Как в 1С провести оплату по корпоративной карте

Корпоративная карта в учете 1С — это не отдельный банковский счет организации, а инструмент, через который деньги с расчетного счета или выданные под отчет сотруднику расходуются на хозяйственные нужды. От того, как оформлена карта в банке (привязана к счету компании или к счету сотрудника), зависит схема документов в программе. Ошибка в выборе схемы приводит к зависшим остаткам на счетах 55, 57 или 71 и расхождениям с банковской выпиской.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространенную конфигурацию, но логика документов аналогична в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть банковская выписка по карте и первичные документы от сотрудника: чеки, накладные, акты.

Определите, к какому счету привязана карта

Первый шаг — понять банковскую схему карты, потому что от нее зависит вся цепочка проводок. Возможны два варианта: карта привязана напрямую к расчетному счету организации, либо банк открыл отдельный специальный карточный счет, на который компания перечисляет деньги, а сотрудник их тратит.

Если карта привязана к расчетному счету, каждая оплата сразу списывает деньги со счета 51. Если счет отдельный, в учете появляется промежуточный этап: перечисление на карточный счет (счет 55 «Специальные счета в банках») и последующее списание. Уточнить схему можно в договоре с банком или по выписке: на ней видно, с какого счета уходят средства.

Настройте учет перед первой операцией

Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» заведен держатель карты, а в справочнике «Банковские счета» организации при необходимости добавлен отдельный карточный счет с корректными реквизитами. Если банк выдает выписку по карте отдельным файлом, настройте загрузку выписок через раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» или обмен с клиент-банком.

Также убедитесь, что в учетной политике и настройках плана счетов доступны счета 55 и 71. В типовой 1С:Бухгалтерии они включены по умолчанию, но в переписанных конфигурациях аналитику по подотчетным лицам иногда отключают — тогда документы не дадут выбрать сотрудника.

Отразите списание средств по корпоративной карте

Когда деньги списались с расчетного счета при оплате картой, создайте документ «Списание с расчетного счета». Вид операции зависит от ситуации: если сотрудник оплатил поставщику напрямую и известен контрагент — выбирайте «Оплата поставщику»; если назначение платежа на момент списания не определено или расходы разные — «Перечисление подотчетному лицу».

В документе укажите дату и сумму по выписке, банковский счет организации, сотрудника-держателя карты и контрагента (при прямой оплате поставщику). Проведите документ и проверьте проводки: Дт 71 Кт 51 при выдаче под отчет или Дт 60 Кт 51 при оплате поставщику.

Если карта на отдельном счете

При отдельном карточном счете сначала оформите «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод на другой счет организации» (Дт 55 Кт 51), а затем по факту трат — списание со счета 55 в подотчет сотруднику (Дт 71 Кт 55). В типовой конфигурации для второго шага используют тот же документ с указанием карточного счета.

1. 1
   Получите банковскую выписку по счету или карте
2. 2
   Создайте «Списание с расчетного счета» с нужным видом операции
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму, дату по выписке и контрагента
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки (Дт 71 или 60, Кт 51 или 55)
5. 5
   Получите от сотрудника чеки и оформите авансовый отчет
6. 6
   Сверьте остатки по счетам 55 и 71 с выпиской

Закройте расходы авансовым отчетом

Списание денег — только половина задачи. Пока сотрудник не отчитался, сумма числится как дебиторская задолженность на счете 71. Сотрудник обязан предоставить чеки, БСО, накладные или акты, а бухгалтер оформляет документ «Авансовый отчет» в разделе «Покупки» или «Банк и касса».

В авансовом отчете на вкладке «Авансы» выберите документ выдачи (списание по карте), на вкладках «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» распределите расходы по назначению: материалы, услуги, хозяйственные нужды. После проведения формируются проводки Дт 10, 26, 44, 60 Кт 71, и задолженность сотрудника закрывается.

Сроки отчета по подотчетным суммам организация устанавливает внутренним положением. Просрочка авансового отчета — частая причина вопросов при проверках и зависших остатков на 71 счете, поэтому контролируйте сдачу документов регулярно, например раз в месяц перед закрытием периода.

Проверьте результат и сверьтесь с банком

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 55 и 71 и сравните с банковской выпиской. Остаток на счете 71 по конкретному сотруднику должен равняться сумме неотчитанных списаний по карте. Обороты по 51 и 55 счетам должны совпасть с выпиской до копейки.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен сумме списаний без авансовых отчетов

Тревожный признак

Остаток не сходится или висит несколько месяцев

Обороты по счету 51/55

Норма

Совпадают с банковской выпиской

Тревожный признак

Расхождения по суммам или датам

Авансовый отчет

Норма

К каждой сумме приложен чек или накладная

Тревожный признак

Расходы без первичных документов

Типичные ошибки при учете корпоративных карт

Отдельная проблема — личные траты сотрудника с корпоративной карты. Их проводят через 71 счет, а затем удерживают из зарплаты или сотрудник возмещает деньги в кассу. Оставлять такие суммы в расходах организации нельзя.

Частые вопросы

Можно ли провести оплату корпоративной картой без авансового отчета?

Только если это прямая оплата поставщику по известному счету и есть закрывающие документы (накладная, акт). В остальных случаях авансовый отчет обязателен — иначе расход не подтвержден.

Что делать, если выписка по карте приходит отдельно от расчетного счета?

Загружайте ее как выписку по отдельному банковскому счету (счет 55). Создайте в справочнике «Банковские счета» карточный счет и настройте для него обмен с банком или ручной ввод выписок.

Как отразить возврат денег на корпоративную карту от поставщика?

Документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика» или «Возврат от подотчетного лица» — в зависимости от того, как была оформлена исходная оплата. Сумма должна совпасть с выпиской.

Сотрудник потерял чек по оплате картой. Как закрыть 71 счет?

Запросите дубликат чека у продавца или кассовый документ через банк. Если восстановить невозможно, сумма остается задолженностью сотрудника: ее удерживают из зарплаты или он возмещает деньги в кассу.

Нужен ли кассовый чек при оплате корпоративной картой?

Да. Оплата картой, даже корпоративной, — это расчет, при котором продавец обязан выдать кассовый чек. Именно чек является подтверждением расхода к авансовому отчету.