Как учитывать самозанятых в 1С 8

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — не сотрудник и не ИП, поэтому стандартные кадровые документы 1С для него не подходят. Расчёты с ним ведутся через договоры гражданско-правового характера, а ключевой подтверждающий документ — чек из приложения «Мой налог». Без чека расходы на оплату услуг самозанятого нельзя принять в налоговом учёте.

В типовых конфигурациях 1С 8 (Бухгалтерия предприятия 3.0, ЗУП, УНФ) учёт самозанятых реализован по-разному: где-то есть отдельные механизмы, где-то приходится использовать договоры ГПХ с ручной настройкой. Ниже разобран общий подход, который работает в большинстве конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Главная особенность: с выплат самозанятому организация не платит НДФЛ и страховые взносы — налог самозанятый платит сам (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП). Задача бухгалтера — корректно отразить расход, проверить статус исполнителя и хранить чеки.

Проверка статуса самозанятого до заключения договора

Перед тем как заводить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя — сервис показывает, действует ли статус самозанятого на текущую дату. Результат проверки разумно сохранить (скриншот или PDF) и приложить к договору.

Есть важное ограничение: самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Если вы переводите штатного сотрудника «на самозанятость», такие выплаты не будут облагаться НПД, а компании доначислят НДФЛ и взносы. Это одна из самых рискованных зон учёта.

Также проверьте вид деятельности: НПД не применяется к перепродаже товаров, работе по агентским договорам (с исключениями), добыче полезных ископаемых и ряду других направлений. Годовой лимит дохода самозанятого ограничен — при превышении он теряет право на спецрежим.

Настройка справочников и договора в 1С

Самозанятого заводят в справочник «Контрагенты» как физическое лицо. Укажите ФИО, ИНН (обязательно — он нужен для проверки статуса и сверки чеков), при наличии — паспортные данные для договора. Тип контрагента — «Физическое лицо», признак «Поставщик».

Далее создайте договор с видом «С поставщиком» (в БП 3.0) либо договор ГПХ, если конфигурация поддерживает отдельный вид. В комментарии или наименовании договора полезно указать «самозанятый, НПД», чтобы при выборе договора в документах было видно особый статус исполнителя.

Если используется 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 физлицо-самозанятого не принимают на работу — кадровые документы не используются. Начисления отражают документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» с видом договора без обложения взносами и НДФЛ, либо учёт ведут только в бухгалтерской программе, а в ЗУП самозанятых вообще не заводят. Второй вариант проще и снижает риск ошибочного попадания выплат в отчётность по взносам.

Отражение начисления и оплаты

Услуги самозанятого отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части указывается номенклатура услуги, счёт затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения услуги) и сумма. НДС в документе не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС.

Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Проводки формируются типовые: Дт 60.01 Кт 51. Взаиморасчёты закрываются в рамках договора, задолженность видна в ОСВ по счёту 60.

Если конфигурация поддерживает выплату на карту физлица напрямую (через реестр), убедитесь, что такие выплаты не попадают в зарплатный проект и не включаются в ведомости — иначе возможны ошибки в отчётности 6-НДФЛ и РСВ.

1. 1
   Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
2. 2
   Заведите контрагента-физлицо с ИНН и создайте договор ГПХ
3. 3
   Заключите договор, зафиксируйте предмет, цену и обязанность выдать чек
4. 4
   Получите акт/документ об оказании услуг и чек из «Мой налог»
5. 5
   Проверьте чек по QR-коду или на сайте ФНС
6. 6
   Отразите поступление услуг без НДС на нужный счёт затрат
7. 7
   Оплатите по реквизитам самозанятого документом списания со счёта
8. 8
   Сохраните чек вместе с актом в деле или прикрепите к документу в 1С

Чек из «Мой налог»: контроль и хранение

Чек — обязательный документ. Без него расходы на оплату услуг самозанятого налоговая может не признать, даже если есть договор и акт. В договоре прямо пропишите обязанность исполнителя передать чек не позднее определённого срока (обычно — до момента оплаты или в течение нескольких дней после).

Каждый чек проверяйте: по QR-коду на чеке или через сервис на сайте ФНС. Проверка показывает, что чек сформирован именно этим плательщиком, не аннулирован и соответствует сумме. Аннулированный чек — основание не принимать расход и потребовать замену документа.

Храните чеки в электронном виде. Практичный вариант — прикреплять файл чека (PDF или скриншот) к документу поступления в 1С через механизм присоединённых файлов. Тогда при выверке или проверке весь комплект документов доступен из одного места.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек проходит проверку на сайте ФНС, сумма и ИНН совпадают с договором

Тревожный признак

Чек не находится, аннулирован или оформлен на другую сумму

Проводки по начислению

Норма

Дт счёта затрат — Кт 60.01, НДС отсутствует, НДФЛ и взносы не начисляются

Тревожный признак

В документе выделен НДС или выплата попала в облагаемую базу по взносам

Отчётность

Норма

Выплаты самозанятому отсутствуют в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Суммы попали в расчёты по НДФЛ или взносам

Налоговый учёт и отчётность

Выплаты самозанятым не включаются в 6-НДФЛ и в расчёт по страховым взносам — организация не является налоговым агентом по НПД. Если выплата ошибочно попала в эти отчёты, проверьте настройки вида начисления или вида договора: где-то стоит признак обложения.

В налоговом учёте по налогу на прибыль (или УСН «доходы минус расходы») расход принимается при наличии комплекта: договор, акт (или иной документ об оказании услуг), чек. При УСН дополнительно важен факт оплаты — расход признаётся после оплаты.

В 1С:Бухгалтерии проверьте, что в документе поступления корректно заполнена аналитика налогового учёта: статья затрат должна иметь правильный вид расхода для налога на прибыль, чтобы сумма попала в декларацию автоматически.

Особые сценарии и ограничения

Самозанятый выставил чек частично

Если чек выписан на меньшую сумму, чем оплата, расход признаётся только в части чека. Потребуйте дописать чек на разницу либо скорректируйте принимаемый расход. В 1С сумма поступления должна соответствовать чеку, иначе при сверке возникнут вопросы.

Возврат и аннулирование

При возврате аванса или отказе от услуги самозанятый аннулирует чек. В 1С оформляется корректировка или сторнирование поступления и возврат оплаты. Проверьте, что чек действительно аннулирован, — это подтверждает, что исполнитель корректно закрыл операцию по НПД.

Регулярные выплаты одному исполнителю

Если самозанятый получает от вас регулярные фиксированные суммы за похожие услуги, это повышает риск переквалификации договора в трудовой. Снизить риск помогают: проектная формулировка предмета договора, отсутствие фиксированного графика и подчинения внутренним регламентам, оплата по факту результата.

Удобно завести в 1С отдельную папку контрагентов «Самозанятые» и раз в квартал делать сверку: для каждого документа поступления от такого контрагента должен быть прикреплён чек. Это занимает немного времени и снимает почти все вопросы при налоговой проверке.

Частые вопросы по учёту самозанятых в 1С

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому в 1С?

Нет. Организация не является налоговым агентом по НПД — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». Если программа пытается начислить НДФЛ, проверьте настройки вида договора или вида начисления: должен быть выбран вариант без налогообложения.

Можно ли отразить самозанятого как ИП, если у него есть ИНН?

Только если он действительно зарегистрирован как ИП. Статус самозанятого и статус ИП — разные вещи: ИП может применять НПД, но тогда в договоре указывается статус ИП, а чек всё равно формируется в «Мой налог». Проверяйте оба статуса по ИНН.

Что делать, если самозанятый не прислал чек, а оплата уже прошла?

Запросите чек письменно и приостановите принятие расхода до его получения. Если чек не предоставлен, расход в налоговом учёте лучше не признавать, а в дальнейшем — пересмотреть порядок работы: оплата только после передачи чека. Такое условие стоит закрепить в договоре.

Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?

Нет, не должны. Эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами у источника выплаты. Если суммы попали в отчёты, ищите ошибку в настройках: самозанятый мог быть ошибочно заведён как сотрудник или договор ГПХ настроен с обложением взносами.

Как учесть самозанятого, если в базе нет отдельного механизма?

Используйте стандартную схему для контрагентов-физлиц: договор с поставщиком, документ «Поступление услуг» без НДС, оплата через списание со счёта. Дополнительных начислений (НДФЛ, взносов) в такой схеме не возникает, если не использовать зарплатные документы.

Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?

Формально чек подтверждает оплату, но не содержание услуги. Для обоснования деловой цели расхода рекомендуется комплект: договор, акт (или иной документ о результате) и чек. Особенно это важно для услуг, где результат неочевиден — консультаций, разработки, дизайна.