Как в 1С отразить расходы на нотариуса

Расходы на нотариуса встречаются почти в каждой организации: заверение доверенностей, удостоверение протоколов собраний, нотариальное оформление сделок с недвижимостью, заверение копий документов для банка или контрагента. Бухгалтеру важно правильно определить характер расхода, потому что от этого зависит счет учета, порядок налогового признания и даже необходимость удерживать НДФЛ.

Ключевая особенность нотариальных расходов — ограничение в налоговом учете. По подпункту 16 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам относятся нотариальные сборы только в пределах тарифов, установленных законодательством о нотариате. Сумма сверх тарифа (например, плата за дополнительные услуги правового и технического характера, если инспекция сочтет ее необоснованной) может стать источником спора.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 вся операция выполняется одним-двумя документами, но требует аккуратной настройки статьи затрат и аналитики. Ниже разобраны основные сценарии: от обычного заверения документов до нотариального оформления покупки недвижимости.

Определяем характер расхода: куда отнести услуги нотариуса

Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: с чем связана нотариальная услуга? От этого зависит счет затрат:

• заверение доверенностей, копий, протоколов для текущей деятельности — общехозяйственные расходы, счет 26 (или 44 у торговых организаций);
• нотариальное оформление договора купли-продажи недвижимости или оборудования — затраты включаются в первоначальную стоимость объекта, счет 08;
• нотариальные расходы по сделке с займами или кредитами — как правило, прочие расходы, счет 91.2;
• удостоверение документов, связанных с уставным капиталом и регистрацией изменений — обычно счет 26.

В налоговом учете нотариальные тарифы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Если услуга непосредственно связана с приобретением внеоборотного актива, в налоговом учете она также формирует первоначальную стоимость объекта.

Каким документом оформить услуги нотариуса в 1С

Стандартный способ — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Нотариус выступает обычным поставщиком услуг, даже если оплата проходила через подотчетное лицо. Основание — квитанция, акт или иной документ, который выдал нотариус.

Если организация применяет общую систему налогообложения, обратите внимание: услуги нотариуса не облагаются НДС (подп. 17 п. 2 ст. 149 НК РФ освобождает от налога услуги по совершению нотариальных действий, за которые взимается госпошлина или нотариальный тариф). В документе ставка НДС указывается «Без НДС», счет-фактура не регистрируется.

1. 1
   Создайте документ «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)».
2. 2
   Укажите контрагента — нотариуса или нотариальную контору; при отсутствии заведите нового контрагента.
3. 3
   Добавьте строку с номенклатурой вида «Услуги», укажите сумму и ставку «Без НДС».
4. 4
   В поле «Счета затрат» выберите счет 26 (44, 08, 91.2) и нужную статью затрат.
5. 5
   Проверьте или создайте статью затрат с видом «Налоги и сборы» либо «Прочие расходы» — по настройке учетной политики.
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».

Проводки и счета учета

Типовые проводки при отражении услуг нотариуса:

Если расход относится к приобретению основного средства, важно отразить услугу нотариуса до принятия объекта к учету (до проведения документа «Принятие к учету ОС»). Иначе сумма не попадет в первоначальную стоимость, и ее придется признавать текущим расходом либо корректировать стоимость объекта через модернизацию, что методологически неверно.

Оплата нотариусу: с расчетного счета и через подотчетное лицо

Оплата с расчетного счета оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». На практике чаще встречается другой вариант: сотрудник оплачивает нотариуса наличными из подотчетных сумм или личной картой с последующим возмещением.

Во втором случае цепочка документов такая: «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» на подотчет → «Авансовый отчет», где на закладке «Оплата» указывается контрагент-нотариус и сумма. Проводка авансового отчета закроет расчеты с подотчетным лицом и сформирует задолженность перед нотариусом либо сразу спишет расход, в зависимости от настройки.

Обязательно приложите к авансовому отчету подтверждающий документ: квитанцию нотариуса с указанием реквизитов, суммы и вида нотариального действия. Без первичного документа расход рискует быть снятым при проверке.

Налоговый учет: лимит нотариального тарифа и постоянные разницы

Главный налоговый нюанс — принятие расходов в пределах тарифов. Нотариусы нередко выставляют единую сумму, включающую тариф и плату за услуги правового и технического характера (УПТХ): подготовку проектов документов, копирование, консультации. Позиция контролирующих органов исторически сводится к тому, что в расходы принимается только тарифная часть, хотя судебная практика по УПТХ неоднозначна.

Если организация принимает осторожную позицию, в 1С сумму документа делят на две строки: тариф — с принимаемой статьей затрат, УПТХ — со статьей, у которой в налоговом учете снят флаг принятия (вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения»). Тогда программа автоматически сформирует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство (актив) по ПБУ 18/02, если оно применяется.

Для упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» нотариальные расходы прямо не поименованы в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ, поэтому безопасный вариант — не включать их в расходы УСН либо оценивать риск в каждом конкретном случае.

Особые сценарии: нотариус при сделках с долями и регистрации прав

Нотариальное удостоверение сделки купли-продажи недвижимости

Тариф за удостоверение договора и связанные расходы формируют первоначальную стоимость объекта: Дт 08.01 — Кт 60.01. В документе поступления услуг счет затрат устанавливается 08.01 с аналитикой по объекту строительства или ОС.

Заверение документов для банка и контрагентов

Нотариальное заверение карточки с образцами подписей, копий уставных документов, доверенностей — классический общехозяйственный расход на счете 26. В налоговом учете принимается в пределах тарифа.

Нотариальные услуги при реорганизации и смене учредителей

Удостоверение протоколов, заявлений в регистрирующий орган — как правило, счет 26. Если расходы связаны с приобретением доли в уставном капитале другой организации, они могут включаться в стоимость финансового вложения (счет 58.01).

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт 26/44/08 — Кт 60.01, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть проводка Дт 19 — ошибочно выделен НДС

Оборотно-сальдовая ведомость по 60.01

Норма

После оплаты сальдо по нотариусу нулевое

Тревожный признак

Висит дебетовое или кредитовое сальдо — не проведена оплата или авансовый отчет

Первоначальная стоимость ОС

Норма

Нотариальные расходы вошли в стоимость до принятия к учету

Тревожный признак

Расход сел на 26 при покупке недвижимости

Налоговый учет

Норма

Сверхтарифная часть отражена как непринимаемая с постоянной разницей

Тревожный признак

Вся сумма принята в расходы без анализа состава квитанции

Частые вопросы по отражению нотариальных расходов

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты услуг нотариуса?

Нет, если организация оплачивает услуги нотариуса за свои корпоративные нужды — дохода у физического лица не возникает. НДФЛ может появиться только если компания оплачивает нотариальные услуги в интересах конкретного сотрудника, не связанные с деятельностью организации: тогда это доход в натуральной форме.

Можно ли принять к вычету НДС с услуг нотариуса?

Нет. Услуги по совершению нотариальных действий, за которые взимается тариф или госпошлина, освобождены от НДС. В документе поступления всегда указывайте ставку «Без НДС» и не регистрируйте счет-фактуру.

Как быть, если нотариус не выдал акт, а только квитанцию?

Квитанция (платежный документ) нотариуса с указанием вида действия, реквизитов и суммы является достаточным первичным документом, если содержит обязательные реквизиты по статье 9 закона о бухгалтерском учете. Дополнительно полезно приложить копию заверенного документа, подтверждающую факт услуги.

Как отразить нотариальные расходы на УСН «доходы минус расходы»?

Нотариальные расходы не названы в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, поэтому учитывать их в расходах УСН рискованно. Безопасный вариант — не принимать их в налоговом учете либо получить консультацию по конкретной ситуации, если сумма существенна.

Что делать, если нотариальные расходы по покупке ОС обнаружены после принятия объекта к учету?

Если сумма несущественна, ее обычно признают текущим расходом периода обнаружения. Если существенна — корректируют первоначальную стоимость через документ «Модернизация ОС» с осторожностью, поскольку это меняет амортизацию, и фиксируют решение в учетной политике или бухгалтерской справке.

Нужен ли договор с нотариусом для отражения расхода?

Отдельный договор, как правило, не заключается: нотариальные действия совершаются на основании обращения и оплачиваются по тарифу. Для учета достаточно квитанции или акта, выданного нотариусом. В 1С контрагент заводится один раз и используется для всех обращений.