Учет и Финансы · 11 мин
Как открыть счет в 1С: подробная инструкция по выставлению счетов на оплату
Как открыть счет в 1С: создание счета на оплату покупателю, заполнение реквизитов, печать и отправка. Разбор ошибок и отличий версий 1С:Бухгалтерия 8.3.
Выставление счета на оплату — одна из самых частых операций в работе бухгалтера и менеджера по продажам. В 1С этот документ формируется за пару минут, но ошибки в реквизитах, налогах или договоре приводят к тому, что клиент не может оплатить счет, а данные в учете расходятся с первичкой. Ниже разобран полный порядок работы со счетом: от создания до печати и отправки контрагенту.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) — самую распространенную конфигурацию. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. Отдельно рассмотрены нюансы с НДС, работой без договора и исправлением ошибочного счета.
Где находится документ «Счет покупателю»
В 1С:Бухгалтерия 8.3 журнал счетов расположен в разделе «Продажи» → «Счета покупателям». Если раздела «Продажи» нет на панели разделов, проверьте настройки интерфейса: кнопка с шестеренкой в правом верхнем углу → «Настройка навигации» — и добавьте нужный раздел. Также журнал доступен через главное меню «Все функции», если оно включено в параметрах программы.
В «1С:Управление торговлей 11» аналогичный документ называется «Счет на оплату» и находится в разделе «Продажи» → «Счета на оплату». В «1С:Комплексная автоматизация» путь тот же. Функционально документы идентичны: они фиксируют обязательство покупателя оплатить товары или услуги по указанным реквизитам.
Важно понимать: счет в 1С — это документ без проводок. Он не влияет на остатки по складу, расчеты с контрагентами и регистры учета. Движения по учету появятся только после оформления реализации (акта, накладной) и поступления оплаты.
Создание счета с нуля: пошаговый порядок
Стандартный сценарий — когда счет выставляется до отгрузки и до оплаты, «вручную», без документов-оснований. Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию-продавца, если в базе их несколько
- 3Выберите контрагента-покупателя из справочника или создайте нового
- 4Проверьте и при необходимости выберите договор с контрагентом
- 5Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 6Проверьте итоговую сумму и реквизиты оплаты внизу формы
- 7Нажмите «Записать», затем «Провести» (или «Провести и закрыть»)
- 8Распечатайте счет или отправьте его покупателю по электронной почте
Поля «Номер» и «Дата» программа заполнит автоматически при записи. Нумерация сквозная в пределах года; если нужна собственная система номеров (например, с префиксом для разных отделов), ее настраивают в параметрах нумерации документов или через механизм префиксации организации.
Реквизиты для оплаты (наименование организации, ИНН, КПП, расчетный счет, банк, БИК, корреспондентский счет) подтягиваются из карточки организации и выбранного банковского счета автоматически. Если у организации несколько расчетных счетов, выберите нужный в поле «Банковский счет» — именно его реквизиты попадут в печатную форму.
Заполнение табличной части: товары, услуги и НДС
В табличной части «Товары и услуги» добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор» (если позиций много, подбор удобнее: он позволяет переносить несколько строк из справочника номенклатуры сразу). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но ее можно изменить вручную в строке документа. Если организация работает без НДС (упрощенная система, патент), проверьте, что в учетной политике установлен соответствующий режим — тогда в счете ставка будет «Без НДС», а в печатной форме появится корректная пометка.
Для услуг используйте номенклатуру с типом «Услуга» — в печатной форме она отобразится так же, как товар, но при последующем создании реализации на основании счета программа корректно сформирует акт, а не накладную. Единицы измерения и содержание услуги можно отредактировать прямо в строке документа.
Создание счета на основании других документов
Часто счет выставляется не с нуля, а на основании уже оформленного документа. В 1С это делается кнопкой «Создать на основании» в форме исходного документа или в его журнале. Типовые основания:
- Заказ покупателя — счет создается с уже согласованным составом и ценами; табличная часть заполняется автоматически;
- Реализация (акты, накладные) — счет выставляется после отгрузки; удобно, когда первичный документ оформляется раньше счета;
- Отчет комитенту и другие специализированные документы — в соответствующих схемах учета.
При создании на основании программа переносит контрагента, договор, табличную часть и суммы. Проверьте только дату счета и банковский счет — остальное обычно корректно. Связь между документами сохраняется: из счета можно перейти к реализации и наоборот через поле «Документы-основания» или панель навигации.
Сравнение вариантов
Подходит, когда отгрузки еще не было или учет реализаций ведется в другой системе. Требует ручного заполнения всех позиций.
Оптимально при предоплатной схеме: состав и цены уже согласованы, риск расхождений минимален.
Удобно при постоплате: счет выставляется по факту отгрузки, суммы и состав совпадают с накладной или актом автоматически.
Печать и отправка счета покупателю
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Доступны формы «Счет на оплату» (стандартная) и, если подключен ЭДО, «Счет на оплату (электронный документ)». Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте реквизиты: наименование и адрес продавца, банковские реквизиты, ИНН/КПП обеих сторон, итоговую сумму и сумму НДС.
Для отправки по электронной почте используйте кнопку «Отправить» → «По электронной почте» — программа сформирует PDF-файл счета и прикрепит его к письму. Учетная запись почты настраивается в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Системная учетная запись». Если почта не настроена, сохраните счет в PDF через «Печать» → «Сохранить» и отправьте из обычного почтового клиента.
Подпись и печать на счете не обязательны по законодательству — счет на оплату не является первичным учетным документом. Тем не менее многие организации добавляют факсимиле: это настраивается в карточке организации (раздел «Печать» — изображения подписи и печати) или в параметрах печатной формы.
Как проверить результат
Расчетный счет, БИК и банк соответствуют актуальному счету организации
Подтянулся старый или чужой расчетный счет — проверьте поле «Банковский счет» в документе
Итоговая сумма совпадает с договоренностью, ставка НДС соответствует налоговому режиму
НДС выделен при УСН или ставка не соответствует товару
Наименование, ИНН и адрес покупателя совпадают с данными контрагента
Устаревшие реквизиты — обновите карточку контрагента и перезаполните документ
Номер уникален, дата соответствует дню выставления
Пропуски или дубли номеров — проверьте нумерацию документов
Исправление, отмена и типичные ошибки
Если счет еще не оплачен и не отправлен, его можно просто отредактировать: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если счет уже ушел покупателю, а реквизиты изменились, корректная практика — выставить новый счет с пометкой об аннулировании предыдущего (в комментарии или отдельным письмом), а ошибочный документ пометить на удаление или оставить с комментарием, чтобы сохранить историю.
Пометка на удаление ставится кнопкой «Ещё» → «Пометить на удаление». Учтите: физически документ удалится только после процедуры «Удаление помеченных объектов», которую выполняет администратор. Если на основании счета уже создана реализация или поступление оплаты, удалить его не получится, не разорвав связи — программа покажет список связанных документов.
Ограничения и частные сценарии
Если кнопка «Создать» неактивна или раздел «Счета покупателям» отсутствует, вероятная причина — права пользователя. Обратитесь к администратору: нужна роль, допускающая добавление документов продажи. Также документ может быть скрыт настройками функциональности: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Продажи» — включите нужные опции.
При работе в облачной 1С (1С:Фреш) порядок действий тот же, но отправка почты настраивается проще — системная учетная запись предустановлена. В файловых базах при одновременной работе нескольких пользователей возможны конфликты нумерации: если программа сообщает о неуникальности номера, просто перезапишите документ — номер будет переназначен.
Как выбрать действие
FAQ
Почему счет не проводится и программа выдает ошибку?
Чаще всего не заполнены обязательные поля: контрагент, договор или табличная часть. Программа подсвечивает незаполненные реквизиты — заполните их и повторите проведение. Также проверьте, что выбранная организация активна и у нее указан банковский счет.
Можно ли выставить счет без договора с контрагентом?
Технически да, если в карточке контрагента включена работа без договоров, но для корректного учета взаиморасчетов рекомендуется создать хотя бы один основной договор. Без договора отчеты по расчетам с покупателем будут менее информативны.
Как изменить номер счета вручную?
Откройте документ и отредактируйте поле «Номер» до записи. Если поле недоступно, снимите автонумерацию: «Ещё» → «Изменить форму» или измените номер после записи с подтверждением ручного редактирования. Учтите, что ручные номера нарушают автоматическую последовательность.
Почему в печатной форме нет строки «В том числе НДС»?
Строка появляется, только если в табличной части выделен НДС. При ставке «Без НДС» форма корректно показывает отсутствие налога. Если НДС должен быть, но не отображается, проверьте ставку в строках документа и систему налогообложения в учетной политике.
Как выставить счет в валюте?
Выберите договор с валютой расчетов, отличной от рубля, — документ переключится на валютное заполнение, цены указываются в валюте договора. Курс подставляется на дату счета из регистра курсов валют; при необходимости его можно скорректировать в документе.
Что делать, если покупатель просит счет с другими реквизитами продавца?
Если нужно указать другой расчетный счет той же организации, выберите его в поле «Банковский счет» документа. Если реквизиты относятся к другой организации, счет нужно создавать заново от имени этой организации — менять организацию в уже выставленном счете нельзя.
Что важно запомнить
Счет в 1С создается из раздела «Продажи» → «Счета покупателям» вручную или на основании заказа и реализации. Перед отправкой сверьте банковские реквизиты, ставку НДС и данные покупателя. Ошибочный счет не редактируют «задним числом» — выставляют новый с аннулированием предыдущего. Сам счет не формирует проводок: движения в учете появляются только после реализации и оплаты.