Как в 1С изменить способ оплаты: практическая инструкция

Способ оплаты в 1С встречается сразу в нескольких местах: в документе реализации, в заказе покупателя, в кассовом чеке, в договоре с контрагентом и в настройках эквайринга. Поэтому первый шаг — понять, где именно нужно внести изменение: исправить уже проведённый документ, скорректировать условия по контрагенту или поменять форму расчётов в кассовой операции.

Чаще всего вопрос возникает в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Розница». Логика действий в них схожа: способ оплаты либо выбирается из справочника, либо задаётся переключателем «наличные / безналичные / эквайринг», либо подставляется автоматически из договора или соглашения с клиентом.

Важно различать два случая. Если документ ещё не проведён, способ оплаты меняется свободно. Если документ проведён и по нему уже сформированы движения, кассовые документы или фискальные чеки, простое редактирование может быть заблокировано — потребуется распроведение, корректировка или создание нового документа.

Где в 1С хранится способ оплаты

Прежде чем что-то менять, определите, какой именно объект содержит неверное значение. В типовых конфигурациях способ оплаты фиксируется на нескольких уровнях, и изменение в одном месте не всегда распространяется на остальные.

Основные места хранения:

• документ продажи или заказ — поле «Способ оплаты» или «Форма оплаты» в шапке либо на вкладке «Дополнительно» / «Оплата»;
• договор или соглашение с клиентом — значение по умолчанию, которое подставляется в новые документы;
• платёжные документы — «Приходный кассовый ордер», «Поступление безналичных денежных средств», «Операция по платёжной карте»;
• справочник «Способы оплаты» или «Виды оплат» (в «1С:Рознице») — перечень допустимых значений;
• настройки эквайрингового терминала и кассы ККМ — для фискальных операций.

Как изменить способ оплаты в непроведённом документе

Самая простая ситуация — документ создан, но ещё не проведён, либо проведён, но без связанных платёжных документов. В этом случае редактирование занимает меньше минуты.

1. 1
   Откройте документ: «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» (или «Заказы покупателей») и найдите нужный документ в списке.
2. 2
   Найдите поле «Способ оплаты» / «Форма оплаты» — обычно в шапке документа или на вкладке «Дополнительно» / «Оплата».
3. 3
   Нажмите на поле и выберите нужное значение из выпадающего списка: «Наличные», «Безналичные», «Платёжная карта» и т.д.
4. 4
   Если нужного значения нет в списке — создайте его в справочнике «Способы оплаты» (см. следующий раздел).
5. 5
   Запишите документ кнопкой «Записать» и проведите повторно, если он был распроведён.

Если документ был проведён, но по нему нет оплат и чеков, достаточно нажать «Ещё» → «Отменить проведение», изменить поле и провести заново. Проводки пересчитаются автоматически.

Обратите внимание: если в документе заполнен график оплаты или этапы оплаты (например, «Предоплата 30% / Постоплата 70%»), смена формы оплаты может потребовать пересмотра и этих этапов — проверьте вкладку оплаты целиком, а не только одно поле.

Как изменить способ оплаты в проведённом документе с оплатами

Когда по документу уже зарегистрирована оплата — приходный кассовый ордер, эквайринговая операция или поступление на расчётный счёт, — простое редактирование обычно заблокировано или приведёт к расхождению данных. Здесь действуйте аккуратнее.

Порядок зависит от того, что именно проведено:

• Оплата проведена, чек не пробит. Распроведите или удалите платёжный документ, измените способ оплаты в реализации, затем оформите оплату заново уже правильным способом.
• Чек пробит на ККТ. Фискальные данные изменить нельзя. Оформите возврат прихода (чек коррекции или возвратный чек), затем проведите продажу с правильным способом оплаты и пробейте новый чек.
• Документ в закрытом периоде. Если период закрыт для редактирования, потребуются права на изменение закрытых данных либо корректировка текущей датой.

Безопасный признак того, что редактирование допустимо: в списке связанных документов (кнопка «Связанные документы» или структура подчинённости) нет фискальных операций и проведённых платёжных документов другого вида оплаты.

Как добавить новый способ оплаты в справочник

Если нужного варианта нет в списке выбора — например, требуется отдельный способ «Оплата по QR-коду» или «Сертификат», — его нужно создать в соответствующем справочнике.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» перейдите в раздел настройки продаж: «НСИ и администрирование» → «Продажи» → справочник способов или форм оплаты (название зависит от версии). В «1С:Рознице» это справочник «Виды оплат»: «Настройка» → «Виды оплат».

При создании элемента укажите наименование и тип оплаты — от типа зависит поведение программы: «Наличные» увеличивают кассу, «Платёжная карта» формирует эквайринговую операцию, «Безналичные» ждут поступления на расчётный счёт. Неверно выбранный тип приведёт к неправильным проводкам даже при корректном названии.

Как изменить способ оплаты по умолчанию для контрагента

Если способ оплаты постоянно приходится править вручную в новых документах, удобнее изменить значение по умолчанию — тогда программа будет подставлять его автоматически.

В конфигурациях с соглашениями с клиентами (УТ, КА, ERP) откройте карточку клиента → «Соглашения» (или «Условия продаж») и измените форму оплаты в условиях. В конфигурациях с договорами откройте договор контрагента и проверьте реквизиты расчётов. Новые документы по этому клиенту будут создаваться уже с нужным способом оплаты.

Учтите: изменение договора или соглашения не переписывает уже созданные документы — их придётся исправлять по одному или групповой обработкой, если она предусмотрены в вашей конфигурации.

Особенности для кассовых операций и 1С:Розница

В «1С:Розница» способ оплаты выбирается непосредственно в форме оплаты чека ККМ: кассир нажимает кнопку вида оплаты (наличные, карта, смешанная оплата). Если чек уже пробит с неверным видом оплаты, исправление возможно только через возврат и повторную продажу — редактирования закрытого чека не существует.

Если кассир выбрал «карта», а оплата фактически прошла наличными, возникает расхождение: эквайринговая операция зависла без подтверждения банка, а наличная касса недосчитана. Такую ситуацию исправляют возвратом чека и новой продажей с правильным видом оплаты в тот же кассовый день, пока смена не закрыта.

Как проверить результат после изменения

После смены способа оплаты убедитесь, что данные согласованы во всех связанных местах. Это занимает пару минут, но избавляет от расхождений при закрытии месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле в документе

Норма

Отображается нужный способ оплаты, документ проведён без ошибок

Тревожный признак

Поле недоступно или при проведении появляется сообщение о несоответствии оплат

Структура подчинённости

Норма

Платёжные документы соответствуют новой форме оплаты

Тревожный признак

Висит старая эквайринговая операция или ПКО с прежним видом

Отчёт по взаиморасчётам или кассе

Норма

Задолженность и движения денег отражены корректно

Тревожный признак

Сумма зависла в неподтверждённых эквайринговых операциях

Данные ККТ/ОФД (при рознице)

Норма

Чеки пробиты с фактическим видом оплаты

Тревожный признак

Вид оплаты в чеке не совпадает с реальным расчётом

Дополнительно полезно сформировать отчёт «Движения денежных средств» или кассовую книгу за день изменения и сверить итоги с фактическими поступлениями. Если цифры сходятся — изменение выполнено корректно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документ не проведён или проведён без оплатРаспроведите при необходимости, измените поле и проведите заново

Есть проведённая оплата, чек не пробитУдалите или распроведите оплату, исправьте документ, оформите оплату заново

Чек уже пробит на ККТОформите возврат прихода и проведите продажу заново с правильным способом

Ошибка повторяется в каждом новом документеИзмените форму оплаты в договоре или соглашении с клиентом

Нужного значения нет в спискеСоздайте элемент в справочнике способов/видов оплат с правильным типом

Перед массовыми правками сделайте резервную копию базы или отработайте сценарий на копии. Особенно это касается группового изменения документов и распроведения за прошлые периоды — откатить такие действия без копии бывает сложно.

Частые вопросы

Почему поле «Способ оплаты» недоступно для редактирования?

Чаще всего документ проведён и по нему есть связанные платёжные документы, либо период закрыт для редактирования. Также причина может быть в ограничении прав пользователя — проверьте роль доступа у администратора. Распроведите документ или согласуйте изменение закрытого периода.

Можно ли изменить способ оплаты в пробитом чеке?

Нет, фискальные данные не редактируются. Оформите чек возврата прихода на всю сумму, затем проведите продажу заново с правильным видом оплаты и пробейте новый чек. Делать это лучше в ту же кассовую смену.

Изменится ли способ оплаты в старых документах, если я поменяю договор?

Нет. Договор и соглашение задают значение по умолчанию только для новых документов. Ранее созданные документы сохраняют прежний способ оплаты и исправляются индивидуально.

Что делать, если оплатили картой, а в 1С проведено как наличные?

Распроведите неверный приходный кассовый ордер, измените форму оплаты в документе продажи и оформите операцию по платёжной карте (эквайринг). Затем сверьте эквайринговые операции с реестром банка.

Как настроить оплату по QR-коду или СБП в 1С?

Создайте новый вид оплаты в соответствующем справочнике с подходящим типом (обычно близким к безналичным или платёжной карте, в зависимости от того, как банк перечисляет средства). Для автоматической сверки потребуется подключение сервиса СБП или загрузка реестров из банка — настройка зависит от версии конфигурации.

Опасно ли распроводить документы прошлого месяца ради смены способа оплаты?

Да, если по периоду сдана отчётность или выполнен регламент закрытия месяца: изменятся проводки, и отчёты перестанут совпадать со сданными данными. Безопаснее оформить корректировку текущей датой и предварительно сделать резервную копию базы.