Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С выставить счет в условных единицах
Как выставить счет в условных единицах в 1С: настройка валюты договора, создание счета покупателю, оплата по курсу ЦБ, типичные ошибки и проверка результата.
Выставление счета в условных единицах (у.е.) — стандартная задача при работе с контрагентами, когда цена договора привязана к курсу валюты, а расчеты идут в рублях. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, УНФ) такой сценарий поддерживается штатно, без доработок, но требует правильной настройки договора и понимания, как программа считает рублевую сумму.
Ключевая логика проста: в договоре с контрагентом указывается валюта расчетов (например, USD или EUR) и признак «оплата в рублях». Тогда счет формируется в у.е., а оплата и проводки по реализации пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату оплаты или отгрузки — в зависимости от настроек и порядка расчетов.
Ниже разобраны шаги для 1С:Бухгалтерии 3.0 как самой распространенной конфигурации, с отдельными уточнениями для УТ и УНФ. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение договоров и что в базе настроена загрузка курсов валют.
Проверка предварительных настроек перед выставлением счета
До создания счета проверьте три вещи: справочник валют, функциональность программы и учетную политику. Откройте раздел «Справочники» → «Валюты» и убедитесь, что нужная валюта (USD, EUR или другая) присутствует в списке и для нее загружаются курсы. Если курс не загружен, программа не сможет пересчитать суммы в рубли, и документы либо не проведутся, либо посчитают сумму по устаревшему курсу.
Загрузка курсов обычно настроена регламентным заданием и происходит автоматически. Проверить это можно, открыв валюту и посмотрев историю курсов: если последняя запись датирована давно, выполните загрузку вручную кнопкой «Загрузить курсы валют». Учтите, что курс ЦБ на выходные и праздники не публикуется — для этих дат программа берет курс последнего рабочего дня, это нормальное поведение.
В разделе «Администрирование» → «Функциональность» на закладке «Расчеты» должен быть включен признак расчетов в валюте и у.е. В большинстве баз он включен по умолчанию, но если договор не дает выбрать валюту, отличную от рубля, проверьте эту настройку в первую очередь.
Что проверить перед началом
Курс нужной валюты загружен на текущую дату
Последний курс устарел — рублевые суммы будут неверными
Включены расчеты в валюте и у.е.
В договоре нельзя выбрать валюту
Валюта расчетов и признак оплаты в рублях заданы
Счет создается только в рублях
Настройка договора с контрагентом в у.е.
Откройте карточку контрагента и перейдите на закладку «Договоры». Создайте новый договор или отредактируйте существующий. В поле «Валюта расчетов» выберите нужную валюту — например, USD. Сразу после выбора валюты появится или станет доступным признак «Оплата в» с вариантами: в валюте договора или в рублях. Для расчетов в у.е. выберите оплату в рублях.
Именно сочетание «валюта расчетов — USD, оплата — в рублях» и превращает договор в договор в условных единицах. Цены в документах будут указываться в у.е., а рублевый эквивалент программа рассчитает по курсу ЦБ. Если выбрать оплату в валюте, получится классический валютный договор с оплатой с валютного счета — это другой сценарий.
Обратите внимание на вид договора: для выставления счетов покупателям используется вид «С покупателем». Если организация работает с НДС, проверьте также, как в договоре и в ценах номенклатуры задан признак «НДС включено в стоимость» — от этого зависит, как налог будет выделен в счете и печатной форме.
Создание счета покупателю в у.е.
Перейдите в раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и создайте новый документ. Выберите контрагента — программа подставит договор автоматически, если он один. Если договоров несколько, укажите тот, что настроен в у.е. После выбора договора в шапке документа появится валюта расчетов, а цены и суммы будут вводиться в у.е.
Заполните табличную часть «Товары» или «Услуги»: укажите номенклатуру, количество и цену в у.е. Программа рассчитает сумму, НДС и итог по документу. В нижней части документа обычно отображается курс, по которому выполняется пересчет в рубли, — по умолчанию это курс ЦБ на дату счета. При необходимости курс можно изменить вручную по ссылке в поле курса, если такое право предусмотрено условиями договора (например, курс ЦБ + 2%).
Проведите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать». В типовой печатной форме счета суммы выводятся в у.е. с указанием валюты, а также приводится рублевый эквивалент и курс пересчета — это помогает покупателю понять, какую сумму в рублях он должен оплатить. Если ваша печатная форма не показывает рублевый эквивалент, проверьте настройки формы или используйте другой вариант из списка печатных форм.
- 1Загрузите актуальные курсы валют
- 2В договоре укажите валюту расчетов и оплату в рублях
- 3Создайте счет покупателю по этому договору
- 4Заполните товары и цены в у.е.
- 5Проверьте курс пересчета и рублевый эквивалент
- 6Проведите документ и распечатайте счет
Как программа считает рублевую сумму и НДС
Рублевый эквивалент счета определяется курсом на дату документа. Если счет выставлен 10-го числа, а оплачен 15-го, рублевая сумма оплаты будет пересчитана уже по курсу на дату оплаты — возникнет суммовая разница. В бухгалтерском учете при расчетах в у.е. с оплатой в рублях суммовые разницы по оплате, как правило, относятся на прочие доходы или расходы; детали зависят от настроек учетной политики и условий договора.
По НДС действует особое правило: налоговая база определяется по курсу на дату отгрузки или на дату оплаты — в зависимости от того, что наступило раньше, и при полной предоплате пересчитывается по курсу аванса. Программа обрабатывает это автоматически при проведении реализации и формировании счета-фактуры, но контролировать корректность сумм стоит, особенно при частичных оплатах.
Практический момент: счет сам по себе не формирует проводок и не влияет на учет — это лишь предложение оплатить. Все учетные последствия возникают на этапе реализации (акта, накладной) и поступления оплаты. Поэтому ошибка в счете легко исправляется: документ можно отредактировать и перепечатать до момента отгрузки.
Особенности в Управлении торговлей и УНФ
В 1С:Управление торговлей 11 и УНФ логика аналогична, но расположение настроек другое. В УТ валюта расчетов и порядок оплаты задаются в соглашении с клиентом или в договоре — в зависимости от того, что используется в учете. В соглашении укажите валюту взаиморасчетов и валюту цен; счет на оплату создается из раздела «Продажи» или на основании заказа клиента.
В УНФ договор контрагента содержит поле «Расчеты в у.е.» и выбор валюты. Счет на оплату покупателю создается из раздела «Продажи», валюта документа подставляется из договора. В обеих конфигурациях печатная форма счета показывает суммы в у.е. и курс пересчета.
Где задаются настройки у.е.
В договоре с контрагентом: валюта расчетов + оплата в рублях. Счет в разделе «Продажи».
В соглашении с клиентом или договоре. Счет создается отдельно или на основании заказа.
В договоре контрагента: признак расчетов в у.е. и валюта. Счет в разделе «Продажи».
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — счет создается в рублях, хотя нужен в у.е. Причина почти всегда в договоре: либо выбран другой договор, либо валюта расчетов в нем стоит «рубль». Проверьте шапку документа — там должен быть договор с нужной валютой.
Вторая типичная ситуация — неверный рублевый эквивалент из-за незагруженных курсов. Программа в таком случае берет последний известный курс, и сумма в рублях отличается от ожидаемой. Перед массовым выставлением счетов проверяйте дату последнего курса в справочнике валют.
Третья ошибка — ручное изменение курса в документе без фиксации этого в договоре. Покупатель оплатит по курсу ЦБ, а вы выставили счет по повышенному курсу — возникнет разница и вопросы при сверке. Если договор предусматривает коммерческий курс, пропишите это в его тексте и применяйте единообразно.
Проверка результата и сверка с покупателем
После выставления счета проверьте три вещи: валюту и сумму в печатной форме, курс пересчета и рублевый эквивалент. Сравните рублевую сумму с расчетом «сумма в у.е. × курс ЦБ на дату счета» — значения должны совпасть с точностью до округления.
После оплаты и отгрузки сформируйте акт сверки взаиморасчетов с контрагентом (раздел «Продажи» → «Акты сверки» или отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 62). При расчетах в у.е. программа показывает задолженность и в у.е., и в рублях — расхождений быть не должно, а суммовые разницы должны корректно закрываться на счете прочих доходов и расходов.
Что важно запомнить
Счет в у.е. создается через договор с валютой расчетов и оплатой в рублях. Перед выставлением загрузите курсы валют, после — проверьте курс пересчета и рублевый эквивалент в печатной форме. Учетные последствия возникают только при реализации и оплате.
Частые вопросы
Можно ли выставить счет в у.е., если валюта договора не USD и не EUR?
Да. В справочнике валют можно использовать любую валюту с загружаемым курсом ЦБ, а также создать собственную условную единицу с ручным курсом. Во втором случае курс придется обновлять вручную перед выставлением документов.
Почему в печатной форме счета нет рублевой суммы?
Не все варианты типовых печатных форм выводят рублевый эквивалент. Проверьте список доступных форм по кнопке «Печать» — выберите форму с указанием курса и рублевой суммы. Если подходящей нет, форму дорабатывают через механизм внешних печатных форм.
Что делать, если покупатель оплатил счет по другому курсу?
Рублевая сумма оплаты определяется курсом на дату платежа, и это нормально — разница со счетом является суммовой и отражается в учете при отгрузке. Если покупатель пересчитал по произвольному курсу, зафиксируйте порядок пересчета в тексте договора и проведите сверку.
Можно ли изменить курс пересчета в уже созданном счете?
Да, до момента отгрузки счет можно редактировать свободно: откройте документ, измените курс по ссылке в поле курса, перепроведите и перепечатайте. Проводок счет не создает, поэтому учет это не затронет.
Как выставить счет в у.е. с частичной предоплатой?
Счет выставляется на полную сумму в у.е. как обычно. При поступлении частичной оплаты программа зачтет аванс по курсу на дату платежа, а при реализации пересчитает неоплаченную часть по курсу отгрузки. Для корректного НДС важно, чтобы платежи были зарегистрированы документами поступления оплаты до проведения реализации.