Как в 1С 8 сделать авансовый отчет

Авансовый отчет в 1С 8 фиксирует расходование денег, выданных сотруднику под отчет: на командировку, покупку материалов, канцтоваров, оплату услуг. Документ нужен, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица перед организацией и отнести затраты на нужные счета учета. Без корректно проведенного авансового отчета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будет висеть дебиторская задолженность.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей, ERP) документ называется «Авансовый отчет» и находится в разделе кассовых и банковских операций. Логика работы одинакова: сначала сотруднику выдают деньги (расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), затем он приносит подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет отчет и проверяет взаиморасчеты.

Ниже — пошаговый порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, поскольку это самая распространенная конфигурация для такой операции. В других конфигурациях названия разделов могут отличаться, но состав вкладок и принцип проведения совпадают.

Подготовка: что должно быть настроено до создания отчета

Перед оформлением убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и привязан к физическому лицу. Именно физическое лицо выступает подотчетным лицом в аналитике счета 71, поэтому дубли физлиц приведут к разногласиям в учете. Проверьте справочник и удалите задвоенные записи через штатный сервис «Поиск и удаление дублей», если они есть.

Второе условие — выдача денег должна быть оформлена документом. Если аванс выдан из кассы, нужен проведенный «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Если деньги перечислены на карту сотрудника — документ «Списание с расчетного счета» с соответствующим видом операции. Без этих документов на вкладке «Авансы» подбирать будет нечего, и отчет корректно не распределится.

Также проверьте, что у вас есть права на создание и проведение документов кассового учета. В типовых настройках это роли бухгалтера или кассира. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы за назначением прав.

Выдача аванса подотчетному лицу

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника (физическое лицо), сумму и назначение платежа. Документ сформирует проводку Дт 71 Кт 50 — деньги считаются выданными, и за сотрудником числится задолженность.

При перечислении аванса на банковскую карту сотрудника используйте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка будет Дт 71 Кт 51. Убедитесь, что в учетной политике и настройках не запрещена выдача подотчетных сумм безналичным путем — в некоторых закрытых настройках этот вид операции скрыт.

Контрольный признак правильной выдачи: в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» по сотруднику появилось дебетовое сальдо на сумму аванса. Если сальдо нет — документ выдачи не проведен или выбран не тот вид операции.

Создание документа «Авансовый отчет» и заполнение шапки

Перейдите в «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию (если в базе их несколько), склад — если будут оприходоваться материалы или товары, и сотрудника-физлицо. Дата документа — фактическая дата утверждения отчета руководителем.

Поле «Назначение аванса» заполните текстом, например «Приобретение материалов для офиса» или «Командировочные расходы». Эта информация попадает в печатную форму АО-1, поэтому формулировка должна быть понятной и соответствовать действительности.

1. 1
   Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике и деньги ему выданы документом
2. 2
   Создайте документ «Авансовый отчет», заполните шапку: организация, сотрудник, склад, назначение
3. 3
   На вкладке «Авансы» подберите документ выдачи денег кнопкой «Добавить»
4. 4
   На вкладках «Оплата», «Оприходование» или «Прочее» отразите расходы по подтверждающим документам
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки и сальдо по счету 71
6. 6
   Распечатайте форму АО-1 при необходимости и приложите оригиналы чеков и БСО

Заполнение вкладки «Авансы»

Вкладка «Авансы» определяет, какие выданные суммы закрывает отчет. Нажмите «Добавить» и выберите документ аванса из списка — программа покажет только незакрытые документы выдачи по выбранному сотруднику. Сумма подставится автоматически.

Если сотруднику выдавалось несколько авансов, добавьте все, которые закрываются этим отчетом. Если аванс израсходован частично, укажите фактически использованную сумму — остаток останется за сотрудником как задолженность или должен быть возвращен в кассу приходным кассовым ордером.

Частая ситуация: список документов выдачи пуст, хотя деньги выдавались. Причина почти всегда в том, что РКО создан на другое физическое лицо (дубль в справочнике) или на другую организацию. Проверьте реквизиты документа выдачи и приведите их в соответствие.

Отражение расходов: оплата, оприходование и прочие затраты

Вкладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник оплатил поставщику товары или услуги из подотчетных средств. Укажите контрагента, договор, счет учета расчетов (обычно 60.01) и сумму. Программа сформирует проводку Дт 60 Кт 71 — задолженность перед поставщиком закрывается оплатой через подотчетное лицо.

Вкладка «Оприходование»

Заполняется, если сотрудник купил материалы, товары или инвентарь. Укажите номенклатуру, количество, цену и счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров, 10.09 для инвентаря). При наличии счета-фактуры поставщика отметьте НДС — он отразится на счете 19 и попадет в книгу покупок при выполнении условий для вычета.

Вкладка «Прочее»

Предназначена для услуг и прочих затрат: суточные, проезд, гостиница, представительские расходы, почтовые услуги. Укажите содержание расхода, счет затрат (26, 44, 91.02 и другие по ситуации) и аналитику — подразделение, статью затрат. Для суточных сверх нормы, облагаемой НДФЛ, используйте отдельную аналитику, чтобы сумма корректно попала в расчет налога.

Проведение, проводки и печать формы АО-1

Нажмите «Провести» и откройте кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные проводки. Типовой набор: Дт 10 (41, 26, 44) Кт 71 — приняты расходы и ценности; Дт 60 Кт 71 — оплачено поставщику; Дт 19 Кт 71 — выделен НДС. Сверьте счета с ожидаемыми, особенно если в базе изменены настройки счетов учета номенклатуры.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Авансовый отчет (АО-1)». Форма АО-1 не входит в число обязательных унифицированных — организация вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике, но типовая форма 1С закрывает потребности большинства компаний. К распечатанному отчету прикладываются оригиналы чеков, БСО, билетов и накладных.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму отчета или закрылась полностью

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — отчет не проведен или аванс не подобран

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Счета затрат и учета ценностей соответствуют содержанию расходов

Тревожный признак

Пустые счета, неверная аналитика, суммы не сходятся с чеками

Итог по документу

Норма

Сумма расходов равна или меньше суммы аванса, остаток возвращен в кассу

Тревожный признак

Перерасход не оформлен выдачей — сотрудник потратил свои деньги без отражения в учете

Возврат неиспользованного аванса и перерасход

Если сотрудник израсходовал меньше выданного, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». После его проведения сальдо по счету 71 закроется полностью. Оставлять «висящий» остаток без движения не стоит — при ревизии это расценивается как незакрытая задолженность.

При перерасходе (сотрудник потратил больше аванса, подтвердил расходы документами) сумма превышения становится кредиторской задолженностью организации перед сотрудником — кредитовое сальдо по 71 счету. Ее нужно выплатить через РКО с видом операции «Выдача подотчетному лицу» или перечислением на карту.

Частые вопросы

Можно ли создать авансовый отчет, если деньги не выдавались документом?

Технически документ создать можно, но вкладка «Авансы» останется пустой, и расходы повиснут на счете 71 без закрытия задолженности. Правильный путь — сначала оформить выдачу (РКО или списание со счета) корректной датой, затем подобрать ее в отчет. Если деньги выдавались фактически, но не отражены, документ выдачи вводится задним числом с учетом последовательности проведения.

Почему в списке авансов не виден расходный кассовый ордер?

Чаще всего причины три: РКО не проведен, он оформлен на другое физическое лицо (дубль в справочнике) или на другую организацию. Также проверьте вид операции — подбираются только документы с видом «Выдача денежных средств подотчетному лицу», а не «Прочий расход» или «Выплата зарплаты».

Как оформить командировочные расходы через авансовый отчет?

Суточные, проезд и проживание отражаются на вкладке «Прочее» с указанием счета затрат (например, 26 или 44) и статьи затрат с видом «Командировочные расходы». Суточные сверх необлагаемого НДФЛ лимита выделяйте отдельной строкой с соответствующей аналитикой, чтобы сумма корректно попала в расчет налога. В конфигурациях с кадровым учетом командировка может оформляться отдельным документом с последующей разноской в авансовый отчет.

Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?

Задолженность по счету 71 остается. Оформите авансовый отчет на фактически подтвержденные расходы, если документы предоставлены. Неподтвержденный остаток удерживается из расчета при увольнении в пределах, допустимых трудовым законодательством, либо взыскивается через суд; при невозможности взыскания списывается по результатам инвентаризации на прочие расходы. Конкретный порядок согласуйте с главным бухгалтером.

Можно ли одним авансовым отчетом закрыть несколько выданных авансов?

Да. На вкладке «Авансы» добавьте все подлежащие закрытию документы выдачи — программа суммирует их и сопоставит с общей суммой расходов. Это стандартная практика, когда сотрудник регулярно получает подотчетные средства и отчитывается накопительно.

Где посмотреть все незакрытые авансы по сотрудникам?

Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счета 71 с разворотом по субконто «Работники организации» за нужный период. Дебетовые сальдо на конец периода — это незакрытые авансы. Для детализации по документам используйте «Карточку счета 71» или «Анализ субконто».