Как в 1С отразить поступление прослеживаемых товаров

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых фиксируется в системе прослеживаемости через регистрационный номер партии товара (РНПТ). При поступлении такого товара обычного указания количества и цены в документе недостаточно: программа должна зафиксировать РНПТ, страну происхождения и данные таможенной декларации, иначе отчётность по операциям с прослеживаемыми товарами будет сформирована с ошибками.

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» механизм учёта прослеживаемых товаров встроен в типовую поставку, но требует предварительной настройки. Ниже разобран порядок действий: от проверки настроек до контроля корректности отражения РНПТ в учёте.

Проверка настроек перед началом работы

Прежде чем вводить первый документ поступления, убедитесь, что функциональность прослеживаемости включена. В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Главное» → «Настройки» → «Функциональность» и на закладке «Запасы» проверьте флаг, связанный с учётом прослеживаемых товаров (в разных релизах он может называться «Прослеживаемые товары» или входить в состав настройки импорта и ГТД).

Если флаг отсутствует в интерфейсе, вероятнее всего, программа не обновлена до релиза, поддерживающего прослеживаемость. Механизм появился в типовых решениях с введением национальной системы прослеживаемости, поэтому для работы потребуется актуальная версия конфигурации. Также проверьте, что в программе ведётся учёт по странам происхождения и номерам ГТД — эти справочники используются при указании РНПТ.

Отдельно проверьте настройки обмена электронными документами, если поставщик присылает УПД в электронном виде. При загрузке УПД по ЭДО сведения о РНПТ подтягиваются из файла поставщика автоматически, что существенно снижает риск ручных ошибок.

Настройка карточки номенклатуры

Признак прослеживаемости задаётся на уровне номенклатуры и определяется кодом ТН ВЭД ЕАЭС. Откройте карточку товара, заполните поле «Код ТН ВЭД» — программа сопоставит код с перечнем прослеживаемых товаров и автоматически установит признак «Прослеживаемый товар». Если автоматического срабатывания нет, установите флаг вручную в соответствующем поле карточки.

Убедитесь, что классификатор ТН ВЭД в программе обновлён: перечень прослеживаемых позиций периодически расширяется, и устаревший классификатор может не распознать новый код как прослеживаемый. Для товаров с одинаковым наименованием, но разными кодами ТН ВЭД создавайте отдельные позиции номенклатуры — смешивать прослеживаемый и непрослеживаемый товар в одной карточке нельзя.

Оформление документа поступления

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» (в ERP и КА — «Поступление товаров и услуг»). Заполните шапку стандартно: контрагент, договор, склад, номер и дата входящего документа. Если поступление оформляется на основании электронного УПД, используйте загрузку из ЭДО — тогда большинство полей, включая РНПТ, заполнятся из файла.

В табличной части «Товары» добавьте позицию номенклатуры с признаком прослеживаемости. После выбора товара в строке появятся дополнительные поля: «РНПТ», «Страна происхождения», «Номер ГТД». РНПТ вводится по данным УПД поставщика — это номер, который поставщик получил при ввозе товара или при формировании партии внутри страны. Количество по строке должно соответствовать количеству, указанному поставщиком по данному РНПТ.

Если одна позиция номенклатуры поступает по нескольким РНПТ (разные партии), каждую партию вводите отдельной строкой с собственным номером РНПТ и количеством. Объединять разные партии в одну строку нельзя — прослеживаемость ведётся в разрезе каждого регистрационного номера.

1. 1
   Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках функциональности
2. 2
   Заполните код ТН ВЭД и признак прослеживаемости в карточке номенклатуры
3. 3
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» или загрузите УПД из ЭДО
4. 4
   В табличной части укажите РНПТ, страну происхождения и номер ГТД по данным поставщика
5. 5
   Разбейте товар на строки по количеству РНПТ, если партий несколько
6. 6
   Проведите документ и проверьте движения по регистру прослеживаемых товаров

Особенности при импорте и ввозе из ЕАЭС

Импорт из третьих стран

При прямом импорте РНПТ формируется на основании декларации на товары (ДТ). В 1С оформляется документ «Таможенная декларация» (или «ГТД по импорту»), в котором указываются номер декларации, коды ТН ВЭД и количество. На основании этих данных программа формирует РНПТ для поступившей партии. Сначала вводится поступление товара, затем — таможенная декларация с привязкой к документу поступления.

Ввоз из стран ЕАЭС

При ввозе из государств ЕАЭС таможенная декларация не оформляется, но прослеживаемость сохраняется. РНПТ указывается по данным документов поставщика из страны ЕАЭС либо формируется при подаче статистической формы учёта перемещения товаров. Проверьте, что поставщик указал РНПТ в УПД или в сопроводительных документах — без него корректно отразить ввод в оборот не получится.

Сравнение вариантов

Загрузка УПД через ЭДО

РНПТ и количество подставляются из файла поставщика автоматически. Минимум ручных ошибок, но требует настроенного обмена с оператором ЭДО.

Ручной ввод по бумажному УПД

Подходит при отсутствии ЭДО. Требует внимательного переноса РНПТ из документа — номер длинный, ошибка в одном знаке нарушит прослеживаемость.

Прямой импорт с оформлением ГТД

Используется при самостоятельном ввозе. Требует документа «Таможенная декларация» и корректного формирования РНПТ на его основании.

Проверка корректности отражения

После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/кт» или «Показать проводки и движения по регистрам»). Помимо бухгалтерских проводок должен быть сформирован регистр «Прослеживаемые товары» (название может отличаться в разных конфигурациях) с указанием РНПТ, количества и вида движения «Приход». Отсутствие движения по этому регистру означает, что признак прослеживаемости в карточке не установлен или РНПТ не заполнен.

Дополнительно используйте отчёты по прослеживаемости: в разделе операций с РНПТ есть отчёты об остатках прослеживаемых товаров. Сверьте остаток по отчёту с фактическим складским остатком — расхождения укажут на документы, где РНПТ не был указан или указан неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа поступления

Норма

Есть запись в регистре прослеживаемых товаров с РНПТ и количеством

Тревожный признак

Движений по регистру нет — проверьте признак прослеживаемости в номенклатуре

Отчёт по остаткам РНПТ

Норма

Остаток по РНПТ совпадает со складским остатком по позиции

Тревожный признак

Расхождения — есть документы без РНПТ или с неверным количеством

Строка табличной части

Норма

Заполнены РНПТ, страна происхождения, номер ГТД

Тревожный признак

Поля пустые или РНПТ не соответствует УПД поставщика

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — поступление проведено без РНПТ, потому что карточка номенклатуры создана до включения функциональности и признак прослеживаемости в ней не установлен. Такие документы придётся перепроводить после исправления карточки. Вторая типовая ошибка — объединение нескольких партий с разными РНПТ в одну строку документа: при последующей реализации списать количество по конкретному РНПТ будет невозможно.

Также встречаются ситуации, когда РНПТ переписан из документа с опечаткой. Регистрационный номер имеет фиксированный формат и контролируется программой по структуре, но полной гарантии это не даёт — сверяйте номер с УПД поставщика посимвольно. При обнаружении ошибки в уже проведённом периоде исправляйте документ корректно, с учётом того, что данные могли уйти в уведомления о перемещении прослеживаемых товаров.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Сначала убедитесь, что товар действительно входит в перечень прослеживаемых по коду ТН ВЭД. Если входит, запросите у поставщика корректировочный или исправленный УПД с указанием РНПТ — отгрузка прослеживаемого товара без номера является нарушением. Принимать товар к учёту без РНПТ не следует: при дальнейшей реализации вы не сможете передать номер покупателю.

Можно ли добавить РНПТ в уже проведённый документ поступления?

Да, если период ещё открыт: откройте документ, заполните РНПТ в табличной части и перепроведите. Проверьте, что появились движения по регистру прослеживаемых товаров. Если период закрыт и данные уже попали в отчётность, действуйте через корректировку поступления и оцените влияние на поданные уведомления.

Нужно ли вести прослеживаемость, если товар покупается у российского поставщика?

Да. Прослеживаемость действует на всей территории РФ независимо от того, импортировали товар вы сами или купили у отечественного продавца. Поставщик обязан передать РНПТ в УПД, а вы — указать его при поступлении и при дальнейшей реализации.

Как поступить, если одно наименование товара имеет прослеживаемый и непрослеживаемый коды ТН ВЭД?

Создайте две отдельные позиции номенклатуры с разными кодами ТН ВЭД. Признак прослеживаемости привязан к карточке, поэтому смешивать такие товары в одной позиции нельзя — иначе часть остатков окажется вне контроля по РНПТ.

Где смотреть остатки прослеживаемых товаров в разрезе РНПТ?

Используйте специализированные отчёты по прослеживаемости в разделе операций с РНПТ либо универсальный отчёт по регистру прослеживаемых товаров. Стандартный отчёт «Остатки товаров на складах» показывает только количество по номенклатуре без детализации до регистрационных номеров.