Как создать акт сверки взаиморасчётов в 1С УТ

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. В 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) для этого есть штатный документ «Сверка взаиморасчётов», который формируется автоматически по данным учёта и выводится на печать в типовой форме.

Механизм одинаково работает и для покупателей, и для поставщиков: программа собирает обороты по документам расчётов за выбранный период и раскладывает их по табличным частям «Отгрузка» и «Оплата». Ручной ввод каждой строки не требуется — достаточно правильно задать параметры и проверить результат.

Ниже разобран полный цикл: где находится документ, какие параметры задать, как заполнить его автоматически, проверить корректность данных, вывести печатную форму и что делать, если суммы не сходятся с данными контрагента.

Где находится документ сверки в УТ 11

Документ «Сверка взаиморасчётов» доступен в нескольких разделах интерфейса. Основной путь: раздел «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» — для сверки с покупателями. Для поставщиков тот же журнал открывается через «Закупки» → «Сверки взаиморасчётов». Это один и тот же список документов, различается только отбор по типу партнёра.

Если команда не видна в панели навигации раздела, откройте настройку панели (кнопка с шестерёнкой или «Настройка навигации») и добавьте пункт «Сверки взаиморасчётов» в список видимых команд. Также документ можно найти через общий поиск по программе — введите «сверка» в строке поиска функций.

Для работы с документом пользователю нужны права на раздел взаиморасчётов. Если кнопка «Создать» недоступна, проверьте роль пользователя у администратора — обычно достаточно профиля менеджера по продажам или бухгалтера.

Создание документа и основные параметры

Нажмите «Создать» в журнале сверок. В шапке документа заполните ключевые поля:

• Организация — от имени какой организации ведётся сверка. Если в базе одна организация, поле подставится автоматически.
• Контрагент — партнёр, с которым сверяются расчёты.
• Период сверки — дата начала и дата окончания. Сверка обычно делается за квартал, полугодие или год, но не запрещено выбирать произвольный интервал.
• Валюта — валюта взаиморасчётов. Для рублёвых договоров оставьте рубли.

Обратите внимание на флажки детализации: можно сверять расчёты по договору, по конкретному соглашению или по контрагенту в целом. Если с контрагентом несколько договоров и нужен акт по одному из них — обязательно укажите договор, иначе в документ попадут операции по всем договорам сразу.

Автоматическое заполнение табличных частей

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта» (в некоторых версиях команда называется «Заполнить по данным организации»). Программа соберёт все документы расчётов за период и разнесёт их по табличным частям:

• «Отгрузка» (дебет) — реализации товаров и услуг, корректировки реализации, возвраты от покупателя со стороны поставщика.
• «Оплата» (кредит) — поступления оплаты, взаимозачёты, возвраты товаров поставщику.

По каждой строке выводится документ-основание, его дата, номер и сумма. Сальдо на начало периода программа рассчитывает автоматически и показывает в шапке или в начале таблицы — это задолженность, с которой начинался период сверки.

Если контрагент прислал свою версию акта, табличную часть можно заполнить вручную или скорректировать: добавить строки, которых нет в вашей базе (например, оплату, которую контрагент провёл, а вы ещё нет), пометив их как данные контрагента. В типовой форме для этого предусмотрено поле отражения расхождений.

1. 1
   Откройте «Продажи» или «Закупки» → «Сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учёта» и проверьте табличные части
4. 4
   Сверьте сальдо на начало и конец периода с отчётом «Задолженность клиентов»
5. 5
   Проведите документ и выведите печатную форму через кнопку «Печать»

Проверка корректности данных перед печатью

Перед тем как отправлять акт контрагенту, убедитесь, что данные в документе совпадают с аналитическими отчётами. Откройте отчёт «Задолженность клиентов» (для покупателей) или «Задолженность поставщикам» (раздел «Продажи»/«Закупки» → «Отчёты») на дату окончания сверки и сравните итоговое сальдо.

Если суммы не совпадают, типичные причины таковы: непроведённые документы оплаты, документы, попавшие за границы периода сверки, документы по другому договору или в другой валюте, а также ручные операции по зачёту задолженности, не отражённые стандартными документами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с отчётом «Задолженность клиентов» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые или лишние документы

Состав строк табличной части

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют по одному разу

Тревожный признак

Документы продублированы или отсутствуют

Сальдо на начало периода

Норма

Равно сальдо на конец предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Начальное сальдо «пляшет» — были изменения задним числом

Печатная форма и отправка контрагенту

Для вывода акта на печать нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов» в форме документа. Типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами организации и контрагента, период сверки, таблицу операций с разбивкой на дебет и кредит, а также итоговое сальдо с расшифровкой задолженности прописью.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены актуальные реквизиты — наименование, ИНН, КПП, адрес. Эти данные подтягиваются в форму автоматически, и ошибка в карточке попадёт в каждый акт.

Готовый акт можно сохранить в PDF через стандартную команду «Сохранить» в форме предварительного просмотра и отправить контрагенту по электронной почте или через ЭДО, если обмен настроен. Подписанный обеими сторонами акт хранится вместе с прочими первичными документами.

Удобно формировать сверки пакетно в конце квартала: создайте документы по всем активным контрагентам с задолженностью, предварительно получив их список из отчёта по задолженности с отбором «сальдо не равно нулю». Это сокращает ручную работу и не даёт пропустить контрагентов с мелкими остатками.

Расхождения с данными контрагента: что делать

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите править учётные документы. Сначала локализуйте разницу: попросите контрагента прислать его версию акта и сравните построчно. Чаще всего расхождения вызваны оплатой, проведённой в конце периода и не дошедшей до одной из сторон, либо документом с разными датами у двух сторон.

В документе сверки расхождения можно отразить прямо в табличной части, добавив строки по данным контрагента — в печатной форме тогда выводится блок «По данным контрагента» с итоговой суммой расхождения. Это стандартная практика: акт фиксирует не только совпадение, но и спорную разницу, которую стороны берут в работу.

Исправляйте учётные документы только после того, как причина расхождения подтверждена первичкой: платёжным поручением, накладной, УПД. Корректировка «под чужой акт» без документального подтверждения приводит к искажению учёта.

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: типовая сверка в УТ 11 показывает расчёты в разрезе документов, а не бухгалтерских счетов. Если ваша компания ведёт учёт в связке УТ + БП, акт из УТ может отличаться от оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60 и 62 из-за ручных бухгалтерских операций. В такой схеме сверку с контрагентом обычно формируют из той программы, где ведётся первичный учёт расчётов.

FAQ

Можно ли сделать сверку сразу по всем контрагентам?

Штатного массового создания документов сверки в УТ 11 нет — каждый акт создаётся отдельно. Ускорить процесс можно, сформировав отчёт по задолженности, скопировав список контрагентов с ненулевым сальдо и создавая документы копированием: меняется только контрагент, остальные параметры и период сохраняются.

Почему акт заполнился пустым, хотя продажи были?

Проверьте три вещи: совпадает ли организация в акте с организацией в документах реализации, проведены ли сами документы, и не ведутся ли расчёты с этим контрагентом в другой валюте или по другому договору, чем указано в отборе сверки. Также убедитесь, что период сверки захватывает даты документов.

Как вывести в акте задолженность прописью и подписи?

Итоговое сальдо прописью выводится в типовой печатной форме автоматически. Подписи руководителя и бухгалтера подтягиваются из данных организации — если поля пустые, проверьте заполнение ответственных лиц в карточке организации. При необходимости подписанта можно указать вручную в параметрах печатной формы, если ваша версия конфигурации это поддерживает.

Отличается ли сверка с поставщиком от сверки с покупателем?

Механизм тот же, меняется только знак сальдо: для покупателя его долг выводится как дебиторская задолженность, для поставщика ваша задолженность перед ним — как кредиторская. Документ создаётся из раздела «Закупки», а состав табличных частей формируется по поступлениям и оплатам поставщику.

Что делать, если контрагент просит сверку по счёту-фактуре или заказу?

Укажите в документе детализацию по конкретному договору или соглашению — это сузит выборку. Детализация до отдельного заказа в типовой печатной форме не предусмотрена, но каждая строка акта содержит документ-основание, по которому контрагент легко идентифицирует сделку.

Нужно ли проводить документ сверки?

Да, документ следует провести — это фиксирует его в журнале и позволяет вывести печатную форму. На взаиморасчёты и бухгалтерские итоги проведение сверки не влияет: документ носит информационный характер и не формирует движений, меняющих задолженность.