?
В «1С:Бухгалтерии 8» — документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги (акт)». Контрагент — физическое лицо, ставка «Без НДС», счет расчетов 60.01 или выделенный 76.05. Номер и дату чека фиксируют в комментарии.
Обязателен ли чек из «Мой налог», если есть акт?
Да. Акт подтверждает факт оказания услуги, а чек — что исполнитель применил НПД и уплатил налог. Без чека налоговая может не признать расход и доначислить НДФЛ со взносами, посчитав выплату доходом обычного физлица.
Можно ли работать с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?
Только если с даты увольнения прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работодателю раньше этого срока не подпадают под НПД, даже если статус формально действует и чек выдан.
Как проверить статус самозанятого прямо из 1С?
В актуальных релизах «1С:Бухгалтерии» работает сервис проверки контрагентов, который по ИНН запрашивает в ФНС в том числе статус плательщика НПД. Если функция недоступна, используйте бесплатный сервис на сайте ФНС и сохраняйте скриншот или PDF результата проверки.
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Запросите чек письменно и приостановите следующие выплаты до его получения. Если чек так и не предоставлен, оцените риск признания расхода: без чека безопаснее удержать НДФЛ и начислить взносы, переоформив выплату как доход физлица по ГПХ.