Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить самозанятых в 1С
Как отразить самозанятого в 1С: создание контрагента, учёт актов и чеков, проводки, удержание налога, типичные ошибки и проверка результата.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) не является сотрудником, поэтому оформлять его через кадровые документы и начислять зарплату нельзя. В 1С такие взаиморасчёты ведутся через справочник контрагентов и договор гражданско-правового характера, а оплата отражается как обычное приобретение услуг или работ у физического лица.
Главные отличия от работы с обычными подрядчиками: организация не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ, если самозанятый предоставил чек из приложения «Мой налог». Чек — обязательный документ, подтверждающий, что исполнитель сам уплатит налог. Без чека у заказчика возникает риск доначисления налогов и взносов при проверке.
Ниже разобран порядок настройки на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации для таких операций. Логика в Управлении торговлей и ERP аналогична: контрагент, договор, документ поступления услуг, оплата.
Проверка статуса самозанятого перед началом работы
До заключения договора убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Запросите справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — самозанятый формирует её в приложении «Мой налог» за пару минут. Дополнительно статус можно проверить по ИНН через сервис ФНС.
Обратите внимание на ограничения режима: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю и бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Нарушение этого правила приведёт к переквалификации отношений в трудовые с доначислением взносов и НДФЛ — отвечать будет заказчик.
Создание контрагента и договора в 1С
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Поле «Вид контрагента» установите «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН самозанятого. ИНН обязателен: по нему вы будете сверять чеки и статус исполнителя.
В карточке контрагента создайте договор. Вид договора — «С поставщиком», поскольку самозанятый выступает исполнителем услуг. В поле наименования укажите суть: «Договор оказания услуг №… от …». Если в вашей конфигурации доступен выбор типа договора ГПХ, можно использовать его — это не влияет на проводки, но помогает аналитике.
Сам бумажный договор составьте в свободной форме с обязательным указанием, что исполнитель применяет НПД и обязуется передавать чек по каждой оплате. Это условие защитит вас, если исполнитель потеряет статус самозанятого в середине сотрудничества.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН и запросите справку из «Мой налог»
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
- 3Создайте договор с видом «С поставщиком»
- 4Отразите услуги документом «Поступление: услуги»
- 5Оплатите через «Списание с расчётного счёта»
- 6Получите и сохраните чек из «Мой налог»
Отражение услуг самозанятого документом поступления
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Укажите контрагента и созданный договор. В табличной части выберите номенклатуру с видом «Услуга» — например, «Услуги дизайна» или «Консультационные услуги».
Счёт затрат зависит от характера работ: для административных услуг обычно используют 26 или 44, для производственных — 20 или 25. НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому в поле ставки укажите «Без НДС».
В поле «Входящий документ» укажите номер и дату акта. Сам акт распечатывается из 1С стандартной кнопкой «Печать» — самозанятому достаточно подписать его любым удобным способом, включая скан по электронной почте, если это предусмотрено договором.
Оплата и контроль чеков из «Мой налог»
Оплату отразите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». При оплате на карту физического лица укажите реквизиты из договора. Проводка будет стандартная: Дт 60.01 — Кт 51.
После каждой оплаты исполнитель обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам. Чек содержит QR-код и уникальный номер, по которым его можно проверить на подлинность через сервис ФНС. Храните чеки вместе с актами — это ваше доказательство того, что налог уплачивает исполнитель.
Если самозанятый не прислал чек, не спешите проводить оплату в учёте как окончательную. Практичный вариант — согласовать в договоре, что акт считается закрытым только после передачи чека, и напомнить исполнителю о его обязанности.
Проводки и налоговый учёт
Типовой набор проводок при работе с самозанятым выглядит так:
| Операция | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Отражены услуги по акту | 20, 25, 26, 44 | 60.01 | Без НДС |
| Оплачены услуги | 60.01 | 51 | По реквизитам самозанятого |
НДФЛ и страховые взносы не начисляются — при условии наличия чека. В налоговом учёте расходы принимаются на общих основаниях: договор, акт, чек из «Мой налог» и документ об оплате образуют полный комплект подтверждающих документов.
В отчётность самозанятые не попадают: их не включают в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения, поскольку выплаты им не облагаются ни НДФЛ, ни взносами. Если самозанятый ошибочно попал в эти отчёты — проверьте, не заведён ли он как физлицо-получатель дохода в зарплатном блоке.
Как проверить результат
После оплаты сальдо по самозанятому равно нулю
Висит дебет или кредит — не закрыт акт или оплата
Чек с корректной суммой и ИНН исполнителя приложен к акту
Чека нет или сумма не совпадает с актом
Самозанятый отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ
Выплата попала в налоговые регистры по НДФЛ
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка оформить самозанятого через документ «Начисление зарплаты» или как получателя дохода в зарплатном учёте. Это приводит к ошибочному начислению НДФЛ и взносов и попаданию лишних данных в отчётность. Самозанятый учитывается только в блоке покупок.
Вторая ошибка — отражение расходов без чека. Бухгалтер проводит акт, оплачивает его, а чек исполнитель так и не прислал. При выездной проверке такие расходы могут снять, а выплату доначислить НДФЛ. Введите внутреннее правило: расход принимается к учёту только при наличии полного комплекта документов.
Особые ситуации: аванс, потеря статуса, ЭДО
Оплата авансом
Аванс самозанятому отражается тем же списанием с расчётного счёта, но чек исполнитель сформирует уже на полученный аванс — НПД считается с фактически полученного дохода. Акт и окончательный чек появятся после выполнения работ. Следите, чтобы сумма чеков соответствовала сумме выплат.
Потеря статуса самозанятого
Если исполнитель утратил статус плательщика НПД (например, превысил лимит дохода), выплаты ему облагаются по общим правилам для физических лиц: НДФЛ 13% и страховые взносы. Поэтому полезно периодически перепроверять статус по ИНН, особенно при регулярных выплатах.
Обмен документами через ЭДО
Если вы работаете через операторов ЭДО, акты можно подписывать электронно. Самозанятому достаточно простой или усиленной неквалифицированной подписи, если это согласовано в договоре. Чек из «Мой налог» в ЭДО не передаётся — его исполнитель присылает отдельно файлом или ссылкой.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором поставщика. Учёт ведётся через поступление услуг и оплату, без НДФЛ, взносов и НДС. Обязательные документы: договор, акт, чек из «Мой налог» и платёжный документ. Статус исполнителя и наличие чека контролируйте по каждой выплате.
Частые вопросы
Можно ли завести самозанятого в справочнике «Физические лица» вместо контрагентов?
Технически можно, но не нужно. Справочник «Физические лица» используется в кадровом и зарплатном учёте, и выплаты через него попадут в регистры НДФЛ и взносов. Для самозанятого достаточно контрагента с видом «Физическое лицо».
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Направьте письменное напоминание со ссылкой на условие договора. Если чек так и не предоставлен, удержать НДФЛ задним числом с уже выплаченной суммы невозможно — налог придётся уплатить за счёт заказчика с отражением в 6-НДФЛ. На будущее привяжите закрытие акта к передаче чека.
Нужно ли подавать на самозанятого СЗВ-ТД или другие кадровые отчёты?
Нет. СЗВ-ТД и аналогичные формы подаются только на лиц, с которыми заключены трудовые договоры. Договор с самозанятым — гражданско-правовой, кадровых событий он не создаёт.
Как отразить в 1С услуги самозанятого, если организация на УСН «доходы минус расходы»?
Так же, через поступление услуг и оплату. В КУДиР расход попадёт после выполнения двух условий: услуга принята по акту и оплачена. Чек из «Мой налог» приложите к комплекту документов как подтверждение статуса исполнителя.
Может ли самозанятый работать с организацией по договору без ИНН в документах?
ИНН самозанятого обязателен как минимум в чеке и желателен в договоре и карточке контрагента. Без ИНН вы не сможете проверить его статус плательщика НПД и подлинность чека, что лишает выплаты налоговой защиты.