Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С:Бухгалтерии начислить командировочные
Как начислить командировочные в 1С:Бухгалтерии 8.3: приказ, авансовый отчет, суточные, средний заработок, проводки, НДФЛ и страховые взносы. Практическая инструкция.
Командировочные выплаты в 1С:Бухгалтерии складываются из нескольких частей: суточных, оплаты по среднему заработку за дни поездки, компенсации проезда и проживания. Программа умеет рассчитывать каждую из них, но порядок действий зависит от редакции конфигурации и от того, ведется ли в базе полноценный расчет зарплаты.
Ключевой принцип: командировка отражается не одним документом, а цепочкой — приказ о направлении, начисление оплаты за время поездки, авансовый отчет по возвращении. Если пропустить звено или оформить документы не в той последовательности, съезжают взаиморасчеты с сотрудником, НДФЛ и отчетность.
Ниже разобран рабочий порядок для типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» (ред. 3.0): от подготовки справочников до проверки проводок и удержания налога с суточных сверх нормы.
Что подготовить перед начислением
До первого начисления проверьте настройки программы. В разделе «Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты» должна быть включена возможность ведения кадрового учета и расчета зарплаты в этой программе (а не во внешней). Без этого документ «Командировка» будет недоступен.
Убедитесь, что сотрудник принят на работу кадровым документом «Прием на работу», а не просто заведен в справочнике. Средний заработок рассчитывается по данным начислений за расчетный период — если сотрудник введен вручную без приема, базы для расчета не будет.
Проверьте список начислений: «Главное → Настройки налогов и отчетов → Зарплата» либо «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления». Должны присутствовать предопределенные виды «Командировка» (оплата по среднему заработку) и «Суточные». Если суточных нет, создайте начисление вручную с кодом дохода НДФЛ, соответствующим сверхнормативным суточным.
Оформление приказа и документа «Командировка»
Основной документ находится в разделе «Зарплата и кадры → Командировки» (в некоторых релизах — «Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Командировка»). Создайте новый документ и заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, даты начала и окончания поездки.
По кнопке «Изменить» рядом с полем сотрудника можно при необходимости скорректировать расчет среднего заработка: программа показывает базу по месяцам расчетного периода и отработанные дни. Если сотрудник работает меньше года, расчетный период формируется из фактически отработанных месяцев.
Документ выполняет сразу два начисления: оплату дней командировки по среднему заработку и суточные за каждый календарный день поездки, включая выходные и дни в пути. Размер суточных подставляется из настройки — проверьте его перед проведением, значение задается в настройках зарплаты или непосредственно в документе в зависимости от релиза.
- 1Проверьте, что сотрудник принят на работу и расчет зарплаты ведется в этой базе
- 2Создайте документ «Зарплата и кадры → Командировки → Создать»
- 3Укажите сотрудника и период поездки, проверьте расчет среднего заработка
- 4Проверьте сумму суточных и при необходимости скорректируйте размер за день
- 5Проведите документ и откройте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте приказ о командировке из формы документа
Как рассчитывается средний заработок и суточные
Средний заработок считается по стандартному правилу: начисления расчетного периода (как правило, 12 предшествующих месяцев) делятся на отработанные в нем рабочие дни, результат умножается на число рабочих дней командировки по графику сотрудника. Премии, отпускные и больничные учитываются по своим правилам — программа делает это автоматически, если прошлые периоды вели в ней же.
Суточные начисляются за каждый день поездки, включая дни отъезда и приезда. Необлагаемый НДФЛ лимит — 700 рублей за день по России и 2500 рублей за день загранкомандировки; сверх этих сумм налог удерживается автоматически при расчете зарплаты за месяц. Страховые взносы на суточные в пределах этих же лимитов не начисляются.
Если фактический размер суточных в организации ниже лимита, налогооблагаемой базы не возникает. Если выше — разница попадет в документ «Начисление зарплаты» как доход с кодом для сверхнормативных суточных, и НДФЛ удержится при ближайшей выплате.
Авансовый отчет: проезд, жилье и подотчетные суммы
Расходы на билеты, гостиницу и прочие затраты, которые сотрудник оплатил сам или из выданного аванса, оформляются документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от настройки интерфейса). Документ создается после возвращения сотрудника и сдачи им отчета с подтверждающими документами.
На вкладке «Оплата» отражают приобретенные проездные документы и услуги проживания: указывают поставщика или описание, сумму и счет затрат (обычно 26, 44 или 20 — по учетной политике). НДС по билетам и гостинице выделяется, если есть корректно оформленные документы (счет-фактура, БСО, билет с выделенным НДС), и принимается к вычету.
Суточные в авансовый отчет не вносятся — они уже начислены документом «Командировка» и отражаются через зарплату. Дублирование суточных в обоих документах — одна из самых частых ошибок, она приводит к двойному списанию расходов и искажению расчетов с сотрудником.
Проводки и отражение в учете
После проведения документа «Командировка» программа формирует проводки по начислению: дебет счета затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» — по настройке способа отражения зарплаты) и кредит 70 счета на сумму среднего заработка и суточных. Способ отражения задается в карточке сотрудника или в настройках зарплаты.
Авансовый отчет формирует проводки через 71 счет: дебет счетов затрат (и 19 для НДС), кредит 71. Если аванс выдавался из кассы или на карту, предварительно оформляется выдача (расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета) в дебет 71. Перед авансовым отчетом полезно сверить остаток по 71 счету — на нем должна «висеть» выданная сумма.
НДФЛ со сверхнормативных суточных и среднего заработка удерживается документом «Начисление зарплаты» за месяц, а перечисляется в бюджет при выплате дохода. Проверить начисленный налог можно в отчете «Анализ НДФЛ» или в карточке сотрудника.
Как проверить результат
Начислены средний заработок и суточные, сумма совпадает с документом «Командировка»
Сумма нулевая или удвоенная — проверьте проведение документа и дубли начислений
Выданный аванс закрыт авансовым отчетом, остаток равен перерасходу или возврату
Остаток не совпадает с реальной задолженностью — ищите непроведенный авансовый отчет или дубль суточных
Сверхнормативные суточные попали в базу, налог исчислен
Суточные сверх лимита не облагаются — неверный код дохода в виде начисления
Особые сценарии: выходные, загранкомандировки, однодневные поездки
Работа в выходной день в командировке
Если сотрудник по приказу работал в выходной день, находясь в командировке, этот день оплачивается не по среднему заработку, а в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. В 1С:Бухгалтерии такой день оформляется отдельным начислением (например, «Оплата работы в выходные и праздничные дни») через документ «Начисление зарплаты» или «Все начисления», а в документе «Командировка» этот день исключают из оплаты по среднему, чтобы не заплатить дважды.
Заграничная командировка
Для зарубежных поездок суточные считаются в валюте или в рублях по утвержденному нормативу, причем день пересечения границы при выезде оплачивается по «заграничному» нормативу, а при возвращении — по российскому. В типовой Бухгалтерии разбивку по дням и пересчет лимита 2500 рублей часто приходится контролировать вручную, корректируя суммы в документе. Курсовые пересчеты по авансовому отчету в валюте программа выполняет по курсу на дату утверждения отчета.
Однодневная командировка
При поездке с возвращением в тот же день суточные по российскому законодательству не выплачиваются, но оплата по среднему заработку сохраняется. В документе «Командировка» сумму суточных в этом случае обнуляют вручную, оставляя только оплату дня по среднему.
Как выбрать порядок действий
Проверка перед закрытием месяца
Перед расчетом зарплаты за месяц убедитесь, что все командировки месяца проведены и даты в них корректны: документ «Начисление зарплаты» учитывает дни отсутствия и не начислит оклад за дни командировки. Если командировка оформлена задним числом после начисления зарплаты, потребуется пересчет — программа предложит его автоматически или придется сторнировать начисление вручную.
Сформируйте расчетный листок сотрудника: в нем должны быть видны строки «Командировка» (средний заработок) и «Суточные», а оклад — уменьшен на дни поездки. Сверьте НДФЛ: сверхнормативные суточные должны войти в налоговую базу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Для отчетности по страховым взносам и 6-НДФЛ важно, чтобы доход по сверхнормативным суточным был отражен в правильном периоде. Датой получения такого дохода считается последний день месяца утверждения авансового отчета — программа ставит ее автоматически при корректной настройке вида начисления.
Удобный контрольный прием: после проведения всех документов по командировке сформируйте «Анализ счета 71» по сотруднику. Если аванс выдавался, отчет утвержден, а перерасход выплачен — остаток должен быть нулевым. Любое сальдо по 71 счету после завершения расчетов — признак пропущенного документа.
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе «Командировка» не рассчитывается средний заработок?
Наиболее вероятные причины: сотрудник не принят на работу кадровым документом, в базе нет начислений за расчетный период (например, после перехода с другой программы) или дата командировки попадает на период до приема. Проверьте кадровые документы и, если данных о прошлых начислениях нет, введите средний заработок вручную через кнопку «Изменить» в документе.
Нужно ли включать суточные в авансовый отчет?
Нет. В типовой 1С:Бухгалтерии суточные начисляются документом «Командировка» и выплачиваются через зарплату (70 счет). Авансовый отчет предназначен только для расходов через 71 счет: проезд, проживание, прочие подотчетные траты. Внесение суточных в оба документа приводит к двойному отражению расхода.
Как облагаются НДФЛ суточные сверх нормы?
Не облагаются суточные до 700 рублей в день по России и до 2500 рублей в день за границей. Превышение включается в доход сотрудника в месяце утверждения авансового отчета, НДФЛ удерживается при ближайшей выплате. Чтобы программа считала налог автоматически, у вида начисления суточных должен быть корректный код дохода НДФЛ для сверхнормативных сумм.
Что делать, если командировку оформили после начисления зарплаты за месяц?
Проведите документ «Командировка» фактической датой, затем пересчитайте зарплату за этот месяц: программа уменьшит оклад на дни поездки и доначислит средний заработок. Если период уже закрыт и отчетность сдана, корректировку выполняют текущим периодом через сторнирование и перерасчет — в этом случае проверьте влияние на НДФЛ и взносы.
Как отразить оплату гостиницы, если сотрудник платил своей картой?
Оформите авансовый отчет без предварительной выдачи аванса: расход отразится по дебету счета затрат и кредиту 71 счета, у организации возникнет долг перед сотрудником. Затем погасите его отдельным документом — расходным кассовым ордером или списанием с расчетного счета с видом операции «Возврат подотчетных сумм» (перечисление подотчетному лицу).
Можно ли распечатать приказ о командировке из 1С:Бухгалтерии?
Да, из формы документа «Командировка» доступна печать приказа (по форме Т-9 или в свободной форме организации) через кнопку «Печать». Состав печатных форм зависит от релиза; если нужной формы нет, используют внешнюю печатную форму или оформляют приказ отдельно.
Что важно запомнить
Командировка в 1С:Бухгалтерии оформляется цепочкой: документ «Командировка» начисляет средний заработок и суточные через 70 счет, а проезд и жилье проходят авансовым отчетом через 71 счет. Суточные не дублируют в обоих документах, лимиты 700 и 2500 рублей контролируются настройкой вида начисления, а результат проверяется по оборотам 70 и 71 счетов и расчетному листку сотрудника.