Как в 1С отражать выплаты самозанятым

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отличается от обычных расчётов с контрагентами тем, что у такого контрагента специальный налоговый статус, а закрывающим документом служит чек из приложения «Мой налог», а не акт. При этом в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 предусмотрен отдельный механизм: контрагент помечается как самозанятый, и программа корректно формирует проводки без НДФЛ и страховых взносов.

Ключевые риски при отражении выплат — отсутствие чека, переквалификация отношений в трудовые и неверная настройка вида контрагента. Если настроить справочник правильно с первого раза, дальнейший документооборот занимает минуты: поступление услуги отражается стандартным документом, а оплата — обычным списанием с расчётного счёта.

Проверка статуса самозанятого до оформления в 1С

До заведения контрагента убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Для этого запросите у него справку о постановке на учёт в качестве плательщика налога на профессиональный доход — она формируется в приложении «Мой налог». Дополнительно статус можно проверить на сайте ФНС по ИНН — сервис показывает, действует ли режим на текущую дату.

Эта проверка важна, потому что налоговая может переквалифицировать договор, если исполнитель утратил статус, а вы продолжали платить без удержания НДФЛ. Также проверьте ограничения режима: самозанятый не вправе оказывать услуги текущему работодателю и бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения.

Настройка справочника контрагентов

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», затем установите флаг «Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход)» — в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии этот признак доступен прямо в карточке. Укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он физлицовский, 12 знаков), адрес и банковские реквизиты для оплаты.

Если в вашей версии программы отдельного признака нет, заведите контрагента как физическое лицо и контролируйте отсутствие начисления НДФЛ вручную: выплаты самозанятому не должны попадать в зарплатные документы и регистры по НДФЛ. Обновление конфигурации до актуального релиза решает эту проблему — механизм самозанятых поддерживается в типовой поставке.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Услуги самозанятого отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Зайдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ, выберите контрагента-самозанятого и договор. В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат — 26, 44, 20 или другой в зависимости от назначения услуги.

НДС у самозанятых отсутствует, поэтому в поле «% НДС» выберите «Без НДС». Программа сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 60 (или 76) на полную сумму. Отдельный акт оказания услуг можно не требовать, если в договоре прописано, что стороны подтверждают исполнение чеком НПД, но многие компании оформляют акт для внутреннего контроля.

1. 1
   Проверьте статус НПД исполнителя по ИНН на сайте ФНС
2. 2
   Создайте контрагента с признаком «Самозанятый» и договор
3. 3
   Сформируйте «Поступление (услуги)» с НДС «Без НДС» и нужным счётом затрат
4. 4
   Проверьте проводки: Дт затрат — Кт 60, без НДФЛ и взносов
5. 5
   Получите чек «Мой налог» и приложите его к документу или сохраните в файлах

Отражение оплаты самозанятому

Оплата проводится стандартным документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор и сумму. Программа закроет задолженность по счёту 60 проводкой Дт 60 — Кт 51. Если платите с расчётного счёта физлицу на карту, убедитесь, что в назначении платежа указаны реквизиты договора — банк и налоговая должны видеть экономический смысл операции.

Именно в момент оплаты самозанятый обязан сформировать чек в «Мой налог» и передать его вам. Чек содержит QR-код и ссылку для проверки подлинности. Без чека расход рискует быть не принятым при проверке, поэтому встройте получение чека в регламент: оплата → чек в тот же день → прикрепление чека к документу в 1С.

НДФЛ, взносы и отчётность

Выплаты самозанятым не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому они не должны попадать в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Если контрагент настроен корректно (физлицо-контрагент, а не сотрудник), программа не включает его в зарплатную отчётность. Проверьте это после первого квартала работы: сформируйте 6-НДФЛ и убедитесь, что суммы самозанятого там отсутствуют.

Отдельно контролируйте, чтобы самозанятый не был одновременно заведён как сотрудник или как физлицо в зарплатном учёте — дублирование карточек приводит к ошибкам при автоматическом заполнении отчётов. В налоговом учёте расходы на услуги самозанятого принимаются при наличии договора и чека.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по поступлению услуги

Норма

Дт счёта затрат — Кт 60, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть НДФЛ, взносы или НДС в проводках

Оборотно-сальдовая ведомость по 60 счёту

Норма

После оплаты сальдо по самозанятому нулевое

Тревожный признак

Висит аванс или долг при фактической оплате

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Суммы самозанятого отсутствуют

Тревожный признак

Выплаты попали в расчёт

Наличие чека

Норма

Чек «Мой налог» приложен к каждой оплате

Тревожный признак

Чеков нет или они не читаются по ссылке

Особые сценарии и ограничения

Аванс самозанятому

Предоплата допустима: оформите «Списание с расчётного счёта», программа отразит аванс на счёте 60. Самозанятый формирует чек на полученный аванс, а после оказания услуги проведите документ поступления — задолженность закроется автоматически. Следите, чтобы чек был выдан именно на дату получения денег.

Оплата наличными

Расчёты наличными с самозанятым возможны через «Выдачу наличных», но безналичный перевод предпочтительнее: он подтверждает дату оплаты и упрощает сверку с чеком. При наличной оплате дата чека должна совпадать с датой расходного кассового ордера.

Регулярные ежемесячные выплаты

Если суммы и периодичность фиксированы, а состав работ не меняется, риск переквалификации в трудовой договор растёт. Смягчить его помогают: разные объёмы услуг по месяцам, отсутствие рабочего места и графика, формулировки договора о результате, а не о процессе. Отражение в 1С при этом не меняется — меняется юридическая оценка отношений.

Частые вопросы

Нужно ли запрашивать у самозанятого акт оказания услуг?

Закон не обязывает: подтверждением расхода служат договор и чек НПД. Однако внутренний акт полезен для обоснования содержания услуги, особенно при крупных суммах. Многие компании прописывают в договоре, что услуги считаются принятыми, если в течение нескольких дней после оплаты нет претензий.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос со ссылкой на условие договора. Если чек не получен, расход безопаснее не признавать в налоговом учёте до его получения. Чек можно проверить и восстановить по ссылке, если исполнитель прислал хотя бы её или QR-код.

Можно ли платить самозанятому с корпоративной карты?

Да, если карта привязана к расчётному счёту организации. В 1С такая операция отражается списанием с расчётного счёта с видом «Оплата поставщику» либо через документ по корпоративной карте — в зависимости от настройки банковского обмена. Обязанность самозанятого выдать чек сохраняется.

Как быть, если самозанятый потерял статус НПД в середине договора?

С момента утраты статуса выплаты ему как физлицу облагаются НДФЛ и взносами. Проверяйте статус перед каждой крупной выплатой по ИНН на сайте ФНС. При утрате статуса расторгните договор ГПХ или переоформите отношения с удержанием налогов.

Отражаются ли выплаты самозанятым в 1С:ЗУП?

Нет, если исполнитель не является сотрудником. Выплаты самозанятым ведутся в бухгалтерском учёте через контрагентов. В ЗУП они попадают только при ошибочном заведении как физлица-получателя дохода — этого следует избегать, чтобы не исказить отчётность по НДФЛ.

Может ли самозанятый оказывать услуги, если у него есть ИП на НПД?

Да, ИП вправе применять НПД. В 1С такой контрагент заводится как индивидуальный предприниматель, но порядок отражения тот же: поступление без НДС, оплата поставщику, чек «Мой налог». Проверьте в выписке ЕГРИП, что ИП действующий.