Учет и Финансы · 10 мин
Как списать ГСМ в 1С 8.3: инструкция по учёту топлива
Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С 8.3: путевые листы, требование-накладная, счета 10.3 и 44, нормы расхода топлива, проводки и типичные ошибки.
Списание горюче-смазочных материалов в 1С 8.3 — типовая операция, которая вызывает вопросы у бухгалтеров из-за разных подходов в типовых конфигурациях. В «1С:Бухгалтерии 8.3» нет полноценного блока учёта транспорта, поэтому списание топлива выполняется либо через документ «Требование-накладная», либо через «Операцию, введённую вручную», либо через специализированный документ «Путевой лист», который появился в свежих релизах конфигурации.
Основанием для списания всегда служит первичный документ — путевой лист с показаниями спидометра, маршрутом и расчётом нормативного расхода топлива. Без путевого листа налоговая инспекция может снять расходы на ГСМ, поэтому программная операция и бумажный документ должны быть согласованы.
В этой статье разберём подготовку программы, три рабочих способа списания топлива, проводки, контроль норм расхода и типичные ошибки, из-за которых зависают остатки на счёте 10.3.
Подготовка: что нужно настроить перед списанием
Прежде чем списывать топливо, убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. В номенклатуре создайте позиции видов топлива (АИ-92, АИ-95, дизель) с типом «Материалы» и счётом учёта 10.03 «Топливо». Для каждого автомобиля заведите элемент в справочнике «Транспортные средства», если используете документ «Путевой лист».
Оприходование топлива выполняется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» при покупке за наличный расчёт по чекам АЗС или по безналичному расчёту с поставщиком. Если топливо приобретается по топливным картам, используется схема с авансовым отчётом или договором с оператором топливных карт — от этого зависит, на каком субсчёте окажется топливо.
Проверьте, что в учётной политике организации (раздел «Главное» — «Учётная политика») выбран способ оценки МПЗ при списании — обычно ФИФО. От этого зависит, какая партия топлива будет списана первой и какая сумма попадёт в расходы.
Способ 1: списание документом «Путевой лист»
В актуальных релизах «1С:Бухгалтерии 8.3» появился документ «Путевой лист» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от релиза — «Путевые листы»). Если документ не виден, включите функциональность: «Главное» — «Функциональность» — закладка «Запасы» или «Покупки» — флаг «Путевые листы».
Создайте новый документ и заполните обязательные поля:
- Укажите автомобиль из справочника «Транспортные средства» и сотрудника-водителя.
- Введите показания одометра на начало и конец периода — программа рассчитает пробег.
- Укажите норму расхода топлива на 100 км (из руководства по эксплуатации или распорядительного документа организации).
- Программа автоматически рассчитает нормативный расход: пробег × норма / 100.
- На закладке с топливом выберите номенклатуру ГСМ и счёт затрат.
При проведении документ формирует проводку Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 10.03 на рассчитанное количество и стоимость топлива. Это самый удобный способ, так как нормативный расчёт выполняется автоматически, а сам документ служит аналогом путевого листа в программе.
- 1Включите функциональность «Путевые листы» в настройках программы
- 2Создайте документ, выберите автомобиль и водителя
- 3Введите показания одометра и норму расхода
- 4Проверьте рассчитанное количество топлива и счёт затрат
- 5Проведите документ и откройте движения для контроля проводки Дт затрат — Кт 10.3
Способ 2: списание через «Требование-накладную»
Если документа «Путевой лист» в вашей версии нет, используйте классический инструмент — «Требование-накладная» (раздел «Склад» — «Требования-накладные»). Этот способ универсален и работает во всех редакциях 1С 8.3.
Создайте документ, на закладке «Материалы» добавьте номенклатуру топлива и укажите количество к списанию — его вы рассчитываете вручную по путевому листу: пробег × норма расхода / 100 с учётом поправочных коэффициентов (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер). На закладке «Счёт затрат» укажите счёт списания: 20 — для производственного транспорта, 26 — для управленческих машин, 44 — для торговой организации, а также подразделение и статью затрат с видом «Материальные расходы».
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что сформировалась проводка Дт счёта затрат — Кт 10.03 с правильным количеством и суммой. Сам путевой лист при этом хранится на бумаге или прикрепляется к документу как скан через механизм присоединённых файлов.
Списание по нескольким автомобилям
Если в организации несколько машин, принято формировать одну требование-накладную в конце месяца на весь объём списываемого топлива, а в комментарии или в табличной части детализировать по автомобилям. Альтернатива — отдельный документ на каждый путевой лист; это удобнее для контроля, но увеличивает число документов.
Способ 3: ручная операция
Документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») применяют, когда нужна нестандартная проводка — например, списание ГСМ на счёт 91.02 при использовании топлива не в производственных целях или при списании сверхнормативного расхода, не принимаемого в налоговом учёте.
Создайте операцию, добавьте проводку: дебет — счёт затрат с заполнением аналитики (подразделение, статья затрат), кредит — 10.03 с указанием номенклатуры, партии и склада, количество — по расчёту из путевого листа. Минус способа: программа не контролирует остатки автоматически, поэтому ошибку в количестве можно заметить только при сверке.
Сравнение способов списания
Автоматический расчёт по норме и пробегу; доступен только в свежих релизах и при включённой функциональности
Универсальный способ для любой версии; норму и количество считаете вручную
Для нестандартных проводок; нет контроля остатков, высокий риск ошибки
Какие счета и проводки использовать
Стандартная корреспонденция при списании ГСМ: Дт счёта затрат — Кт 10.03 «Топливо». Выбор счёта дебета зависит от того, как используется транспорт:
| Назначение транспорта | Счёт дебета | Комментарий |
|---|---|---|
| Производственные перевозки | 20, 23, 25 | Прямые или общепроизводственные расходы |
| Административный транспорт | 26 | Общехозяйственные расходы |
| Торговая организация, доставка | 44 | Расходы на продажу |
| Непроизводственное использование | 91.02 | Не принимается в налоговом учёте |
Если топливо учитывается на забалансовом счёте (например, при работе с топливными картами без перехода права собственности), проводка формируется только при фактическом получении права собственности — уточните схему в договоре с поставщиком топлива.
Нормы расхода топлива и налоговый учёт
В бухгалтерском учёте ГСМ списываются по фактическому расходу, подтверждённому путевым листом. В налоговом учёте организация вправе использовать нормы, утверждённые распоряжением Минтранса, либо собственные нормы, закреплённые приказом руководителя и обоснованные контрольными замерами.
Практический подход: утвердите приказом нормы для каждого автомобиля с учётом сезонных надбавок и условий эксплуатации, а в 1С списывайте топливо в пределах этих норм. Сверхнормативный расход либо относите на виновное лицо (Дт 73.02), либо списывайте на 91.02 без уменьшения налоговой базы.
Норма вводится в документе «Путевой лист» вручную для каждого автомобиля. При использовании требования-накладной норма применяется только при расчёте количества — в программе она нигде не фиксируется, поэтому расчёт храните вместе с путевым листом.
Проверка результата и типичные ошибки
После списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.3 за месяц. Остаток топлива в баках на конец месяца должен быть положительным и сопоставимым с данными путевых листов. Отрицательный остаток означает, что списано больше, чем оприходовано, — чаще всего из-за пропущенного документа поступления или двойного списания.
Дополнительно проверьте анализ счёта затрат: суммы по статье «ГСМ» должны попадать в правильное подразделение и счёт. Ошибка в статье затрат (например, выбран вид расхода, не принимаемый в НУ) приведёт к постоянным разницам и лишним проводкам при закрытии месяца.
Как проверить результат
Положительный остаток, соответствующий топливу в баках
Отрицательный остаток или остаток без количества
Дт счёта затрат — Кт 10.3 с количеством и аналитикой
Нет количества, неверная статья затрат или счёт
Списанное количество не превышает нормативный расход по пробегу
Списание больше расчётного без документального обоснования
Часто задаваемые вопросы
Нет документа «Путевой лист» в меню — что делать?
Откройте «Главное» — «Функциональность» и включите флаг «Путевые листы» на соответствующей закладке. Если флага нет, ваш релиз конфигурации не поддерживает документ — обновитесь или используйте «Требование-накладную».
Можно ли списывать ГСМ раз в месяц одним документом?
Да, это распространённая практика: в конце месяца формируется одна требование-накладная на суммарный расход по всем путевым листам. К документу прикладывается реестр путевых листов с расчётом нормативного расхода по каждому автомобилю.
Как списать топливо, купленное водителем за наличные?
Сначала оформите авансовый отчёт: сотрудник отчитывается чеками АЗС, топливо приходуется на 10.3. Затем списывайте его обычным способом — путевым листом или требование-накладной по фактическому расходу.
Что делать со сверхнормативным расходом топлива?
Излишек либо взыскивается с водителя (проводка Дт 73.02 — Кт 10.3 на основании служебного расследования), либо списывается на прочие расходы Дт 91.02 без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
Нужно ли вести учёт ГСМ по каждому автомобилю отдельно?
В типовой 1С:Бухгалтерии аналитика по автомобилям на счёте 10.3 не предусмотрена. Учёт по машинам ведётся вне программы — в журнале путевых листов. Для полноценного транспортного учёта используют отраслевые решения на платформе 1С.
Что важно запомнить
Списание ГСМ в 1С 8.3 выполняется по путевому листу: специализированным документом «Путевой лист», требование-накладной или ручной операцией. Основа — утверждённые нормы расхода и корректные остатки на счёте 10.3. После списания обязательно сверяйте ОСВ и проводки.