Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С посмотреть подотчетные деньги
Как в 1С посмотреть подотчетные деньги: оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета, карточка работника, контроль задолженности подотчетных лиц.
Подотчетные деньги в 1С учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и посмотреть их можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, карточку счета или специализированный отчет по задолженности подотчетных лиц. Выбор инструмента зависит от задачи: быстро узнать общую сумму, выяснить, кто именно не отчитался, или проверить конкретную выдачу по документу.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (редакции 3.0) все эти отчеты доступны из раздела «Отчеты» или «Банк и касса» и не требуют дополнительной настройки. Важно лишь правильно задать период, организацию и, при необходимости, отбор по конкретному сотруднику.
Ниже разобраны основные способы просмотра подотчетных сумм, варианты для разных конфигураций, типичные ошибки при чтении отчетов и способы проверить, что данные в программе соответствуют реальным расчетам с сотрудниками.
Где в 1С хранится информация о подотчетных деньгах
Все операции с подотчетными средствами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денег из кассы (документ «Выдача денежных документов» / «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу») или перечисление на карту сотрудника формирует проводку Дт 71 — Кт 50 (51). Отчет сотрудника документом «Авансовый отчет» закрывает задолженность проводкой Кт 71 — Дт счетов затрат, материалов, товаров.
Аналитика на счете 71 ведется по сотрудникам (справочник «Физические лица» или «Сотрудники» — в зависимости от конфигурации и настроек). Поэтому любой отчет по счету 71 можно развернуть по каждому подотчетному лицу и увидеть, сколько выдано, сколько отчитано и какой остаток висит на конкретном человеке.
Дебетовое сальдо по счету 71 означает, что сотрудник получил деньги и еще не отчитался по ним (или не вернул неизрасходованный остаток). Кредитовое сальдо встречается реже: оно возникает, когда сотрудник потратил собственные средства и организация должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.
Просмотр через оборотно-сальдовую ведомость по счету 71
Это самый универсальный способ, который работает во всех бухгалтерских конфигурациях 1С. Он показывает остатки и обороты по каждому подотчетному лицу за выбранный период.
- 1Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
- 2Укажите счет 71 и нужный период (например, месяц или квартал).
- 3Убедитесь, что в настройках группировки включен показ по субконто «Работники организации» (или «Сотрудники»).
- 4Нажмите «Сформировать».
- 5Найдите дебетовое сальдо на конец периода по каждому сотруднику — это непогашенные подотчетные суммы.
Признак корректного результата: в отчете видны строки по каждому сотруднику с колонками «Сальдо на начало», «Обороты за период» (дебет — выдача, кредит — отчеты) и «Сальдо на конец». Если сальдо на конец по дебету равно нулю — сотрудник полностью отчитался или вернул деньги.
Если в отчете все суммы свернуты в одну строку без расшифровки по людям, откройте «Настройки» (кнопка «Показать настройки») и на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Работники организации», сняв флажок сворачивания по субсчетам при необходимости.
Анализ счета и карточка счета 71
Отчет «Анализ счета» (раздел «Отчеты») показывает динамику расчетов по счету 71 за период: с кем и какие суммы двигались, с разбивкой по корреспондирующим счетам. Он удобен, когда нужно понять, откуда возникла задолженность: сколько выдано из кассы, сколько перечислено с расчетного счета, на какие затраты списано по авансовым отчетам.
«Карточка счета» 71 — это журнал проводок по счету в хронологическом порядке. Откройте её, установите отбор по конкретному сотруднику, и вы увидите каждый документ: расходные кассовые ордера, списания с расчетного счета, авансовые отчеты. Из карточки можно двойным щелчком открыть любой документ-основание и проверить его содержимое.
Отбор по конкретному сотруднику
В любом из этих отчетов нажмите «Отбор» (или «Настройки → Отбор»), добавьте условие «Работники организации = [ФИО сотрудника]» и сформируйте отчет заново. Так вы получите полную историю расчетов с одним человеком: все выдачи, все авансовые отчеты и текущий остаток.
Перед сверкой с сотрудником сформируйте карточку счета 71 за весь год, а не только за месяц: старые незакрытые выдачи часто «переезжают» из периода в период, и по короткому отчету их легко пропустить.
Специализированные отчеты по подотчетным лицам
В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 есть готовые инструменты именно для контроля подотчетных сумм. В разделе «Банк и касса» (в некоторых релизах — «Отчеты») доступны отчеты «Задолженность подотчетных лиц» и «Расчеты с подотчетными лицами». Они показывают суммы выдачи, отчитанные суммы и остаток задолженности по каждому сотруднику в компактном виде, без необходимости настраивать группировки вручную.
Отчет «Задолженность подотчетных лиц» особенно удобен для регулярного контроля: он сразу показывает, кто и сколько должен, с расшифровкой до документов выдачи. Если в вашей версии программы такого отчета нет в меню, воспользуйтесь универсальным «Анализом субконто» (раздел «Отчеты») с видом субконто «Работники организации» и корсчетом 71 — результат будет аналогичным.
Сравнение вариантов
Быстрый общий итог по всем сотрудникам; не показывает документы, только суммы.
Полная история по документам; требует ручного отбора по сотруднику.
Готовый контрольный отчет; есть не во всех версиях и конфигурациях.
Показывает корреспонденции (откуда выдано, куда списано); менее нагляден для сверки с человеком.
Как проверить конкретную выдачу и авансовый отчет
Если нужно проверить одну конкретную сумму, проще идти не через отчеты, а через журналы документов. Откройте «Банк и касса → Кассовые документы» (или «Платежные поручения» при безналичной выдаче), найдите документ выдачи по дате и сотруднику и проверьте его проводки — там должна быть строка Дт 71 с нужным лицом.
Затем откройте журнал «Покупки → Авансовые отчеты» (в некоторых версиях — «Банк и касса → Авансовые отчеты») и отфильтруйте по тому же сотруднику. Сопоставьте: сумма выдачи минус суммы авансовых отчетов и возвратов в кассу должна равняться текущему сальдо по счету 71 в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает, что какой-то документ не проведен, проведен с ошибкой в аналитике или удален.
Как проверить результат
Значения совпадают по каждому сотруднику
В отчете есть остаток, а документов выдачи не видно — или наоборот
Дт 71 / Кт 50 или 51, указан правильный сотрудник
Проводки нет, счет другой или сотрудник выбран неверно
Проведен, сумма оприходована на счета затрат, Кт 71
Отчет создан, но не проведен — задолженность «висит»
Просмотр в других конфигурациях 1С
В 1С:Зарплате и управлении персоналом подотчетные суммы как таковые не ведутся — расчеты с подотчетными лицами относятся к бухгалтерскому учету. В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP расчеты с подотчетными лицами ведутся в подсистеме казначейства: документы «Выдача денежных средств подотчетному лицу» и «Авансовый отчет», а контроль выполняется через отчеты по задолженности подотчетных лиц в разделе казначейства или через регламентированные бухгалтерские отчеты по счету 71.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) авансовые отчеты находятся в разделе «Деньги», а задолженность сотрудников видна в отчете «Расчеты с подотчетными лицами» или через оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.00. Логика везде одинаковая: счет 71, аналитика по сотрудникам, дебетовое сальдо — непогашенная задолженность.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация: в отчете по счету 71 видна задолженность, хотя сотрудник давно принес все чеки. Причина почти всегда в том, что авансовый отчет создан, но не проведен, либо проведен на другого сотрудника (при совпадении фамилий в справочнике физических лиц легко выбрать не того человека). Проверьте журнал авансовых отчетов с отбором по периоду и убедитесь, что у всех документов стоит признак проведения.
Обратная ошибка — задолженности в отчете нет, а деньги фактически не возвращены. Так бывает, если выдачу оформили минуя счет 71 (например, сразу на счета затрат) или документ выдачи вообще не завели. В этом случае управленческая картина расходится с бухгалтерской, и найти пропавшую сумму поможет только сверка кассовой книги и банковских выписок с журналами документов.
Еще одно ограничение: отчеты по счету 71 показывают данные только в разрезе бухгалтерского учета. Если в программе ведется несколько организаций, проверьте, что в шапке отчета выбрана нужная организация — иначе часть сотрудников «пропадет» из выборки.
FAQ
Почему в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 пусто, хотя деньги выдавались?
Проверьте три вещи: период отчета (выдача могла быть в другом месяце), организацию в шапке отчета и проведение документов выдачи. Также убедитесь, что выдача оформлена документом с операцией «подотчетному лицу», а не, например, выплатой зарплаты — тогда сумма уйдет на счет 70, а не 71.
Что означает кредитовое сальдо по счету 71?
Кредитовое сальдо означает, что сотрудник потратил больше, чем получил, — оплатил расходы из собственных средств. Организация должна возместить ему перерасход после утверждения авансового отчета. Такое сальдо нельзя «схлопывать» с дебетовым по другим сотрудникам: анализировать его нужно по каждому лицу отдельно.
Как распечатать список всех должников по подотчетным суммам?
Сформируйте ОСВ по счету 71 с группировкой по сотрудникам или отчет «Задолженность подотчетных лиц» на нужную дату, затем воспользуйтесь стандартной кнопкой печати (или сохранением в файл) в командной панели отчета. Для руководства удобнее вариант с итоговым сальдо на конец периода без оборотов.
Можно ли посмотреть подотчетные деньги по конкретной командировке?
Да, если командировочные выдавались отдельным документом. Найдите документ выдачи или авансовый отчет по сотруднику и дате в соответствующих журналах и откройте его. В карточке счета 71 с отбором по сотруднику будут видны все связанные проводки, по которым можно восстановить картину конкретной поездки.
Сальдо по 71 в 1С не совпадает с данными сотрудника. С чего начать сверку?
Сформируйте карточку счета 71 по этому сотруднику за максимально длинный период и попросите сотрудника предоставить его документы (чеки, отчеты). Сверяйте построчно: каждая выдача по дебету должна закрываться авансовым отчетом или возвратом по кредиту. Чаще всего расхождение дают непроведенные документы, неверно выбранный сотрудник или выдача, оформленная вне программы.
Что важно запомнить
Подотчетные деньги в 1С отражаются на счете 71 в разрезе сотрудников. Быстрее всего задолженность видна в ОСВ по счету 71 или отчете «Задолженность подотчетных лиц», детальная проверка выполняется через карточку счета. Дебетовое сальдо — непогашенный долг сотрудника, кредитовое — перерасход к возмещению. Перед исправлениями в закрытых периодах сделайте резервную копию.