Учет и Финансы · 11 мин
Как добавить счет в рабочий план счетов 1С
Как добавить новый счет или субсчет в рабочий план счетов 1С: пошаговые действия, настройка аналитики, субконто и проверка результата в типовых конфигурациях.
Рабочий план счетов в 1С — это список счетов бухгалтерского и налогового учета, на которых формируются проводки документов. Типовые конфигурации поставляются с уже заполненным планом счетов, соответствующим приказу Минфина, но на практике его почти всегда приходится расширять: добавляют субсчета для обособленного учета по проектам, отдельные счета для новых видов деятельности или дополнительную аналитику к существующим счетам.
Новый счет добавляется прямо в пользовательском режиме, без конфигуратора и без снятия конфигурации с поддержки. Это штатная возможность: план счетов в типовых решениях открыт для редактирования пользователю с правами главного бухгалтера или администратора. Однако изменения затрагивают всю базу сразу, поэтому перед работой важно понимать, какой счет нужен, какая у него должна быть аналитика и не нарушит ли новый элемент существующую отчетность.
Ниже разобран порядок добавления счета на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), а также отличия для управляемых и обычных форм. Логика действий одинакова почти во всех решениях на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Когда нужен новый счет, а когда достаточно аналитики
Прежде чем создавать счет, проверьте, нельзя ли решить задачу через субконто. 1С поддерживает до трех видов субконто на каждом счете, и часто обособленный учет по проектам, складам или контрагентам корректнее вести именно через аналитику, а не через размножение субсчетов. Каждый лишний субсчет усложняет настройку документов, правила автоподстановки счетов и сверку данных.
Новый счет или субсчет действительно нужен, если требуется: выделить отдельный участок учета с собственным сальдо в оборотно-сальдовой ведомости, обеспечить отдельный счет для целей управленческого учета, отразить специфику деятельности, не предусмотренную типовым планом (например, учет по агентским схемам), либо выполнить требования учетной политики организации. Приказ Минфина прямо разрешает организациям вводить дополнительные субсчета, согласовав это с учетной политикой.
Как выбрать действие
Подготовка: права, резервная копия и код счета
Для редактирования плана счетов нужны права на изменение этого объекта. В типовых конфигурациях их обычно имеют пользователи с ролями «Главный бухгалтер» и «Администратор системы». Если кнопка «Создать» в плане счетов недоступна или элементы открываются только на просмотр, обратитесь к администратору базы за расширением прав.
Перед изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию или хотя бы проверьте регламентное задание резервного копирования. Само добавление счета безобидно, но ошибка в коде, виде счета или субконто, замеченная после того, как по счету прошли проводки, исправляется труднее: придется либо перепроводить документы, либо переносить остатки операциями вручную.
Продумайте код счета заранее. Код должен вписываться в существующую иерархию: субсчета счета 10 «Материалы» имеют вид 10.11, 10.12 и так далее. Проверьте, что выбранный код не занят и не конфликтует с типовыми счетами, которые могут появиться при обновлении конфигурации. Безопасная практика — использовать коды из свободного диапазона внутри родительского счета.
Добавление счета в 1С:Бухгалтерия 8.3 (управляемые формы)
Откройте план счетов: раздел «Главное» → «Настройки» → «План счетов», либо через «Операции» → «План счетов» — точное расположение зависит от настроек интерфейса. Откроется список всех счетов с иерархией субсчетов.
Чтобы создать счет верхнего уровня, нажмите кнопку «Создать». Чтобы создать субсчет, сначала установите курсор на родительский счет (например, на счет 60 «Расчеты с поставщиками») и нажмите «Создать» — новый элемент будет подчинен выделенному. Если вы создали элемент не там, откройте его и в поле «Счет» (родитель) укажите нужный счет вручную, либо перетащите элемент мышью в дереве.
Заполните основные поля карточки счета. Код — уникальный идентификатор, например 60.22. Наименование — понятное название, оно попадет в отчеты и печатные формы ОСВ. Вид счета — «Активный», «Пассивный» или «Активно-пассивный»; от него зависит, на какой стороне (дебет или кредит) допустимо сальдо. Признаки «Забалансовый», «Валютный», «Количественный» включайте только если они действительно нужны: валютный учет на счете, где валютных операций не бывает, создаст лишние измерения в проводках.
На закладке субконто добавьте виды аналитики из одноименного плана видов характеристик: «Контрагенты», «Договоры», «Номенклатура», «Статьи затрат» и другие. Для каждого субконто можно включить признаки «Только обороты» (если остатки по этой аналитике не нужны) и суммовой/количественный учет. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
Особенности в конфигурациях на обычных формах и в 1С:ERP
В конфигурациях на обычных формах (например, «1С:Бухгалтерия 8», редакция 2.0, или «Управление производственным предприятием») план счетов открывается через меню «Операции» → «Планы счетов» → «План счетов бухгалтерского учета». Карточка счета там выглядит иначе, но набор полей тот же: код, наименование, вид, признаки учета и табличная часть с субконто.
В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» действует тот же план счетов бухгалтерского учета, плюс существует отдельный механизм настройки счетов учета для регламентированных операций. Добавленный счет там не подхватится документами автоматически: для большинства документов счета определяются через регистры настройки счетов учета номенклатуры, расчетов с контрагентами и так далее. После создания счета проверьте эти настройки и при необходимости добавьте правила подстановки нового счета.
Проверка результата и подключение счета к документам
Сам по себе новый счет — только элемент справочника. Чтобы в проводках пошли движения, счет должен использоваться в документах: либо выбираться вручную (например, в документе «Операция»), либо подставляться через настройки счетов учета. Сразу после создания проверьте, что счет доступен для выбора в нужных документах и не заблокирован пометкой «Запретить использовать в проводках» — этот признак ставят на групповые счета, у которых есть субсчета.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новому счету после первой тестовой проводки. Счет должен отображаться с корректным разворотом по субконто. Если сальдо формируется не на той стороне, проверьте вид счета (активный/пассивный). Если аналитика не раскрывается, проверьте состав субконто и признак «Только обороты».
Как проверить результат
Виден в иерархии под нужным родителем, без пометки удаления
Счет не отображается или создан на верхнем уровне вместо субсчета
Счет доступен в полях выбора счетов
Счет не выбирается — стоит запрет использования в проводках
Сальдо на ожидаемой стороне, аналитика раскрывается
Развернутое сальдо по дебету и кредиту одновременно без причин
Анализ счета показывает детализацию по всем субконто
Часть аналитики пустая — не включен учет по субконто
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание дублирующего счета вместо использования субконто. Например, вместо счетов 62.01, 62.02 для каждого крупного клиента правильнее использовать типовые счета 62.01 и 62.02 с аналитикой по контрагентам и договорам. Второй распространенный промах — неверный вид счета: активно-пассивный счет там, где нужен активный, приводит к развернутому сальдо и вопросам при аудите.
Помните об ограничениях: на счете может быть не более трех видов субконто; код счета уникален в пределах плана; счет, по которому есть проводки, нельзя удалить, пока движения не очищены. Также учтите, что регламентированная отчетность (бухгалтерский баланс, декларации) заполняется по типовым счетам и настроенным правилам — пользовательский счет может не попасть в отчет автоматически, тогда правила заполнения корректируют вручную в настройках отчета.
Что важно запомнить
Счет добавляется в пользовательском режиме через план счетов: код, наименование, вид, признаки и субконто. Сначала проверьте, не решается ли задача аналитикой на существующем счете. После создания проверьте счет в документах, ОСВ и правилах заполнения регламентированной отчетности.
Частые вопросы
Можно ли добавить счет без прав администратора?
Да, если у пользователя есть права на изменение плана счетов — в типовых конфигурациях они включены в роль главного бухгалтера. Полные права администратора для этого не обязательны. Если кнопка «Создать» недоступна, попросите администратора добавить соответствующую роль в вашем профиле.
Почему новый счет не выбирается в документе?
Наиболее вероятная причина — установлен признак «Запретить использовать в проводках». Такой запрет автоматически ставится на счета, у которых появились субсчета: проводки должны идти по субсчетам, а не по родителю. Откройте карточку счета и проверьте этот флаг, а также убедитесь, что вы выбираете счет в документе, где подстановка не переопределена настройками счетов учета.
Что будет с пользовательскими счетами при обновлении конфигурации?
Обновление не удаляет и не изменяет счета, созданные пользователем: обновляются только предопределенные элементы, поставляемые разработчиком. Риск возможен в обратную сторону — если при обновлении добавится типовой счет с кодом, который вы уже заняли, возникнет конфликт. Поэтому для своих счетов выбирайте коды из заведомо свободных диапазонов.
Как удалить ошибочно созданный счет?
Если по счету нет проводок, пометьте его на удаление и выполните удаление помеченных объектов (в файловой базе — с монопольным доступом). Если проводки уже есть, сначала уберите счет из документов или перенесите остатки на правильный счет операцией вручную, и только после этого удаляйте. Счета с движениями в закрытых периодах лучше не удалять, а оставить с запретом использования.
Нужно ли добавлять счет в план счетов налогового учета отдельно?
В «1С:Бухгалтерии 8» налоговый учет ведется на том же плане счетов — у счета есть признак «Налоговый учет», и суммы НУ отражаются в тех же проводках параллельно с бухгалтерскими. Отдельный план счетов для налогового учета создавать не нужно: достаточно включить признак НУ у добавленного счета, если по нему требуется отслеживать временные и постоянные разницы.
Можно ли добавить счет программно, через обработку?
Да, через встроенный язык: создается объект ПланыСчетов с заполнением кода, наименования, вида и табличной части субконто. Это оправдано при массовом создании счетов или переносе плана счетов между базами. Для разового добавления одного-двух счетов проще и безопаснее использовать интерактивный режим — меньше риск ошибиться в служебных свойствах.