Как провести основное средство в 1С при УСН

Принятие основного средства к учёту при упрощённой системе налогообложения отличается от общего режима: амортизация в налоговом учёте не начисляется, а стоимость объекта списывается в расходы равными долями на последнее число каждого квартала в течение года приобретения. В 1С:Бухгалтерии эта логика реализована через цепочку документов, и если что-то заполнено неверно, расходы в КУДиР не попадут или попадут с ошибкой.

Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3 и объект УСН «доходы минус расходы». Для объекта «доходы» расходы на ОС не влияют на налог, но корректный бухгалтерский учёт всё равно обязателен. Ниже разобраны подготовка справочников, оформление поступления и принятия к учёту, проверка проводок и регистров, а также типичные ошибки, из-за которых стоимость объекта «зависает» без списания.

Что считается основным средством при УСН

При упрощёнке к основным средствам относят имущество, которое признаётся амортизируемым по правилам главы 25 НК РФ: срок полезного использования больше 12 месяцев и первоначальная стоимость выше лимита, установленного для налогового учёта (для налогового учёта действует порог 100 000 рублей). В бухгалтерском учёте организация вправе установить свой лимит стоимости в учётной политике, но не выше 40 000 рублей по стандартным правилам ПБУ 6/01, а при применении ФСБУ 6/2020 лимит определяется организацией самостоятельно с учётом существенности.

Практическое следствие: объект, который в бухгалтерском учёте является основным средством, в налоговом учёте при УСН может списываться сразу как материальный расход, если его стоимость не превышает налоговый лимит. В 1С это различие обрабатывается автоматически, если верно заполнены документы, поэтому важно не «выдумывать» ручные проводки, а пользоваться штатными документами.

Подготовка программы: настройки и справочники

До ввода документов убедитесь, что в настройках учётной политики (раздел «Главное» → «Учётная политика») выбрана система налогообложения «Упрощённая» и указан правильный объект налогообложения. Если объект «доходы минус расходы», программа будет формировать записи в регистрах книги учёта доходов и расходов по основным средствам.

Проверьте справочник «Основные средства» (раздел «Справочники»). Карточка объекта создаётся автоматически при поступлении, но название лучше сразу привести к понятному виду с инвентарным номером — это упрощает инвентаризацию и поиск при выбытии. Также убедитесь, что в справочнике «Способы отражения расходов» есть нужный способ амортизации для бухгалтерского учёта (обычно на счёт затрат 20, 25, 26 или 44 с аналитикой подразделения).

Шаг 1. Оформляем поступление объекта

Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выбор вида операции зависит от того, требует ли объект монтажа и доработки:

• «Основные средства» — объект готов к использованию сразу (ноутбук, мебель, оргтехника). Стоимость сразу попадает на счёт 08.04;
• «Оборудование» — объект требует монтажа. Стоимость идёт на счёт 07, затем передаётся в монтаж документом «Передача оборудования в монтаж»;
• «Объекты строительства» — для объектов, создаваемых подрядным или хозяйственным способом.

В табличной части укажите номенклатуру типа «Основные средства», количество, цену и счёт учёта. Если поставщик с НДС — при УСН входной налог включается в стоимость объекта, вычет не применяется. Проверьте, чтобы программа не создала счёт 19 с отдельной строкой вычета: в типовой конфигурации при УСН НДС автоматически относится в стоимость, но при нестандартных настройках это стоит проконтролировать по проводкам.

Дополнительные расходы (доставка, настройка, пусконаладка) отразите документом «Поступление доп. расходов» или «Поступление услуг» с указанием объекта — они увеличат первоначальную стоимость на счёте 08.

Шаг 2. Принятие к учёту ОС

Ключевой документ — «Принятие к учёту ОС» (раздел «ОС и НМА»). Создайте его на основании поступления или вручную. Заполните вкладки последовательно:

• Внеоборотный актив — способ поступления «По договору», счёт 08.04, объект строительства не заполняется при обычной покупке;
• Основные средства — выберите карточку объекта, укажите инвентарный номер, дату ввода в эксплуатацию;
• Бухгалтерский учёт — счёт 01.01, порядок погашения стоимости «Начисление амортизации», способ амортизации (обычно линейный), срок полезного использования в месяцах, способ отражения расходов;
• Налоговый учёт (УСН) — порядок включения стоимости в состав расходов: «Включить в состав расходов» для платных объектов, введённых в эксплуатацию; дата оплаты подтянется из платёжных документов либо укажите её вручную.

1. 1
   Проверьте учётную политику: УСН, объект налогообложения, лимит стоимости ОС в бухучёте
2. 2
   Оформите «Поступление (акты, накладные)» с видом «Основные средства» или «Оборудование»
3. 3
   Отразите допрасходы (доставка, монтаж) на счёт 08 при необходимости
4. 4
   Оплатите поставщику выпиской банка или введите оплату до закрытия квартала
5. 5
   Создайте «Принятие к учёту ОС»: счёт 01.01, СПИ, способ амортизации, порядок расходов УСН
6. 6
   Выполните «Закрытие месяца» и проверьте регламентные операции по амортизации и расходам УСН
7. 7
   Сформируйте КУДиР и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01 для контроля

Срок полезного использования определяйте по Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы. Если точного кода объекта в классификации нет, срок устанавливается исходя из рекомендаций производителя или ожидаемого периода использования — зафиксируйте обоснование в приказе.

Как списывается стоимость в расходы УСН

Если объект приобретён в период применения УСН, его стоимость включается в расходы с момента ввода в эксплуатацию равными долями на последнее число отчётного периода (квартала) в течение налогового периода. Пример: объект за 400 000 рублей принят к учёту и оплачен в феврале — в расходы попадёт по 100 000 рублей 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.

Если объект принят к учёту в четвёртом квартале, вся стоимость спишется одной суммой 31 декабря. Если оплата прошла частями или в следующем году, в расходы идёт только оплаченная часть — поэтому даты оплаты в документе принятия к учёту критичны.

В программе эти записи формируются регламентной операцией «Признание расходов по ОС и НМА (УСН)» при закрытии месяца. Проверить результат можно в отчёте «Книга учёта доходов и расходов (УСН)» — раздел II «Расчёт расходов на основные средства» и итоговая строка расходов раздела I.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 01.01

Норма

Дебетовое сальдо равно первоначальной стоимости принятых объектов

Тревожный признак

Сальдо на 08.04 после принятия к учёту — объект не переведён на 01

КУДиР, раздел II

Норма

Есть записи по объекту с датами оплаты и долями по кварталам

Тревожный признак

Записей нет — проверьте оплату и порядок включения в расходы

Регламентная операция закрытия месяца

Норма

Операция по расходам УСН выполнена без ошибок

Тревожный признак

Операция пропущена или помечена как неактуальная

Особые сценарии

Объект требует монтажа

Поступление оформляется видом «Оборудование» на счёт 07, затем документом «Передача оборудования в монтаж» стоимость переносится на 08.03 вместе с расходами на монтажные работы. Принятие к учёту оформляется после завершения монтажа общей суммой затрат. Датой ввода в эксплуатацию считается дата готовности объекта, а не дата покупки оборудования.

Основное средство куплено до перехода на УСН

Для объектов, приобретённых на общем режиме, при переходе на УСН остаточная стоимость списывается по особым правилам в зависимости от срока полезного использования: до 3 лет — в течение первого года, от 3 до 15 лет — в течение трёх лет (50 %, 30 %, 20 %), свыше 15 лет — равномерно в течение десяти лет. В 1С такие объекты вводятся документом «Ввод остатков ОС» с указанием остаточной стоимости и порядка признания расходов при переходе.

Оплата в рассрочку или лизинг

При рассрочке расходы признаются по мере фактической оплаты — каждая оплаченная часть списывается долями до конца года. При лизинге учёт зависит от условий договора (объект на балансе лизингополучателя или лизингодателя), и типовая схема с принятием к учёту ОС применяется только когда объект учитывается на вашем балансе. Лизинговые платежи при объекте на балансе лизингодателя отражаются как обычные расходы на услуги.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё одна частая проблема — изменение стоимости после принятия к учёту (корректировка поставщика, дополнительный монтаж). В этом случае оформляется корректировка поступления или документ «Модернизация ОС», а не правка исходного документа задним числом: изменение закрытого периода потребует пересчёта амортизации и расходов УСН.

Частые вопросы

Нужно ли начислять амортизацию при УСН?

В налоговом учёте — нет: стоимость списывается долями по кварталам года приобретения. В бухгалтерском учёте амортизация начисляется в обычном порядке с месяца, следующего за принятием к учёту, если организация не освобождена от ведения бухучёта (а освобождение касается лишь отдельных категорий, например ИП).

Объект стоит меньше 100 000 рублей — как его провести?

В налоговом учёте при УСН это не амортизируемое имущество: стоимость списывается в материальные расходы после оплаты и ввода в эксплуатацию. В 1С такой объект удобнее провести как поступление материалов или через принятие к учёту ОС с немедленным списанием стоимости в налоговом учёте — в зависимости от лимита, установленного учётной политикой для бухучёта.

Оплатили объект частями в разных кварталах — как пойдут расходы?

Каждая оплаченная часть включается в расходы равными долями на последние числа кварталов, оставшихся до конца года с момента оплаты. Программа делает это автоматически по датам платёжных документов, если оплата зарегистрирована в базе.

Купили ОС в декабре, а оплатили в январе — когда списывать?

Расходы признаются в том налоговом периоде, когда выполнены оба условия: объект введён в эксплуатацию и оплачен. При оплате в январе вся стоимость спишется в расходы нового года равными долями по кварталам.

Что делать, если расходы по ОС не попали в КУДиР?

Проверьте по порядку: есть ли оплата по объекту, верный ли порядок включения стоимости в расходы указан в документе принятия к учёту, выполнена ли регламентная операция признания расходов УСН при закрытии месяца. После исправления перепроведите закрытие месяца и сформируйте КУДиР заново.

Можно ли продать основное средство, купленное на УСН?

Можно, но при продаже раньше трёх лет с момента учёта расходов (или десяти лет при СПИ свыше 15 лет) налоговая база пересчитывается по правилам амортизации с доплатой налога и пени. После истечения этих сроков пересчёт не требуется, а доход от продажи включается в доходы УСН.