Как списать материалы в 1С:ERP

Списание материалов в 1С:ERP выполняется несколькими документами в зависимости от цели: передача в производство, списание на расходы подразделения, списание недостач по итогам инвентаризации или отпуск на хозяйственные нужды. Универсального документа «Требование-накладная», как в Бухгалтерии, в ERP нет — основным инструментом служит документ «Внутреннее потребление».

Перед списанием важно убедиться, что на складе есть остатки по нужным позициям и что у пользователя есть права на создание документов склада. Иначе документ либо не проведется, либо образует отрицательные остатки, которые потом придется разбирать при закрытии месяца.

Ниже разобраны основные сценарии списания, настройка счетов учета, проверка результата в отчетах и типичные ошибки, из-за которых себестоимость и регламентные операции ведут себя непредсказуемо.

Какими документами списываются материалы в 1С:ERP

В ERP списание материалов — это всегда складской документ, который одновременно формирует проводки по бухгалтерскому и управленческому учету. Выбор документа зависит от экономического смысла операции.

• Внутреннее потребление — списание на расходы подразделения: канцелярия, хознужды, ремонт, спецодежда, материалы на общехозяйственные цели.
• Производство без заказа — списание сырья непосредственно в производство с одновременным выпуском продукции.
• Передача материалов в производство — отпуск сырья в цех по производственным заказам и этапам.
• Пересчет товаров — списание недостач и оприходование излишков по результатам инвентаризации.
• Списание товаров (устаревший/упрощенный документ в отдельных релизах) — порча, бой, истечение срока годности.

Если сомневаетесь, какой документ выбрать, ориентируйтесь на вопрос «куда уходят материалы»: в расходы подразделения — внутреннее потребление, в себестоимость продукции — производственные документы, «никуда, их физически нет» — инвентаризация.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Материалы расходуются на нужды подразделения (ремонт, хознужды, спецодежда)Создайте «Внутреннее потребление» с операцией «Списание на расходы»

Сырье уходит в производство с выпуском продукцииИспользуйте «Производство без заказа» или передачу по этапам производства

Недостача выявлена при инвентаризацииОформите «Пересчет товаров» и спишите недостачу через него

Материал испорчен или истек срок годностиСначала измените качество на «Некондиция», затем спишите внутренним потреблением

Списание через документ «Внутреннее потребление»

Это самый частый сценарий. Документ находится в разделе «Склад и доставка → Внутренние потребления». Создайте новый документ и выберите хозяйственную операцию «Списание на расходы».

Заполните шапку: организацию, склад списания, подразделение-получатель расходов. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Для каждой строки укажите статью расходов и аналитику — именно от статьи зависит, на какой счет (20, 25, 26, 44 и т.д.) попадет сумма в бухгалтерском учете.

После проведения документ спишет товары со склада в количественном и суммовом выражении. Стоимость списания определяется по настроенному методу оценки запасов (средняя или ФИФО — задается в учетной политике организации).

1. 1
   Откройте «Склад и доставка → Внутренние потребления» и создайте документ
2. 2
   Выберите операцию «Списание на расходы», укажите организацию и склад
3. 3
   Заполните подразделение, на которое относятся расходы
4. 4
   Добавьте номенклатуру и количество на вкладке «Товары»
5. 5
   В каждой строке укажите статью расходов и аналитику
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»

Если статья расходов не подставляется или проводки пустые

Проверьте настройку самой статьи расходов: в ней должен быть выбран вариант распределения и правило отражения в регламентированном учете. Если в статье не указан счет и аналитика для бухучета, документ проведется по складу, но проводок не сформирует — это одна из самых частых причин расхождений между складским и бухгалтерским учетом.

Списание материалов в производство

Если материалы расходуются на выпуск продукции, списывать их «на расходы» нельзя — себестоимость должна формироваться через производственные документы. При работе без производственных заказов используйте документ «Производство без заказа» (раздел «Производство»): на вкладке «Материалы и работы» укажите списываемое сырье, на вкладке «Продукция» — выпуск.

При поэтапном производстве материалы передаются в цех документами передачи по этапам, а их фактический расход фиксируется при выпуске. В этом случае сырье сначала числится за подразделением-производителем, и списание происходит в момент отражения выпуска.

Для типовых спецификаций удобно заполнять материалы по ресурсной спецификации — программа подставит нормы расхода автоматически, а кладовщику останется скорректировать фактическое количество.

Списание недостач по итогам инвентаризации

Если материалов физически нет на складе, корректный путь — инвентаризация. Создайте документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка»), заполните фактические остатки, и программа покажет расхождения с учетными данными.

По итогам пересчета на основании документа формируются списание недостач и оприходование излишков. При списании недостачи потребуется указать статью расходов и причину (естественная убыль, виновное лицо и т.д.) — от этого зависит отражение в учете: на общехозяйственные расходы или за счет виновных лиц.

Не списывайте недостачу обычным внутренним потреблением «в обход» инвентаризации: в учете это будет выглядеть как плановый расход, а не как выявленное расхождение, что исказит данные для инвентаризационной отчетности.

Настройка счетов учета номенклатуры

Счета учета материалов (10.01, 10.05, 10.06 и другие) определяются настройкой счетов учета номенклатуры: «Нормативно-справочная информация → Настройки и справочники → Счета учета номенклатуры». Счет подбирается по сочетанию организации, склада и группы номенклатуры.

Если при проведении документа проводки формируются с неправильным счетом или не формируются вообще, проверьте, что для нужной группы номенклатуры задана настройка, а сама номенклатура входит в эту группу (поле «Группа финансового учета» в карточке).

Проверка результата списания

После проведения документа убедитесь, что списание отразилось корректно. Основные инструменты проверки:

• Отчет «Остатки товаров на складах» — количество по позиции должно уменьшиться на списанное;
• «Ведомость по товарам на складах» — видно само движение с указанием документа;
• Кнопка «Дт/Кт» в документе — проводки по бухгалтерскому и налоговому учету;
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 — суммовое списание в регламентированном учете.

Если сумма в проводках отличается от ожидаемой, помните: при методе «средняя» окончательная стоимость списания рассчитывается при закрытии месяца, и до этого момента суммы могут быть предварительными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре в отчете «Остатки товаров на складах»

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Кредит счета 10 с корректным счетом расходов по дебету

Тревожный признак

Проводок нет или счет кредита не соответствует группе номенклатуры

Статья расходов и аналитика в строках

Норма

Заполнены, аналитика соответствует подразделению

Тревожный признак

Пустые поля — расходы не распределятся при закрытии месяца

Типичные ошибки при списании материалов

Большинство проблем со списанием вызвано не самим документом, а настройками вокруг него: пустые статьи расходов, неверные счета учета, списание «не тем» документом. Разбор расхождений обычно начинается с сопоставления складских отчетов и оборотно-сальдовой ведомости.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать материалы, если на складе нет остатков?

Технически — да, если в настройках склада отключен контроль остатков, но делать этого не стоит: образуются отрицательные остатки и ошибки в себестоимости. Правильный путь — сначала оформить недостающее поступление или найти ошибку в более ранних документах.

Чем заменить «Требование-накладную» из 1С:Бухгалтерии в ERP?

Аналогом служит документ «Внутреннее потребление» с операцией «Списание на расходы». Для передачи сырья в производство используются производственные документы, а не требование-накладная.

Почему документ провелся, но проводок нет?

Чаще всего не заполнена статья расходов или в ней не настроено отражение в регламентированном учете. Также проверьте, что для организации настроено отражение документов в учете и заданы счета учета номенклатуры.

Как списать испорченные материалы с истекшим сроком годности?

Сначала измените качество товара на «Некондиция» (документом изменения качества или через пересчет), затем спишите внутренним потреблением на соответствующую статью расходов. Это позволит отдельно видеть кондиционные и некондиционные остатки.

Когда рассчитывается итоговая сумма списания?

При методе оценки «по средней» окончательная стоимость определяется регламентной операцией закрытия месяца. До её выполнения суммы в проводках являются предварительными и могут измениться.

Нужно ли распоряжение для внутреннего потребления?

Если в настройках склада включен ордерный режим на расход, потребуется оформить расходный ордер на товары. В простых схемах без ордерного склада достаточно самого документа списания.