Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С отразить выплаты самозанятым
Как в 1С отразить выплаты самозанятым: договор ГПХ, проверка чека, выплата без НДФЛ и взносов, проводки в Бухгалтерии и ЗУП, типичные ошибки.
Выплаты самозанятым (плательщикам налога на профессиональный доход) отражаются в 1С иначе, чем расчёты с штатными сотрудниками: организация не удерживает НДФЛ, не начисляет страховые взносы и не сдаёт по таким лицам персонифицированную отчётность. Единственное обязательное условие — наличие чека из приложения «Мой налог», который подтверждает, что доход получен именно в рамках спецрежима.
Ошибки в оформлении таких выплат приводят к серьёзным последствиям: если налоговая переквалифицирует отношения в трудовые, компании доначислят взносы и штрафы. Поэтому важно правильно настроить справочники, выбрать корректный вид договора и проверить чек до проведения оплаты.
Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:ЗУП, а также контрольные точки, по которым можно проверить правильность отражения операций.
Проверка статуса самозанятого перед выплатой
До отражения выплаты в программе убедитесь, что исполнитель действительно применяет налог на профессиональный доход. Проверка занимает несколько минут и выполняется на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис показывает, зарегистрирован ли человек в качестве плательщика НПД на текущую дату.
Дополнительно запросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — она формируется в приложении «Мой налог». Этот документ стоит хранить вместе с договором, поскольку именно он подтверждает правомерность неудержания НДФЛ на дату заключения договора.
Обратите внимание на ограничение: самозанятый не вправе оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента расторжения трудового договора прошло менее двух лет. Выплаты такому лицу в любом случае облагаются НДФЛ и взносами, даже при наличии чека.
Настройка справочников в 1С
В 1С:Бухгалтерия 8 самозанятого обычно заводят как контрагента с видом «Физическое лицо». В карточке укажите ФИО, ИНН и при необходимости СНИЛС. ИНН обязателен: без него невозможно проверить статус и корректно идентифицировать получателя в платёжных документах.
Если вы работаете в 1С:ЗУП, самозанятого вносят в справочник «Физические лица», а затем создают документ «Договор (работы, услуги)» с соответствующим видом. В типовых релизах предусмотрен признак, исключающий начисление взносов по такому договору, — убедитесь, что он установлен.
Проверьте, что в учётной политике и настройках зарплаты не включено автоматическое начисление взносов для договоров ГПХ с самозанятыми. В актуальных релизах программа различает обычных подрядчиков и плательщиков НПД, но в старых версиях может потребоваться ручная корректировка.
Оформление договора ГПХ и акта
Самозанятому выплачивают вознаграждение по гражданско-правовому договору: договору оказания услуг, выполнения работ, авторскому или агентскому. В тексте договора укажите, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» и самостоятельно уплачивает налог.
Результат работ или услуг подтверждается актом или универсальным передаточным документом. В 1С:Бухгалтерия поступление услуг от самозанятого оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Счёт затрат выбирается по экономическому смыслу: 20, 25, 26, 44 и другие.
НДС в документе не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС. Если программа подставляет ставку автоматически, выберите «Без НДС», чтобы не исказить данные книги покупок.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС и получите чек из «Мой налог»
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
- 3Оформите поступление услуг: счёт затрат по смыслу, НДС — «Без НДС»
- 4Сформируйте платёжное поручение на основании акта, назначение — «Оплата по договору ГПХ, НДФЛ не удерживается»
- 5Проведите выписку банка и сверьте задолженность по счёту 76 или 60
- 6Сохраните чек вместе с актом и платёжным документом
Отражение выплаты в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом расчёты с самозанятыми ведутся через документы по договорам ГПХ. Создайте физическое лицо, затем документ «Договор (работы, услуги)», указав сумму вознаграждения и период выполнения работ.
Начисление отражается документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или автоматически по графику договора. Программа не должна рассчитывать по такому начислению ни НДФЛ, ни страховые взносы — проверьте это на вкладках начисления перед проведением.
Выплата оформляется ведомостью в банк или в кассу с видом «По договорам ГПХ». После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение. Самозанятые не попадают в расчёт 6-НДФЛ и в отчётность по взносам — если лицо появилось в этих формах, значит, в документах допущена ошибка.
Как проверить результат
Сумма НДФЛ равна нулю
Программа удержала налог — неверно выбран вид договора
Взносы не начисляются
Есть база по взносам — проверьте настройки договора
Лицо отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ
Самозанятый попал в отчёты — исправьте документы
Чек пробивается на сайте ФНС, реквизиты совпадают
Чек не находится или сумма не совпадает
Проводки и налоговый учёт
Типовой набор проводок по выплатам самозанятому прост: начисление вознаграждения отражается по дебету счёта затрат и кредиту счёта расчётов (60 или 76), выплата — по дебету счёта расчётов и кредиту 51 или 50. Проводок по НДФЛ (68.01) и взносам (69) быть не должно.
В налоговом учёте по налогу на прибыль расходы принимаются при наличии трёх документов: договора, акта и чека самозанятого. Отсутствие чека — самое частое основание для отказа в признании расходов, поэтому запрашивайте его сразу после оплаты: самозанятый обязан сформировать чек в момент расчёта.
Организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» учитывают выплату в расходах после фактической оплаты и при наличии чека. На УСН «доходы» и при патентной системе сумма выплаты на налоговую базу не влияет.
Риски переквалификации и как их снизить
Главный риск работы с самозанятыми — признание отношений трудовыми. Контролёры смотрят на фактическое содержание договора: если исполнитель работает по графику, подчиняется внутренним правилам, получает фиксированную ежемесячную сумму и выполняет функции штатной должности, договор ГПХ не защитит компанию.
Чтобы снизить риск, формулируйте в договоре конкретный результат работ или услуг, а не процесс; устанавливайте оплату за результат, а не за время; не включайте самозанятого в приказы, графики отпусков и системы премирования сотрудников.
Отдельная ситуация — массовый перевод сотрудников в самозанятые. Такая схема почти гарантированно привлекает внимание налоговой, поэтому при увольнении работника и заключении с ним договора ГПХ помните о двухлетнем ограничении.
Как выбрать способ оформления
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет. Самозанятый сам уплачивает налог на профессиональный доход, а организация не является налоговым агентом. Условие — наличие чека из «Мой налог» и действующий статус плательщика НПД на дату выплаты.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно — по закону он обязан сформировать его в момент расчёта. До получения чека расход в налоговом учёте лучше не признавать. Если чек так и не предоставлен, оцените риски: без него выплата может быть признана необоснованным расходом.
Попадает ли самозанятый в отчёты 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Выплаты плательщикам НПД не облагаются НДФЛ и взносами, поэтому такие лица не включаются в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Если самозанятый появился в отчёте — проверьте настройки договора и вид начисления.
Можно ли выплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, расчёты наличными с самозанятыми-физлицами допустимы. Оформите расходный кассовый ордер и обязательно получите чек «Мой налог». На практике безналичная оплата удобнее: платёжное поручение проще сопоставить с чеком.
Как отразить выплату, если исполнитель потерял статус самозанятого?
Если на дату выплаты человек уже не плательщик НПД, чек он выдать не может. Такая выплата рассматривается как обычный доход физлица по договору ГПХ: удержите НДФЛ и начислите взносы. Поэтому статус стоит проверять на каждую дату выплаты, а не один раз при заключении договора.
Нужен ли самозанятому счёт-фактура?
Нет. Самозанятые не платят НДС и не выставляют счета-фактуры. Основание для учёта расходов — договор, акт (или УПД без строки с НДС) и чек из приложения «Мой налог».
Что важно запомнить
Выплаты самозанятым в 1С оформляются по договору ГПХ без НДФЛ и взносов. Обязательный комплект — договор, акт и чек «Мой налог». Проверяйте статус исполнителя на каждую выплату, не оформляйте бывших сотрудников раньше двух лет и следите, чтобы самозанятый не попадал в 6-НДФЛ и РСВ.