Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С переместить МЦ с одного материально ответственного лица на другое
Пошаговая инструкция, как в 1С переместить материальные ценности с одного материально ответственного лица на другое: документы, настройки, проверка и ошибки.
Передача материальных ценностей (МЦ) от одного материально ответственного лица (МОЛ) другому — типовая операция при смене кладовщика, увольнении сотрудника, переводе работника в другое подразделение или реорганизации складского учёта. В конфигурациях 1С эта операция оформляется документом перемещения, но конкретный документ зависит от того, как учитывается ценность: как товар на складе, как основное средство или как материал в эксплуатации.
Главная сложность в том, что МОЛ в 1С может быть привязан либо к складу (тогда достаточно перемещения между складами), либо указан непосредственно в документе или карточке объекта (тогда нужен документ, меняющий ответственное лицо напрямую). Если выбрать неправильный сценарий, остатки «повиснут» на старом сотруднике, и инвентаризация покажет расхождения.
Ниже разобраны оба подхода на примере типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей». Общая логика одинакова, отличаются названия документов и разделов меню.
Определите, как в вашей базе привязан МОЛ к ценностям
Прежде чем создавать документ, выясните, где хранится информация об ответственном лице. От этого зависит весь порядок действий. В типовых конфигурациях встречаются три модели учёта.
Первая модель — МОЛ привязан к складу. В карточке склада указано материально ответственное лицо, и все остатки на складе автоматически считаются числящимися за этим сотрудником. Это самый распространённый вариант для товаров и материалов в «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управлении торговлей».
Вторая модель — МОЛ указан в карточке объекта. Так учитываются основные средства и оборудование: в документе «Принятие к учёту ОС» и в регистрах сведений хранится конкретный сотрудник. Третья модель — МОЛ указывается в самом документе движения, например в «Передаче материалов в эксплуатацию» при выдаче спецодежды и инвентаря.
Откройте карточку склада: если там есть поле «Ответственное лицо» — используется эта модель
Откройте карточку ОС и проверьте поле «МОЛ» или отчёт «Инвентарная книга»
Проверьте документы «Передача материалов в эксплуатацию» — там указано ответственное лицо
Подготовительные шаги перед перемещением
Перед оформлением передачи убедитесь, что оба сотрудника заведены в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники») и не помечены на удаление. Если новый МОЛ ещё не создан в базе, добавьте его заранее — в момент заполнения документа это сэкономит время и исключит ошибки выбора.
Второй шаг — сверка остатков. Сформируйте отчёт по складу или по МОЛ (например, «Остатки товаров на складах» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с детализацией по складам) и зафиксируйте, что именно числится за передающим сотрудником. При смене кладовщика или увольнении правильно провести инвентаризацию: передача «вслепую» переносит на нового сотрудника и возможные недостачи.
Если передаётся не весь склад, а часть ценностей, составьте точный список номенклатуры с количеством. Это ускорит заполнение табличной части и упростит проверку результата.
Перемещение товаров и материалов между складами (МОЛ привязан к складу)
Если ответственное лицо определяется складом, передача МЦ сводится к перемещению остатков со склада старого МОЛ на склад нового. Если физически товар остаётся на том же месте, а меняется только ответственный, создайте виртуальный склад для нового сотрудника — это стандартная практика.
Порядок действий в «1С:Бухгалтерии 8»:
- 1Откройте раздел «Склад» → «Перемещение товаров» и создайте новый документ
- 2В поле «Отправитель» укажите склад старого МОЛ, в поле «Получатель» — склад нового МОЛ
- 3Заполните табличную часть: вручную или кнопкой «Подбор» по остаткам склада-отправителя
- 4Проверьте счета учёта в строках — при перемещении между складами они обычно совпадают
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму (например, ТОРГ-13 или требование-накладную М-11)
- 6Проверьте отчётом по остаткам: на складе-отправителе позиции списались, на складе-получателе появились
В «1С:Управлении торговлей» и «1С:ERP» документ называется «Перемещение товаров» и находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад»). Логика та же: склад-отправитель, склад-получатель, табличная часть с номенклатурой. В ERP-конфигурациях дополнительно можно использовать распоряжение и статусы, если включён ордерный складской учёт — тогда после перемещения потребуется оформить расходный и приходный ордер.
Обратите внимание на дату документа. Перемещение должно быть проведено датой фактической передачи, иначе отчёты по МОЛ за переходный период будут искажены. Если передача оформляется задним числом, проверьте, не проведены ли после этой даты документы, зависящие от остатков склада.
Перемещение основных средств на другое МОЛ
Основные средства учитываются иначе: МОЛ и подразделение хранятся в регистрах по каждому объекту. Для смены ответственного лица в «1С:Бухгалтерии 8» используется документ «Перемещение ОС» (раздел «ОС и НМА» → «Перемещение ОС»).
В документе укажите новое подразделение (если оно меняется) и новое МОЛ, затем подберите в табличную часть нужные основные средства. После проведения в регистрах «Местонахождение ОС» и связанных регистрах появится запись с новым ответственным лицом, действующая с даты документа.
В «1С:ERP» и «1С:КА» аналогичную роль выполняет документ «Перемещение ОС» или «Внутреннее потребление/передача» в зависимости от версии, а для внеоборотных активов 2.2/2.4 — «Перемещение ОС» в разделе «Внеоборотные активы». Там же можно массово изменить МОЛ для списка объектов.
Проверьте результат отчётом «Инвентарная книга ОС» или универсальным отчётом по регистру «Местонахождение ОС»: по каждому объекту с даты перемещения должно значиться новое МОЛ. Если в отчёте по-прежнему виден старый сотрудник, убедитесь, что документ проведён и дата установлена корректно.
Передача материалов в эксплуатации: спецодежда, инвентарь, инструмент
Материалы, переданные в эксплуатацию (спецодежда, спецоснастка, хозяйственный инвентарь), числятся за конкретными сотрудниками на забалансовых или специальных счетах (например, МЦ.04 в «1С:Бухгалтерии»). Для смены ответственного здесь недостаточно складского перемещения.
В «1С:Бухгалтерии 8» используется документ «Передача материалов в эксплуатацию» с видом операции, предполагающим возврат, либо прямое указание нового сотрудника через документ возврата от старого МОЛ и повторную выдачу новому. Практически это выглядит так: сначала оформляется «Возврат материалов из эксплуатации» от прежнего сотрудника, затем новая «Передача материалов в эксплуатацию» на нового.
В «1С:ERP» и «1С:КА» для ТМЦ в эксплуатации есть документы раздела «Склад» / «Внутренние документы», где движение оформляется с указанием физического лица-получателя напрямую. Убедитесь, что в настройках учётной политики включён учёт материалов в эксплуатации по сотрудникам, иначе поле МОЛ может быть недоступно.
Проверка результата после перемещения
После проведения документов обязательно подтвердите результат отчётами — это занимает несколько минут и исключает «зависшие» остатки. Ниже контрольные точки для каждой модели учёта.
Как проверить результат
Переданные позиции списаны, остаток нулевой или равен оставшимся ценностям
Позиции остались на складе-отправителе — документ не проведён или заполнен частично
Все переданные позиции оприходованы в полном количестве
Количество не совпадает с переданным — ошибка в табличной части
С даты документа указано новое МОЛ
Ответственный не изменился — проверьте дату и проведение «Перемещения ОС»
Сальдо по старому сотруднику уменьшилось, по новому увеличилось на ту же сумму
Суммы не сходятся — возможен разрыв партии или неверный счёт учёта
Дополнительно распечатайте и подпишите акт приёма-передачи между сотрудниками. 1С формирует унифицированные формы (ТОРГ-13, М-11, ОС-2 для основных средств), но внутренний акт с подписями обоих МОЛ — обязательное подтверждение факта передачи ответственности для бухгалтерии и кадровой службы.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ошибка — попытка изменить МОЛ прямым редактированием карточки склада при наличии остатков. Технически это возможно, но история ответственности теряется, и восстановить, кто отвечал за склад в прошлом периоде, будет невозможно. Правильный путь — перемещение остатков на новый склад или документальная смена МОЛ.
При увольнении кладовщика удобно держать заранее созданный «склад-приёмщик» для нового сотрудника: передача остатков тогда занимает один документ, а инвентаризация оформляется по старому складу до перемещения. Это разводит во времени фактическую сверку и передачу ответственности.
Частые вопросы
Можно ли переместить МЦ между МОЛ, не создавая новый склад?
Да, если МОЛ хранится не на складе, а в самом объекте — как у основных средств (документ «Перемещение ОС») или материалов в эксплуатации. Для складских товаров, где ответственный привязан к складу, без второго склада (реального или виртуального) сменить МОЛ документально не получится.
Как передать все остатки сразу, а не по одной позиции?
В документе «Перемещение товаров» используйте кнопку «Подбор» с фильтром по складу-отправителю либо заполнение по остаткам (в ряде конфигураций — «Заполнить» → «По остаткам на складе»). В ERP-конфигурациях можно создать перемещение на основании документа инвентаризации склада.
Что делать, если после перемещения отчёт показывает ценности у обоих МОЛ?
Проверьте дату документа: если она позже даты отчёта, старый МОЛ ещё «держит» остатки. Также убедитесь, что документ проведён, и в отчёте не выбраны оба склада одновременно. Если расхождение сохраняется — перепроведите документ и сформируйте отчёт заново.
Нужно ли согласие нового сотрудника на передачу МЦ?
С точки зрения 1С — нет, система не проверяет согласие. С точки зрения учётной практики — да: передачу оформляют актом с подписями обеих сторон, а договор о материальной ответственности с новым сотрудником должен быть заключён до передачи ценностей.
Как оформить передачу, если старый МОЛ уже уволен?
Если остатки не были переданы до увольнения, проведите инвентаризацию склада, зафиксируйте фактические остатки комиссионно и оформите перемещение на склад нового МОЛ текущей датой с поясняющим актом. Расхождения, выявленные инвентаризацией, отражаются отдельно по результатам проверки.
Меняется ли стоимость ценностей при перемещении между МОЛ?
Нет. Перемещение между складами и смена МОЛ не влияют на учётную стоимость: меняется только аналитика хранения и ответственности. Стоимостные проводки по счетам остаются прежними, движение идёт по субконто складов или физических лиц.
Что важно запомнить
Сначала определите, где хранится МОЛ: на складе, в карточке ОС или в документе выдачи. Товары перемещайте документом «Перемещение товаров» между складами, ОС — «Перемещением ОС» со сменой МОЛ, материалы в эксплуатации — возвратом и повторной выдачей. Перед передачей сверьте остатки, после — проверьте результат отчётами и оформите акт с подписями обоих сотрудников.