Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С отразить покупку телефона
Как оприходовать телефон в 1С: выбор счета 08, 10 или 01, проводки, НДС, амортизация и типичные ошибки при учете смартфона для сотрудника.
Покупка телефона для сотрудника — типовая хозяйственная операция, но в 1С она вызывает вопросы: к какой группе учета отнести устройство, на какой счет его поставить и нужно ли начислять амортизацию. Ответ зависит прежде всего от стоимости аппарата и от того, какой лимит основных средств установлен в учетной политике организации.
В бухгалтерском учете объект принимается к учету как основное средство, если его стоимость превышает лимит, установленный организацией (по ФСБУ 6/2020 лимит компания определяет сама). Более дешевые телефоны списываются в расходы сразу или учитываются как малоценные объекты. В налоговом учете действует жесткий порог: амортизируемым признается имущество дороже 100 000 рублей.
Ниже разобран порядок отражения покупки телефона в 1С:Бухгалтерии 8.3: от поступления от поставщика до передачи сотруднику и проверки проводок. Инструкция подходит для типовой конфигурации; в отраслевых решениях названия документов могут немного отличаться.
Определите, к какой категории учета относится телефон
Прежде чем создавать документы, ответьте на два вопроса: сколько стоит телефон без НДС и какой лимит стоимости ОС закреплен в учетной политике. От этого зависит вся дальнейшая схема проводок.
Если телефон стоит дороже лимита ОС в бухгалтерском учете, он проходит полный цикл: поступление оборудования (или сразу ОС), принятие к учету на счет 01, ежемесячная амортизация. Если дешевле лимита, но организация хочет контролировать его местонахождение, устройство ставится на счет 10.01 «Сырье и материалы» или на забалансовый счет МЦ с последующей передачей сотруднику.
Самый дешевый вариант — телефон стоимостью в пределах лимита, который списывается в расходы сразу. В бухгалтерском учете это допустимо, но в налоговом учете при стоимости до 100 000 рублей стоимость тоже признается в расходах единовременно, поэтому разниц по ПБУ 18/02 обычно не возникает.
Как выбрать схему учета
Оформите поступление телефона от поставщика
Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте новый документ. Вид операции зависит от выбранной схемы: «Оборудование» — если телефон будет приниматься к учету как ОС отдельным документом, «Основные средства» — если принятие к учету оформляется сразу в этом же документе, «Товары» — если устройство учитывается как материалы.
Заполните шапку: контрагент, договор, номер и дата входящей накладной. В табличной части укажите номенклатуру — заведите новую карточку «Телефон мобильный» или используйте существующую. Для оборудования программа по умолчанию предложит счет учета 08.04 «Приобретение объектов основных средств», для товаров — 10.01 или 41.01 (последний — только если телефон куплен для перепродажи).
Если поставщик — плательщик НДС, проверьте ставку налога в табличной части и зарегистрируйте счет-фактуру по кнопке внизу документа или отдельным документом «Счет-фактура полученный». НДС по телефону, используемому в облагаемой деятельности, принимается к вычету в общем порядке.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с нужным видом операции
- 2Заполните контрагента, договор и реквизиты входящего документа
- 3Добавьте номенклатуру «Телефон», укажите количество, цену и ставку НДС
- 4Проверьте счета учета в табличной части или на вкладке «Счета учета»
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик работает с НДС
- 6Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт»
Примите телефон к учету как основное средство
Если телефон прошел по счету 08.04, создайте документ «Принятие к учету ОС» (раздел «ОС и НМА»). В поле «Оборудование» выберите поступивший телефон, укажите способ отражения расходов по амортизации — обычно счет 26 «Общехозяйственные расходы» для аппарата руководителя или 20/44 для производственных и торговых сотрудников.
На закладке «Основные средства» заведите инвентарный объект: наименование, инвентарный номер программа присвоит автоматически, группу учета ОС выберите «Машины и оборудование» или иную по классификации вашей учетной политики. Материально ответственное лицо укажите того сотрудника, которому телефон фактически выдается.
На закладках «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет» задайте срок полезного использования. Для средств связи ориентиром служит Общероссийский классификатор основных фондов; на практике для смартфонов устанавливают срок от 2 до 5 лет. Помните: если стоимость ниже 100 000 рублей, в налоговом учете флажок амортизации снимается, а стоимость списывается в расходы при вводе в эксплуатацию.
Отразите покупку недорогого телефона через материалы
Для телефона дешевле лимита ОС самый распространенный путь — поступление с видом операции «Товары» на счет 10.01. Далее создайте документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»), где укажите сотрудника-получателя, способ отражения расходов и способ погашения стоимости.
Способ погашения стоимости определяет, как будет списываться цена телефона: «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию» — вся сумма уйдет в расходы сразу, при этом объект можно оставить на забалансовом учете МЦ для контроля. Это удобно: расходы признаны, а программа продолжает показывать, за каким сотрудником числится аппарат.
Альтернатива — документ «Требование-накладная», которым телефон сразу списывается со счета 10.01 на затратный счет. Этот вариант проще, но не дает персонифицированного учета: чтобы контролировать устройство, придется вести забалансовый счет МЦ вручную или отдельный реестр.
Сравнение способов учета недорогого телефона
Персонифицированный учет за сотрудником, забалансовый контроль на МЦ. Подходит, когда телефонов много
Быстрое списание в расходы одним документом. Контроль за аппаратом придется вести отдельно
Корректно при стоимости выше лимита учетной политики. Больше документов и ежемесячная амортизация
Проверьте проводки и результат
После проведения документов откройте движения каждого из них кнопкой «Дт/Кт» и сверьте с ожидаемой схемой. Для поступления ОС типовые проводки: Дт 08.04 Кт 60.01 — стоимость без НДС, Дт 19.01 Кт 60.01 — НДС. При принятии к учету: Дт 01.01 Кт 08.04. Для материалов: Дт 10.01 Кт 60.01, затем Дт 26 (20, 44) Кт 10.01 при передаче.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 01.01 или 10.01 и убедитесь, что остаток соответствует стоимости телефона. Для основного средства дополнительно проверьте ведомость амортизации за следующий месяц: амортизация начинает начисляться с месяца, следующего за принятием к учету.
Как проверить результат
Остаток равен стоимости телефона без НДС
Остаток отсутствует или включает НДС
НДС выделен на 19.01/19.03 отдельной строкой
Вся сумма с НДС попала на 08 или 10
По ОС начислена амортизация с верным сроком СПИ
Амортизация не начисляется или идет в НУ при цене до 100 000 руб.
Счет-фактура отражен, НДС принят к вычету
Счет-фактура не зарегистрирован
Учтите оплату и особые ситуации
Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Если телефон куплен подотчетным лицом, вместо поступления от поставщика используйте «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»): на закладке «Оплата» укажите покупку, приложите чек, а счета учета зададутся аналогично — 08.04, 10.01 или сразу затратный.
При покупке через интернет-магазин с оплатой картой схема та же: поступление от поставщика плюс оплата. Если телефон приобретен вместе с услугами связи или аксессуарами одним чеком, разделите суммы по строкам: чехол и защитное стекло — это материалы или расходы, услуги связи — счет 60 с отражением на затратном счете.
Отдельная ситуация — телефон, купленный для перепродажи или в подарок клиенту. В первом случае это товар на счете 41.01, во втором — расходы, которые в налоговом учете могут не признаваться, а с НДС потребуется начисление при безвозмездной передаче. Такие операции лучше согласовать с главным бухгалтером до проведения.
Частые вопросы
На какой счет ставить телефон стоимостью 30 000 рублей?
При типовом лимите ОС в 40 000–100 000 рублей такой телефон основным средством не является. Оприходуйте его на счет 10.01 и передайте сотруднику документом «Передача материалов в эксплуатацию» с погашением стоимости при передаче. Для контроля оставьте объект на забалансовом счете МЦ.
Нужно ли амортизировать телефон в налоговом учете?
Только если его стоимость превышает 100 000 рублей. Более дешевые телефоны в налоговом учете списываются в материальные расходы единовременно при вводе в эксплуатацию. Если в бухгалтерском учете объект числится как ОС, между БУ и НУ возникнет временная разница.
Как оформить покупку телефона, если его купил сотрудник за свои деньги?
Выдайте сотруднику деньги под отчет или компенсируйте после покупки. Оформите «Авансовый отчет», приложите кассовый чек и накладную. Дальнейший учет — стандартный: 08.04/01 для дорогого аппарата или 10.01 с передачей в эксплуатацию для недорогого.
Можно ли принять НДС к вычету по телефону для руководителя?
Да, если организация — плательщик НДС, телефон используется в облагаемой деятельности и есть корректный счет-фактура. Зарегистрируйте его в программе, и сумма попадет в книгу покупок при формировании записей.
Что делать с телефоном при увольнении сотрудника?
Оформите возврат: для объектов в эксплуатации — документом «Возврат материалов из эксплуатации», для ОС — перемещением на другого МОЛ или на склад. Если телефон не возвращен, стоимость взыскивается с сотрудника по правилам возмещения ущерба, а в учете отражается недостача.
Как учесть SIM-карту и услуги связи вместе с телефоном?
SIM-карта и подключение — это не часть стоимости телефона. Услуги связи отражайте отдельным поступлением услуг на затратный счет (26, 20 или 44) по мере выставления счетов оператором. Включать их в первоначальную стоимость ОС нельзя.
Что важно запомнить
Схема учета телефона определяется его стоимостью и лимитом ОС в учетной политике: дорогие аппараты идут через 08.04 на счет 01 с амортизацией, недорогие — через 10.01 с передачей сотруднику. В налоговом учете амортизируется только имущество дороже 100 000 руб. Всегда проверяйте проводки, выделение НДС и персонификацию учета за сотрудником.