Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С оформить возврат денег от поставщика
Пошаговая инструкция: как оформить возврат денег от поставщика в 1С, провести документы, отразить в учете и проверить корректность операций.
Поставщик может вернуть деньги по разным причинам: переплата по счёту, возврат товара ненадлежащего качества, расторжение договора, отмена заказа после предоплаты. В 1С такая операция оформляется не просто приходом денег — важно правильно указать вид операции и основание, чтобы корректно закрыть взаиморасчёты и не исказить учёт авансов.
Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление нашей фирмой / Комплексная автоматизация. Названия команд в вашей версии могут немного отличаться, но логика документов одинакова.
Общий принцип: возврат денег от поставщика отражается документом поступления денежных средств (поступление на расчётный счёт или в кассу) с видом операции «Возврат от поставщика», а перед ним при необходимости оформляется документ-основание — возврат товаров поставщику или корректировка расчётов.
Разберитесь в ситуации: за что возвращаются деньги
От причины возврата зависит набор документов, который нужно оформить. Различают три типовые ситуации: возврат аванса (переплаты) без движения товара, возврат денег за возвращённый товар и возврат по претензии при расторжении договора.
Перед оформлением проверьте состояние взаиморасчётов с контрагентом: откройте отчёт «Анализ расчётов с поставщиками» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60. Вы увидите, числится ли за поставщиком аванс (дебетовое сальдо по 60.02) или задолженность за товар. Это определит, какой документ и с каким видом операции выбирать.
Как выбрать сценарий
Оформите возврат товаров поставщику (если возвращаете товар)
Если деньги возвращаются за товар, который вы отправили обратно, начните с документа «Возврат товаров поставщику». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Покупки» → «Возвраты товаров поставщику». Удобнее всего создать его на основании исходного документа «Поступление (акты, накладные)» — тогда номенклатура, цены и количество подставятся автоматически.
Проверьте в документе количество возвращаемого товара, цены и сумму НДС. При проведении программа спишет товар со склада и сформирует задолженность поставщика перед вами — именно её потом закроет поступление денег. Если поставщик уже выставил корректировочный счёт-фактуру, зарегистрируйте его в соответствующем поле документа.
Оформите поступление денег на расчётный счёт
Когда деньги фактически пришли, откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Поступление на расчётный счёт». Если вы загружаете выписки из клиент-банка, документ создастся автоматически — тогда нужно только проверить и при необходимости исправить вид операции.
Ключевые поля: вид операции — «Возврат от поставщика», плательщик — ваш контрагент-поставщик, договор — тот, по которому проходила оплата, сумма — по выписке. При правильно выбранном виде операции программа сделает проводку в дебет счёта 51 в корреспонденции со счётом 60 (обычно 60.02 «Расчёты по авансам выданным» или 60.01 — в зависимости от ситуации).
Если документ создан на основании «Возврата товаров поставщику», задолженность закроется автоматически. Если основания нет, программа зачтёт сумму как аванс поставщика или закроет имеющуюся дебиторскую задолженность поставщика по правилам автоматического зачёта.
- 1Проверьте взаиморасчёты с поставщиком по отчёту или ОСВ по счёту 60
- 2При возврате товара создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
- 3Создайте «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика»
- 4Укажите контрагента, договор, сумму и при необходимости документ основания
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Сверьте остаток взаиморасчётов — задолженность поставщика должна закрыться
Оформите возврат наличными через кассу
Если поставщик вернул деньги наличными, используйте документ «Приходный кассовый ордер» в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Вид операции — тот же «Возврат от поставщика», далее указываются контрагент, договор и сумма.
Проводка формируется по дебету счёта 50 в корреспонденции со счётом 60. Убедитесь, что сумма не превышает фактически полученную и что в кассовой книге операция отразилась корректно — проверить это можно отчётом «Кассовая книга».
Проверьте проводки и взаиморасчёты
После проведения документов откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что корреспонденция соответствует ситуации: Дт 51 (50) — Кт 60.02 при возврате аванса, Дт 51 — Кт 60.01 при возврате оплаты за товар. Некорректный счёт расчётов — самая частая причина «висящих» остатков по контрагенту.
Затем сформируйте ОСВ по счёту 60 с отбором по контрагенту. После полного возврата сальдо по поставщику должно обнулиться (если нет других операций). Если остаток остался — проверьте, на тот ли договор отнесено поступление и не разошлись ли суммы.
Как проверить результат
Дт 51/50 — Кт 60 с правильным субсчётом и договором
Проводка на другой счёт (например, 76 или 62) или пустая аналитика
Сальдо закрылось или соответствует оставшейся задолженности
Остался «висячий» аванс или двойная задолженность
Совпадает с банковской выпиской или кассовым чеком
Расхождение с фактически полученной суммой
Типичные ошибки и как их избежать
Главные проблемы возникают из-за неверного вида операции и неправильного договора. Если выбрать «Оплата от покупателя» вместо «Возврат от поставщика», сумма попадёт в расчёты с покупателями (счёт 62) и испортит дебиторскую задолженность. Если указать другой договор того же контрагента, задолженность не закроется и появится ложный аванс.
Ещё одна ошибка — оформление возврата товара документом реализации. Это приводит к лишнему начислению НДС с реализации и завышению выручки. Исправлять такую ошибку приходится сторнированием и перепроведением периода.
Особенности в 1С:УНФ и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление нашей фирмой логика аналогична: используется документ «Поступление на счёт» (или «Приходный кассовый ордер») с видом операции «От поставщика» / «Возврат от поставщика». Документ можно создать на основании «Возврата товаров поставщику» или «Расходов со счёта» — тогда взаиморасчёты закроются автоматически.
В УНФ дополнительно проверьте закладку «Зачёт предоплаты» в денежных документах: если автоматический зачёт отключён, укажите вручную, какую задолженность закрывает поступление. В Комплексной автоматизации и ERP возврат денег обычно оформляется на основании «Заявки на расходование денежных средств» с операцией возврата или документа возврата товаров поставщику.
Что важно запомнить
Возврат денег от поставщика оформляется поступлением денег с видом операции «Возврат от поставщика», при возврате товара — в связке с документом «Возврат товаров поставщику». Проверяйте вид операции, договор и проводки, а результат контролируйте по ОСВ счёта 60: задолженность поставщика должна корректно закрыться.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик вернул только часть суммы?
Оформите поступление денег на фактически полученную сумму. Задолженность закроется частично, остаток продолжит числиться по счёту 60 до полного возврата или зачёта. Следите за остатком по ОСВ, чтобы контролировать незакрытую часть.
Как вернуть переплату, если товар ещё не поступал?
Это возврат аванса. Документ «Возврат товаров поставщику» не нужен — достаточно «Поступления на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика». Программа закроет дебетовое сальдо по счёту 60.02.
Поставщик вернул деньги на другой расчётный счёт нашей организации. Это проблема?
Нет, для учёта это не критично. Оформите поступление на тот банковский счёт организации, на который фактически пришли деньги. Взаиморасчёты с контрагентом закроются независимо от того, какой счёт указан.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате аванса?
При возврате аванса поставщиком покупатель, ранее принявший НДС с аванса к вычету, должен восстановить этот НДС. В 1С это отражается через документы формирования записей книги продаж. Если вычет с аванса не применялся, дополнительных действий по НДС обычно не требуется.
Выписка загрузилась с неверным видом операции. Как исправить?
Откройте документ поступления, измените вид операции на «Возврат от поставщика», проверьте договор и перепроведите документ. Затем сверьте проводки и ОСВ по счёту 60. Саму выписку перезагружать не нужно.
Можно ли оформить возврат по договору в валюте?
Да. В документе поступления укажите валютный договор — программа пересчитает сумму по курсу на дату возврата и автоматически отразит курсовую разницу в проводках. Проверьте курсовые разницы в движениях документа.