Как указать самозанятого в 1С

Работа с самозанятыми в 1С отличается от обычного учёта сотрудников: самозанятый не является работником, с ним заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), а налог на его доход он платит сам через приложение «Мой налог». Для бухгалтера это означает упрощённый учёт — без НДФЛ и страховых взносов, но с обязательной проверкой статуса исполнителя и наличия чека на каждую выплату.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии самозанятый отражается как контрагент-физлицо или сотрудник по договору ГПХ, в 1С:ЗУП — как подрядчик по договору ГПХ без признаков трудовых отношений. Ниже разобраны оба сценария, типовые документы и проверки, которые защитят от претензий налоговой.

Что проверить до того, как заводить самозанятого в 1С

Прежде чем отражать выплаты, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Статус проверяется на сайте ФНС или через приложение «Мой налог» по ИНН. Проверку нужно делать минимум дважды: на дату заключения договора и на дату каждой выплаты — статус можно утратить в любой момент.

Есть и содержательные ограничения. Нельзя переводить на самозанятость бывшего работника, если с момента его увольнения прошло менее двух лет, — такие выплаты будут облагаться НДФЛ и взносами как обычный доход. Также НПД не применяется при продаже подакцизных товаров, работе по агентским договорам и при доходе свыше установленного годового лимита.

Как завести самозанятого в 1С:Зарплата и управление персоналом

В 1С:ЗУП самозанятый оформляется через справочник «Сотрудники». Создайте новое физическое лицо, укажите ФИО, ИНН, СНИЛС и дату рождения. Затем в разделе «Кадры» или «Сотрудники» создайте документ «Договор (работы, услуги)» — приём на работу по трудовому договору не используется.

В документе договора укажите: вид договора — ГПХ, даты начала и окончания, сумму или порядок расчёта вознаграждения. В свежих релизах ЗУП есть отдельный признак для самозанятого подрядчика — он отключает начисление страховых взносов и удержание НДФЛ. Если такого признака в вашей версии нет, убедитесь, что договор не попадает в облагаемую базу: проверьте настройки начисления «Оплата по договорам ГПХ».

Важно: самозанятый не должен попадать в штатное расписание, табель и кадровые отчёты как работник. Если программа предлагает оформить приём на работу — вы выбрали неверный документ, вернитесь к договору ГПХ.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН исполнителя
2. 2
   Создайте физическое лицо в справочнике «Сотрудники»
3. 3
   Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с видом ГПХ
4. 4
   Укажите признак самозанятого, если он есть в вашей версии
5. 5
   Начислите вознаграждение документом «Начисление по договорам» или «Премия» с типом ГПХ
6. 6
   Проверьте, что НДФЛ и взносы по строке равны нулю
7. 7
   Отразите выплату и приложите чек из «Мой налог»

Как отразить самозанятого в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии самозанятого обычно заводят как контрагента с видом «Физическое лицо». В карточке контрагента укажите ФИО, ИНН и реквизиты для оплаты. Договор создаётся с видом «С покупателем» недопустимо — нужен договор оказания услуг или подряда, где ваша организация выступает заказчиком.

Начисление вознаграждения отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» либо вручную операцией: дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера работ) и кредит 76 или 60 счёта. Выплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Перечисление по договору подряда».

Если в 1С:Бухгалтерии ведётся и зарплата, самозанятого можно завести как сотрудника по договору ГПХ — тогда начисление и выплата пройдут через зарплатные документы, аналогично ЗУП. Выбор сценария зависит от того, где у вас настроен учёт подрядчиков.

Сравнение вариантов учёта

Контрагент-физлицо в Бухгалтерии

Подходит для разовых услуг и простого учёта; не формирует зарплатной отчётности, но требует ручной привязки чеков

Сотрудник по договору ГПХ в ЗУП

Подходит при регулярных выплатах нескольким подрядчикам; начисления и выплаты автоматизированы, есть контроль нулевых налогов

Документы: договор, акт и чек из «Мой налог»

Комплект документов по самозанятому минимален, но каждый элемент обязателен. Договор ГПХ фиксирует предмет, стоимость и сроки. Акт выполненных работ подтверждает факт оказания услуги. Чек из приложения «Мой налог» — ключевой документ: без него расходы могут не признать, а выплату — доначислить налогами.

Чек должен содержать корректные данные вашей организации: наименование и ИНН заказчика. Самозанятый формирует чек в приложении и передаёт его вам в электронном виде или на бумаге. Реквизиты чека (номер, дату, сумму) разумно фиксировать в комментарии к документу оплаты в 1С или прикладывать скан к договору.

Храните чеки и подтверждения статуса НПД вместе с договором. При проверке налоговая запрашивает именно эту связку: договор — акт — чек — скриншот проверки статуса на дату выплаты.

Налоги, взносы и отчётность: что не нужно делать

Главная особенность учёта самозанятых — отсутствие обязанностей налогового агента. НДФЛ с вознаграждения не удерживается, страховые взносы не начисляются, в расчёты 6-НДФЛ и РСВ самозанятый не включается. Взносы на травматизм тоже не начисляются, если это прямо не прописано в договоре ГПХ.

Расходы на оплату услуг самозанятого уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль или УСН при наличии договора, акта и чека. Если хотя бы одного документа нет — расходы могут быть сняты, а выплата переквалифицирована.

Частые ошибки при учёте самозанятых в 1С

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за нарушения условий применения НПД. Типичная ситуация: статус проверили один раз при заключении договора, а через полгода исполнитель утратил его — и все выплаты за этот период оказались под угрозой доначислений.

Вторая группа ошибок — настройки в самой 1С. Если договор ГПХ оформлен как обычный, без признака самозанятого, программа может начислить взносы на пенсионное и медицинское страхование. Перед выплатой всегда открывайте расчётный листок или документ начисления и проверяйте нулевые налоги.

Как проверить, что всё настроено правильно

После проведения всех документов выполните контрольную проверку. Откройте начисление по договору: сумма НДФЛ и взносов должна быть нулевой. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с подрядчиком — задолженность после оплаты должна закрыться. Убедитесь, что самозанятый не попал в отчёты 6-НДФЛ и РСВ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление по договору

Норма

НДФЛ и взносы равны нулю

Тревожный признак

Программа начислила взносы или налог — неверный вид договора

Отчёты 6-НДФЛ и РСВ

Норма

Самозанятый отсутствует в отчётах

Тревожный признак

Подрядчик попал в персонифицированные сведения

Пакет документов

Норма

Договор, акт, чек, подтверждение статуса на дату выплаты

Тревожный признак

Нет чека или проверка статуса устарела

Частые вопросы

Нужно ли самозанятого включать в штатное расписание?

Нет. Самозанятый не является работником, трудовые отношения с ним не возникают. Он оформляется только договором ГПХ и не должен фигурировать в штатном расписании, табеле и кадровых приказах.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек до отражения расходов в учёте. Без чека выплату нельзя подтвердить как расход по НПД. Если чек так и не предоставлен, расходы безопаснее не признавать, а по существующей задолженности проконсультироваться с налоговым специалистом.

Можно ли работать с самозанятым, который является ИП?

Да, ИП вправе применять НПД. В этом случае заведите его в 1С как контрагента-ИП. Чек из «Мой налог» по-прежнему обязателен, если он применяет этот режим, а НДФЛ и взносы вы также не платите.

Как отразить в 1С аванс самозанятому?

Аванс отражается обычным списанием с расчётного счёта на контрагента. Чек самозанятый обязан сформировать и на аванс — в момент получения денег. После выполнения работ оформляется акт, и аванс зачитывается стандартным образом.

Что будет, если статус НПД утрачен в середине договора?

Выплаты после утраты статуса перестают подпадать под НПД. Дальнейшая работа возможна, если исполнитель оформит ИП на другом режиме, либо выплаты придётся облагать как доход обычного физлица — с НДФЛ и взносами. Поэтому статус проверяют перед каждой оплатой.