Как провести прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемые товары — это импортные товары из утверждённого перечня, по которым государство контролирует движение от ввоза до конечного владельца. Каждой партии присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ), и все операции с таким товаром отражаются в учёте с указанием этого номера. В 1С для этого предусмотрен специальный механизм: реквизиты РНПТ в документах, уведомления о ввозе, перемещении и отчуждении, а также контроль остатков.

Ошибки в учёте прослеживаемых товаров приводят к реальным последствиям: штрафам за непредставление уведомлений, расхождениям при сверке с ФНС и блокировке вычетов НДС. Поэтому важно не просто «провести документ», а выстроить корректную цепочку: включить прослеживаемость в настройках, указать РНПТ при поступлении, правильно оформить реализацию и вовремя отправить уведомления.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 и 1С: Комплексная автоматизация / ERP, где механизм прослеживаемости встроен в поставку. Ниже разобраны все этапы — от настройки до проверки результата.

Проверьте, подпадает ли товар под прослеживаемость

Прослеживаемость распространяется на товары из перечня, утверждённого постановлением Правительства РФ № 807. В него входят, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, одежды, детских колясок и других категорий. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС, который указан в декларации на товары или в документах поставщика.

Практический признак: если поставщик в счёте-фактуре или УПД указал РНПТ и количество в дополнительной единице измерения (графа «прослеживаемый товар»), значит, товар прослеживаемый, и вы обязаны отражать его движение. Если вы сами импортёр, РНПТ формируется при выпуске декларации на товары.

Проверить код ТН ВЭД можно через открытые классификаторы или запросив у поставщика подтверждение. Не полагайтесь на название товара — одна и та же номенклатурная позиция может относиться к разным кодам в зависимости от характеристик.

Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках 1С

В 1С: Бухгалтерии 3.0 откройте раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» или перейдите в «Администрирование» → «Параметры учёта» и установите флажок учёта прослеживаемых товаров в разделе «Закупки» либо в настройках функциональности («Главное» → «Функциональность», закладка «Запасы» / «Торговля»). Точное расположение зависит от релиза конфигурации.

После включения функциональности в документах поступления и реализации появятся колонки «РНПТ», «Количество по РНПТ» и связанные с ними реквизиты, а в разделе «Операции» станут доступны уведомления о ввозе, перемещении и отчуждении прослеживаемых товаров.

В 1С: ERP и Комплексной автоматизации прослеживаемость включается через «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты» / «Закупки», а также требует настройки вида номенклатуры: для прослеживаемых позиций создаётся отдельный вид номенклатуры с признаком «Прослеживаемый товар».

Заполните карточку номенклатуры

Для каждой прослеживаемой позиции укажите в карточке номенклатуры код ТН ВЭД — в типовых конфигурациях это отдельный реквизит со ссылкой на классификатор. Именно по коду ТН ВЭД программа определяет, что товар прослеживаемый, и подставляет требуемую дополнительную единицу измерения.

Если единица прослеживаемости (например, «штука») отличается от основной единицы хранения (например, «упаковка»), задайте коэффициент пересчёта. От этого зависит правильность количественного учёта по РНПТ: при продаже части партии программа будет списывать количество в единицах прослеживаемости.

Проверьте, что классификатор ТН ВЭД в базе актуален — коды периодически обновляются. При необходимости загрузите обновления через встроенный механизм обновления классификаторов.

Оформите поступление прослеживаемого товара

При покупке у российского поставщика создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». В табличной части заполните колонки «РНПТ» и «Количество по РНПТ» — эти данные берите из УПД поставщика. Один РНПТ может встречаться в нескольких строках, если партия разбита по позициям.

Если вы импортёр и ввозите товар сами, сначала оформите документ поступления, затем на его основании создайте «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» (раздел «Операции» → «Уведомления о ввозе прослеживаемых товаров»). В уведомлении укажите данные декларации на товары, РНПТ и количество. Уведомление подписывается и отправляется в ФНС в установленный срок.

После проведения документа проверьте, что товар встал на учёт как прослеживаемый: откройте движения документа и убедитесь, что сформированы записи по регистру прослеживаемых товаров с указанием РНПТ и количества.

1. 1
   Создайте документ поступления и заполните шапку
2. 2
   В табличной части укажите РНПТ и количество по РНПТ из УПД поставщика
3. 3
   Проверьте код ТН ВЭД и единицу прослеживаемости в карточке номенклатуры
4. 4
   Проведите документ и откройте движения по регистру прослеживаемых товаров
5. 5
   При импорте создайте уведомление о ввозе и отправьте его в ФНС

Проведите реализацию и перемещение

При продаже прослеживаемого товара создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа подставит доступные РНПТ автоматически по остаткам (обычно по методу ФИФО), но вы можете вручную выбрать конкретный номер партии, если отгружаете определённую партию. Количество по РНПТ в реализации не должно превышать остаток по этому номеру.

В печатной форме УПД данные о прослеживаемости выводятся в специальных графах: РНПТ, код единицы измерения прослеживаемости и количество. Покупатель-юрлицо получит эти сведения и продолжит цепочку учёта у себя.

При перемещении товара между обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, оформляется «Уведомление о перемещении прослеживаемых товаров». При операциях, не связанных с реализацией (возврат поставщику, передача на комиссию, списание), используется «Уведомление об отчуждении» или соответствующий вид уведомления, предусмотренный конфигурацией.

Сформируйте и отправьте уведомления в ФНС

Уведомления о ввозе, перемещении и отчуждении прослеживаемых товаров представляются в ФНС в электронном виде по утверждённым форматам. В 1С они создаются в разделе «Операции» → соответствующий журнал уведомлений, либо на основании первичных документов.

Перед отправкой проверьте заполнение обязательных реквизитов: ИНН/КПП организации, РНПТ, количество, дату и номер первичного документа. Программа выполняет встроенную проверку формата — не игнорируйте её предупреждения, они часто указывают на реальные ошибки в данных.

Отправка выполняется через встроенный сервис 1С-Отчётность или через выгрузку файла и загрузку в личном кабинете налогоплательщика. После отправки дождитесь квитанции о приёме: уведомление считается представленным только после подтверждения ФНС.

Проверьте результат и контролируйте остатки

Для контроля используйте отчёт «Прослеживаемые товары» (в Бухгалтерии — «Отчёты» → «Прослеживаемые товары», в ERP — аналогичный отчёт в разделе закупок или складского учёта). Он показывает остатки и движение товаров в разрезе РНПТ и позволяет сверить данные учёта с фактическими остатками на складе.

Периодически сверяйте данные с ФНС через личный кабинет: налоговая видит цепочку движения товара по уведомлениям всех участников, и расхождения (например, поставщик не подал уведомление о ввозе) могут стать предметом запроса. Также выполняйте инвентаризацию прослеживаемых товаров с контролем по номерам РНПТ.

Признак корректного учёта: остаток по каждому РНПТ в отчёте совпадает с фактическим наличием, реализации не превышают поступления по номеру партии, все уведомления отправлены и приняты ФНС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по РНПТ в отчёте

Норма

Совпадает с фактическим остатком на складе

Тревожный признак

Отрицательный остаток или зависшие номера без товара

УПД при реализации

Норма

Заполнены графы с РНПТ и количеством прослеживаемости

Тревожный признак

Графы пустые или количество не совпадает с накладной

Уведомления в ФНС

Норма

Статус «Принято», есть квитанция

Тревожный признак

Отказ в приёме или уведомление не отправлено

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — несовпадение количества в единицах хранения и единицах прослеживаемости из-за неверного коэффициента пересчёта в карточке номенклатуры. Вторая типичная ошибка — указание РНПТ не из документа поставщика, а «по памяти» или копированием из прошлой накладной: номера уникальны для каждой партии.

Также бухгалтеры нередко забывают отправить уведомление о ввозе при импорте или о перемещении между филиалами, сосредоточившись только на поступлении и реализации. Ещё одна ошибка — проведение возврата от покупателя без восстановления РНПТ, из-за чего остаток по номеру «зависает».

Частые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Запросите у поставщика исправленный УПД с указанием РНПТ, если товар действительно прослеживаемый. Если товар не входит в перечень, попросите письменное подтверждение с кодом ТН ВЭД. Проводить поступление прослеживаемого товара без номера нельзя — цепочка прослеживаемости разорвётся.

Нужно ли указывать РНПТ при продаже физическому лицу в розницу?

При розничной продаже конечному потребителю документы с РНПТ покупателю не выдаются, но внутренний учёт по номерам партий вести нужно: товар списывается с остатков прослеживаемости. В типовых конфигурациях розничные продажи через отчёты о розничных продажах также учитывают РНПТ при включённой функциональности.

Как исправить ошибочно указанный РНПТ в проведённом документе?

Распроведите документ, исправьте номер и проведите заново, если период ещё открыт. Если документ в закрытом периоде или по нему уже выдан УПД покупателю, оформите корректировку поступления или реализации с правильными данными и при необходимости выставьте исправленный УПД.

Один товар пришёл с несколькими РНПТ — как проводить?

Разбейте позицию в табличной части поступления на несколько строк: одна строка — один РНПТ со своим количеством. При реализации программа будет списывать остатки по каждому номеру отдельно или позволит выбрать нужную партию вручную.

Что делать с остатками товара, который стал прослеживаемым после ввода в эксплуатацию учёта?

Для остатков, образовавшихся до начала применения прослеживаемости по конкретному товару, предусмотрен переходный порядок: оформляется уведомление об остатках с присвоенными номерами. В 1С для этого используется специальный документ ввода остатков прослеживаемых товаров — проверьте его наличие в вашем релизе конфигурации.