Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С начислить аренду от физического лица
Как в 1С:Бухгалтерии 8.3 начислить аренду, полученную от физического лица: создание контрагента, договора, документы реализации и поступления, НДФЛ и проверка учёта.
Начисление аренды от физического лица в 1С:Бухгалтерии 8.3 — типовая операция, но у неё есть важная особенность: арендодатель-физлицо почти всегда получает доход, облагаемый НДФЛ, а организация-арендатор выступает налоговым агентом. Поэтому простой проводки «начислили аренду» недостаточно — нужно правильно оформить договор, документ начисления и удержание налога.
Дальше разберём два основных сценария: когда ваша организация платит аренду физлицу за помещение или автомобиль (самый частый случай), и когда организация сама сдаёт имущество физлицу. Оба оформляются по-разному, и путать их нельзя.
Определите свою роль в договоре аренды
Перед тем как открывать программу, ответьте на главный вопрос: кто кому платит. От этого зависит вся цепочка документов и налоговые последствия.
Организация — арендатор, физлицо — арендодатель. Вы платите физлицу за пользование его имуществом. Организация становится налоговым агентом по НДФЛ: начисляет арендную плату, удерживает 13% (или 15% с суммы сверх порога прогрессивной шкалы) и перечисляет налог в бюджет. Физлицу на руки выплачивается сумма за вычетом налога.
Организация — арендодатель, физлицо — арендатор. Физлицо платит вам. Это обычная реализация услуг: начисляете выручку, при общей системе — НДС, никакого НДФЛ удерживать не нужно, физлицо платит полную сумму по договору.
Создайте контрагента и договор с физлицом
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (если есть), паспортные данные и адрес — эти сведения понадобятся для отчётности по НДФЛ и печати актов.
Затем в карточке контрагента создайте договор. Вид договора зависит от сценария: если вы арендатор — «С поставщиком», если арендодатель — «С покупателем». Укажите номер и дату договора аренды, при необходимости — срок действия. Корректный вид договора важен: от него зависит, какие документы программа предложит при вводе операций.
Если физлицо — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход), обязательно зафиксируйте это в комментарии к карточке контрагента и храните его чек из приложения «Мой налог». Чек — обязательное условие, без него расходы на аренду могут не принять в налоговом учёте.
Начислите аренду, когда организация — арендатор
Это самый распространённый сценарий: организация снимает офис, склад или автомобиль у собственника-физлица. Начисление выполняется ежемесячно на дату, указанную в договоре (обычно последний день месяца или дата акта).
- 1Перейдите в «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)».
- 2Выберите контрагента-физлицо и договор «С поставщиком».
- 3Добавьте в табличную часть номенклатуру вида «Услуга» (например, «Аренда помещения») и укажите сумму по договору.
- 4Проверьте счёт затрат: 26, 44 или другой — в зависимости от назначения арендуемого объекта, счёт расчётов — 76.05 или 60.01.
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму акта.
- 6Отразите НДФЛ: «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ» → «Операция учета НДФЛ» с видом дохода и датой фактического получения дохода.
- 7Выплатите аренду через «Банк и касса» → «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление арендной платы» или «Прочее списание» — суммой за минусом НДФЛ.
Обратите внимание на дату фактического получения дохода: для арендной платы физлицу это день выплаты денег, а не день начисления. Именно эта дата попадёт в отчёт 6-НДФЛ, и расхождение дат начисления и выплаты — нормальная ситуация, а не ошибка.
НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее установленного срока после удержания. В программе для этого используется «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога», где выбирается НДФЛ налогового агента.
Начислите аренду, когда организация — арендодатель
Если организация сама сдаёт имущество физлицу, используется документ «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги». В табличной части указывается услуга «Аренда», сумма и, при общей системе налогообложения, ставка НДС.
Аренда от сдачи имущества внаём обычно относится к прочим доходам (счёт 91.01), если сдача в аренду не является основным видом деятельности. Если аренда — основная деятельность, выручка отражается по счёту 90.01. Настройте счёт учёта в карточке номенклатуры или прямо в документе.
Поступление оплаты от физлица оформляется документом «Поступление на расчетный счет» (вид операции «Оплата от покупателя») или «Приходный кассовый ордер», если физлицо платит наличными. НДФЛ в этом сценарии организация не начисляет и не удерживает — это доход самой организации.
Сравнение вариантов
Документ «Поступление услуг», счёт затрат, удержание НДФЛ как налоговым агентом, отчётность 6-НДФЛ. Подходит, когда платите физлицу.
Документ «Реализация услуг», счёт доходов 90.01 или 91.01, НДС при ОСНО, НДФЛ не удерживается. Подходит, когда физлицо платит вам.
Те же документы поступления, но без НДФЛ: налог платит сам арендодатель. Обязательно получите чек «Мой налог» или подтверждение статуса ИП.
Настройте отражение НДФЛ и проверьте проводки
Чтобы физлицо-арендодатель корректно попадало в учёт НДФЛ, оно должно быть заведено в справочнике «Физические лица» (раздел «Зарплата и кадры»), а не только в «Контрагентах». Это два разных объекта в программе, и для отчётности 6-НДФЛ нужен именно первый.
В документе «Операция учета НДФЛ» на вкладке «Доходы» укажите дату получения дохода, код дохода для аренды (1400 — доход от сдачи имущества в аренду) и сумму. Программа рассчитает налог автоматически. При выплате через банк удержанный НДФЛ зафиксируется в регистрах.
Как проверить результат
Дт счёта затрат (26/44) — Кт 76.05 (или 60.01) на сумму аренды
Закрытие месяца не видит затрат или расчёты «висят» на неправильном счёте
После выплаты сальдо по договору равно нулю или сумме следующего периода
Долг не закрывается — возможно, выплата проведена по другому договору
Доход физлица, удержанный и перечисленный налог отражены в нужном периоде
Физлицо отсутствует в отчёте — не заведено в справочнике «Физические лица»
Типичные ошибки при начислении аренды физлицу
Большинство проблем возникает не из-за самой операции, а из-за неверных исходных данных. Проверяйте статус арендодателя, вид договора и даты дохода до проведения документов — исправлять задним числом налоговый учёт заметно сложнее.
Ещё одна частая ситуация — аренда автомобиля у сотрудника. Здесь НДФЛ удерживается так же, но физлицо уже есть в базе как сотрудник, и операцию по НДФЛ вводят на него. Не путайте аренду с компенсацией за использование личного транспорта: это разные выплаты с разным налоговым режимом.
Что важно запомнить
Определите роль организации в договоре: арендатор удерживает НДФЛ и отчитывается по 6-НДФЛ, арендодатель просто отражает выручку. Проверьте статус физлица (ИП, самозанятый), заведите его в справочник «Физические лица» и контролируйте дату получения дохода — это день выплаты.
Ответы на частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендодатель — самозанятый?
Нет. Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход. Ваша задача — получить от него чек из приложения «Мой налог» на каждую выплату. При наличии чека НДФЛ не удерживается, а расход принимается в налоговом учёте.
Каким кодом дохода обозначается аренда в 6-НДФЛ?
Доход от сдачи имущества в аренду отражается с кодом 1400. В документе «Операция учета НДФЛ» код выбирается из справочника видов доходов, и программа подставит его в отчёт автоматически.
Можно ли начислить аренду документом «Операция, введённая вручную»?
Технически можно, но не рекомендуется: не будет печатной формы акта, корректной аналитики по договору и автоматического закрытия взаиморасчётов. Используйте типовые документы «Поступление услуг» или «Реализация услуг».
Как быть, если арендную плату уже выплатили полностью, без удержания НДФЛ?
Удержать налог задним числом из прошлой выплаты нельзя. НДФЛ удерживается при ближайших следующих выплатах этому физлицу. Если выплат больше не будет, организация сообщает в налоговую о невозможности удержать налог, и физлицо платит его самостоятельно.
Облагается ли аренда физлица страховыми взносами?
Арендная плата по гражданско-правовому договору аренды имущества страховыми взносами не облагается — это не оплата труда и не выполнение работ. Взносы начислять не нужно, в учёте отражается только НДФЛ.
Что делать, если физлицо сдаёт имущество регулярно и это похоже на бизнес?
Систематическая сдача нескольких объектов в аренду может быть признана предпринимательской деятельностью. Рекомендуйте арендодателю оформить статус ИП или самозанятого — это снизит налоговую нагрузку и упростит учёт обеим сторонам.