Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С посмотреть счета-фактуры на аванс
Как в 1С найти и проверить счета-фактуры на аванс: журнал, регистрация, отчёты, контроль зачёта авансов и типичные ошибки при работе с авансовыми СФ.
Счёт-фактура на аванс — это документ, который продавец выписывает при получении предоплаты от покупателя, а покупатель регистрирует у себя для вычета НДС с аванса. В 1С такие документы не всегда лежат «на виду»: они формируются автоматически обработкой регистрации, хранятся в отдельном журнале и отражаются в книге покупок или продаж. Из-за этого у бухгалтеров часто возникает вопрос, где именно их искать и как проверить, что все авансовые счета-фактуры сформированы.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) логика работы одинакова: авансовый счёт-фактура создаётся на основании документа оплаты — поступления на расчётный счёт, приходного кассового ордера или эквайринговой операции. Просмотреть их можно несколькими способами: через общий журнал счетов-фактур, через документ оплаты, через специализированную обработку и через регламентные отчёты.
Ниже разобраны все рабочие способы поиска авансовых счетов-фактур, порядок их формирования, контроль полноты регистрации и типичные ошибки, из-за которых документы «теряются» или не создаются.
Где хранятся авансовые счета-фактуры в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 все счета-фактуры, включая авансовые, попадают в общий журнал. Откройте раздел «Покупки» → «Счета-фактуры» (если вы покупатель и учитываете авансы выданные) или «Продажи» → «Счета-фактуры» (если вы продавец и оформляете авансовые СФ на поступившую предоплату). В журнале отображаются номер, дата, контрагент, сумма и вид документа.
Чтобы увидеть только авансовые документы, используйте отбор. Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по полю «Вид счёта-фактуры» — выберите значение «На аванс». После этого в списке останутся только нужные документы. Это самый быстрый способ, когда нужно проверить конкретный период или контрагента.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации журнал называется «Счета-фактуры и налоговые документы», но принцип тот же: документы на аванс помечаются соответствующим видом и фильтруются отбором. Дополнительно там есть группировка по организациям, что удобно при ведении нескольких юридических лиц в одной базе.
Как найти авансовый счёт-фактуру из документа оплаты
Если известен платёж, на который должен быть выписан авансовый СФ, проще всего открыть сам документ оплаты. Найдите «Поступление на расчётный счёт» (для продавца) или «Списание с расчётного счёта» (для покупателя) в журнале банковских выпискок.
В форме документа оплаты, по которому зарегистрирован авансовый счёт-фактура, в нижней части отображается гиперссылка с номером и датой счёта-фактуры. Щёлкните по ней — откроется сам авансовый СФ. Если ссылки нет, значит счёт-фактура на этот платёж ещё не зарегистрирован, и его нужно создать вручную или через обработку.
- 1Откройте журнал «Банковские выписки» и найдите нужный документ оплаты
- 2Откройте документ и посмотрите на поле «Счёт-фактура» в нижней части формы
- 3Если ссылка есть — перейдите по ней и проверьте сумму и ставку НДС
- 4Если ссылки нет — нажмите «Зарегистрировать счёт-фактуру» или используйте обработку регистрации
Альтернативный путь — кнопка «Зарегистрировать счёт-фактуру» прямо в документе оплаты. Она создаёт авансовый СФ вручную. Способ удобен для разовых случаев, но при большом количестве авансов правильнее пользоваться регламентной обработкой, о которой ниже.
Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Это основной инструмент массового формирования и просмотра авансовых счетов-фактур у продавца. Находится она в разделе «Банк и касса» → «Регистрация счетов-фактур на аванс» (в некоторых версиях — «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»).
В обработке укажите период и организацию, затем нажмите «Заполнить». Программа проанализирует остатки расчётов с покупателями и покажет таблицу: контрагент, договор, сумма незачтённого аванса, ставка НДС и сумма счёта-фактуры. Строки, по которым СФ уже выписан, обычно не попадают в список либо помечаются отдельно — в зависимости от версии конфигурации.
Нажатие кнопки «Выполнить» (или «Зарегистрировать») создаёт документы по всем отмеченным строкам. После этого их можно посмотреть стандартно — в журнале счетов-фактур с отбором по виду «На аванс». Сама обработка также служит инструментом контроля: пустой список после заполнения означает, что все авансы либо зачтены, либо уже оформлены.
Просмотр авансовых СФ через отчёты и книгу покупок/продаж
Авансовые счета-фактуры отражаются в регламентных отчётах. У продавца они попадают в книгу продаж на дату получения аванса, а при зачёте — в книгу покупок (вычет НДС с аванса). У покупателя зеркально: книга покупок при регистрации СФ на аванс выданный и книга продаж (восстановление НДС) при зачёте.
Откройте «Операции» → «Книга покупок» или «Книга продаж», сформируйте отчёт за нужный квартал. Авансовые записи видны по коду вида операции: 02 — для авансов полученных, 21 — для восстановления НДС с авансов у покупателя, 22 — для вычета у продавца. По записи можно провалиться в сам документ счёта-фактуры.
Ещё один полезный инструмент — отчёт «Наличие счетов-фактур» («Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Наличие счетов-фактур», в некоторых версиях — «Операции» → «Наличие счетов-фактур»). Он показывает, по каким документам оплаты и реализации счета-фактуры не зарегистрированы. Если в отчёте есть строки с авансовыми оплатами без СФ — это сигнал о пропуске.
Как проверить результат
Все авансовые СФ за период присутствуют, суммы совпадают с платежами
Есть платежи с авансом, по которым СФ отсутствует
После заполнения список пуст или содержит только осознанные исключения
Список содержит неоформленные авансы прошлых периодов
Авансовые записи есть с корректными кодами операций
Записей нет при наличии авансов, либо неверный код операции
Настройки, влияющие на формирование авансовых счетов-фактур
Если авансовые счета-фактуры не создаются, первым делом проверьте учётную политику организации. В разделе «Главное» → «Налоги и отчёты» → вкладка «НДС» есть параметр порядка регистрации счетов-фактур на аванс. Типовые варианты: регистрировать на все авансы, не регистрировать на авансы, зачтённые в течение 5 календарных дней, не регистрировать на авансы, зачтённые до конца месяца или квартала, и не регистрировать вовсе (для освобождённых операций).
Выбранный вариант напрямую определяет, что покажет обработка регистрации. Например, при настройке «не регистрировать на авансы, зачтённые до конца месяца» аванс, закрытый реализацией в том же месяце, не породит счёт-фактуру — и искать его в журнале бессмысленно.
Второй момент — договор с контрагентом и вид расчётов. Если оплата не определилась как аванс (например, зачлась на конкретную реализацию автоматически), авансовый СФ не формируется. Проверьте движения документа оплаты по регистрам расчётов: аванс должен «повиснуть» на расчётном счёте 62.02 или 76.АВ у продавца.
Как исправить ситуацию, если счёт-фактура на аванс не найден
Действуйте последовательно. Сначала убедитесь, что оплата действительно числится авансом: откройте отчёт «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.02 (60.02 у покупателя) по контрагенту. Если остатка аванса нет — СФ и не должен был формироваться.
Если аванс есть, а документа нет, запустите обработку регистрации за нужный период и посмотрите, попадает ли строка в список. Попадает — зарегистрируйте. Не попадает — проверьте учётную политику и дату оплаты: документ оплаты мог попасть в другой квартал или быть непроведённым.
Для прошлых закрытых периодов будьте осторожны: создание авансового СФ задним числом меняет книгу продаж и декларацию по НДС. Если период уже отчитан, потребуется уточнённая декларация. Перед такими правками сделайте резервную копию базы и зафиксируйте текущие данные отчётности.
Отличия в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 все описанные инструменты доступны в полном объёме, пути указаны выше. В 1С:Управление нашей фирмой авансовые СФ регистрируются через раздел «Деньги» → «Счета-фактуры на аванс», логика похожая, но обработка проще и ориентирована на малый бизнес.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации регистрация выполняется через «Регламентные операции» закрытия месяца либо рабочее место «Формирование счетов-фактур на аванс» в разделе «Казначейство» или «Продажи». Там же доступен детальный контроль по каждому заказу и договору.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрого поиска конкретного документа; не показывает пропущенные СФ
Показывает неоформленные авансы и создаёт документы массово; работает только по незачтённым авансам
Лучший инструмент контроля полноты перед отчётностью; не создаёт документы, только диагностирует
Показывает, как авансовые СФ отразились в отчётности; неудобна для поиска конкретного платежа
FAQ
Почему в журнале нет счёта-фактуры на аванс, хотя оплата проведена?
Чаще всего дело в настройке учётной политики по НДС (выбран вариант без регистрации на зачтённые авансы) либо оплата автоматически зачлась на реализацию и авансовой задолженности не возникло. Проверьте остаток по счёту 62.02 (60.02) по контрагенту и параметр регистрации СФ на аванс в настройках налогов.
Можно ли посмотреть авансовые счета-фактуры по конкретному покупателю?
Да. В журнале счетов-фактур установите отбор одновременно по контрагенту и по виду «На аванс». Альтернатива — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.АВ с детализацией по контрагентам: там видны все суммы НДС с авансов, по которым зарегистрированы СФ.
Где у покупателя посмотреть счёт-фактуру на аванс выданный?
У покупателя документ называется «Счёт-фактура полученный на аванс» и находится в разделе «Покупки» → «Счета-фактуры» с отбором по виду «На аванс». Создаётся он на основании документа «Списание с расчётного счёта» или вручную, при наличии соответствующей настройки в договоре.
Что делать, если обработка регистрации показывает аванс, который давно зачтён?
Обычно это признак «зависшего» остатка в регистрах расчётов — например, реализация и оплата разнесены по разным договорам или заказам. Проверьте взаиморасчёты с контрагентом отчётом «Анализ расчётов» и выполните зачёт аванса вручную документом «Корректировка долга», после чего перезаполните обработку.
Нужно ли восстанавливать НДС с аванса и где это видно?
Да, при зачёте аванса ранее принятый к вычету НДС восстанавливается. У продавца это отражается в книге покупок (вычет НДС с авансов полученных), у покупателя — в книге продаж (восстановление). Формируются эти записи документом «Формирование записей книги покупок» и регламентными операциями закрытия квартала.
Можно ли распечатать все авансовые счета-фактуры за период разом?
В журнале счетов-фактур установите отбор по виду «На аванс» и периоду, выделите нужные строки списка и используйте команду печати — программа сформирует печатные формы по каждому выделенному документу. Либо сформируйте «Журнал учёта счетов-фактур» (формы по Постановлению № 1137), где авансовые документы будут отдельными строками.
Что важно запомнить
Авансовые счета-фактуры смотрят в журнале счетов-фактур с отбором «На аванс», из документа оплаты или через обработку регистрации. Полноту оформления контролируйте отчётом «Наличие счетов-фактур» и книгой покупок/продаж. Если документ отсутствует — в первую очередь проверяйте учётную политику по НДС и остаток аванса по расчётам, а правки в закрытых периодах делайте только с пониманием последствий для декларации.