Как разносить чеки самозанятых в 1С: пошаговая инструкция

Компании и ИП всё чаще оплачивают услуги самозанятых — фрилансеров, курьеров, дизайнеров, репетиторов. У бухгалтера при этом возникает практический вопрос: как корректно отразить эти расходы в 1С, чтобы чек из приложения «Мой налог» лёг в учёт без претензий со стороны налоговой. Ошибки здесь типичны: неверный тип контрагента, отсутствие привязки чека к оплате, двойной учёт одного расхода.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) работа с самозанятыми ведётся через стандартные документы поступления услуг, но с рядом особенностей: самозанятый не является плательщиком НДС, не выставляет счета-фактуры, а подтверждающим документом служит чек из «Мой налог». В статье разобран полный цикл: от создания контрагента до проверки корректности проводок.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 3.0 как наиболее распространённую конфигурацию, но логика применима и к другим решениям. Перед массовым вводом документов рекомендуется отработать схему на копии базы.

Что нужно проверить до ввода чека в 1С

Прежде чем создавать документ в программе, убедитесь, что чек вообще можно принять к учёту. Чек должен быть сформирован в приложении «Мой налог» и содержать QR-код, ФИО самозанятого, его ИНН, сумму и дату расчёта, а также наименование услуги или товара. Скриншот переписки или расписка от руки таким документом не являются.

Действительность чека проверяется на сайте ФНС по ссылке, указанной на самом чеке, либо сканированием QR-кода. Если чек аннулирован самозанятым после оплаты, принимать его в расходы нельзя — это прямой риск снятия затрат при проверке. Проверку стоит делать не только при получении чека, но и перед закрытием квартала.

Второй обязательный контроль — статус исполнителя. Самозанятый должен действительно состоять на учёте как плательщик налога на профессиональный доход (НПД) на дату оказания услуги. Статус проверяется через сервис ФНС по ИНН. Если человек работал без постановки на учёт, расходы формально остаются, но налоговая нагрузка и риски перекладываются на заказчика.

Настройка контрагента-самозанятого в 1С

Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо. В карточке укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен и совпадает с ИНН физлица), при наличии — адрес и банковские реквизиты для оплаты. Вид контрагента — «Физическое лицо», а не «Юридическое лицо» и не «Индивидуальный предприниматель»: это влияет на аналитику и отчётность.

Если с самозанятым заключён договор (что рекомендуется, хотя и не всегда обязательно), создайте договор с видом «С покупателем»/«С поставщиком» в зависимости от роли — для заказчика это договор с поставщиком услуг. В договоре зафиксируйте предмет, порядок расчётов и условие о том, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется предоставлять чеки.

Полезный приём — выделить самозанятых в отдельную группу справочника, например «Самозанятые (НПД)». Это упростит выборку при сверке, формировании отчётов и контроле лимитов. Отдельный счёт учёта для них заводить не требуется: расчёты идут стандартно через 60-й или 76-й счёт.

Разнос чека: создание документа поступления услуг

Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Заполните шапку: контрагент, договор, дата чека как дата документа, номер — можно указать номер чека из «Мой налог». В табличной части выберите номенклатуру с типом «Услуга» (например, «Дизайн-макет», «Услуги курьера»), укажите количество, цену и сумму ровно по чеку.

Ставка НДС — «Без НДС». Счёт затрат выбирается по экономическому смыслу: 20, 25, 26 или 44 в зависимости от того, куда относятся услуги. Статья затрат должна соответствовать учётной политике. Если услуга связана с конкретным проектом или подразделением — заполните соответствующую аналитику, это пригодится в управленческой отчётности.

Сам чек приложите к документу через механизм присоединённых файлов (скрепка в форме документа). Если в компании используется 1С:Документооборот или ЭДО — сохраните чек в связанном хранилище. Бумажную распечатку чека при желании подшивают к акту, но обязательным это не является: чек формируется в электронном виде и хранится в системе ФНС.

1. 1
   Проверьте чек на сайте ФНС и статус исполнителя по ИНН
2. 2
   Создайте или найдите контрагента-физлицо, привяжите договор
3. 3
   Создайте «Поступление услуг»: дата и сумма — по чеку, НДС — «Без НДС»
4. 4
   Укажите корректный счёт затрат и статью по учётной политике
5. 5
   Приложите PDF чека к документу через присоединённые файлы
6. 6
   Проведите и сверьте проводки: Дт затратного счёта — Кт 60.01 (76.05)
7. 7
   Отразите оплату документом «Списание с расчётного счёта» или по эквайрингу

Оплата и закрытие взаиморасчётов

Оплата самозанятому отражается стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если расчёт идёт на карту физлица через зарплатный проект или с расчётного счёта — порядок тот же, меняется только способ перечисления. Важно, чтобы назначение платежа содержало ссылку на договор или чек: это упрощает сверку и снижает вопросы банка в рамках 115-ФЗ.

Частая ситуация — оплата раньше получения чека (предоплата) или чек позже оплаты. При предоплате формируется задолженность по дебету 60.02, которая закрывается документом поступления. При обратной последовательности — кредиторка на 60.01 до момента оплаты. Обе ситуации нормальны, важно лишь, чтобы к концу периода суммы сходились в акте сверки с самозанятым или в оборотно-сальдовой ведомости.

НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятым заказчик не начисляет и не удерживает — при условии, что исполнитель предоставил действительный чек. Это принципиальное отличие от договоров ГПХ с обычными физлицами. Если чек не предоставлен, выплата переквалифицируется, и у компании возникает обязанность налогового агента со всеми последствиями.

Особые сценарии: товары, возвраты, работа с ИП на НПД

Самозанятый продаёт товар

Самозанятый вправе продавать товары собственного изготовления. В этом случае вместо поступления услуг создаётся документ «Поступление товаров» с оприходованием на склад. Всё остальное — проверка чека, отсутствие НДС, приложение файла — работает так же. Перепродажу чужих товаров самозанятый вести не вправе, поэтому при закупке стоит убедиться, что товар действительно произведён исполнителем.

Возврат оплаты и аннулирование чека

Если услуга не оказана или сделка отменена, самозанятый аннулирует чек в «Мой налог» и возвращает деньги. В 1С это отражается сторнирующим движением: либо корректировкой/удалением документа поступления (если период открыт), либо документом «Корректировка поступления» или возвратом от поставщика. Поступление денег оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика».

ИП на НПД

Индивидуальный предприниматель тоже может быть плательщиком НПД. Для учёта это тот же самозанятый: чек, отсутствие НДС, отсутствие НДФЛ. Отличие только в оформлении карточки контрагента — вид «Индивидуальный предприниматель». Проверка чека и статуса выполняется аналогично.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Чек действителен, услуга оказана, оплата прошлаВводите поступление услуг и закрывайте расчёты стандартно

Чек аннулирован, деньги не вернулиРасход не принимайте, требуйте возврата оплаты или новый чек

Исполнитель не предоставил чек, но деньги получилВыплата рассматривается как доход физлица — начислите НДФЛ и взносы как по договору ГПХ

Выплаты одному самозанятому регулярны и похожи на зарплатуОцените риск переквалификации в трудовой договор, скорректируйте условия сотрудничества

Проверка результата и отчётность

После разноса документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 с отбором по группе «Самозанятые». Сальдо на конец периода должно соответствовать реальным долгам: либо нулю, либо сумме незакрытых авансов/неоплаченных чеков. Расхождения обычно означают дубли документов или непроведённую оплату.

Дополнительно сверьте сумму расходов по самозанятым с данными банка: все выплаты физлицам по договорам оказания услуг должны быть подкреплены чеками. Удобно вести реестр: ИНН, ФИО, дата и номер чека, сумма, номер документа в 1С. Такой реестр закрывает большинство вопросов при внутреннем контроле и налоговой проверке.

В налоговом учёте расходы на самозанятых принимаются при общей системе и на УСН «доходы минус расходы» при наличии чека и факта оплаты. Для УСН важно помнить кассовый метод: расход признаётся на дату оплаты, а не на дату чека, если чек выписан раньше.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60.01/76.05, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть Дт 19 (НДС) или неверный счёт затрат

ОСВ по 60/76 в разрезе самозанятых

Норма

Сальдо равно реальной задолженности или нулю

Тревожный признак

Висят суммы без движения — дубли или непроведённые оплаты

Приложенные файлы к документам

Норма

К каждому поступлению приложен действительный чек

Тревожный признак

Чеки отсутствуют или не проходят проверку ФНС

Отчётность по НДФЛ

Норма

Выплаты самозанятым в 6-НДФЛ не попадают

Тревожный признак

Суммы включены в расчёт — излишне удержан налог

FAQ: частые вопросы по учёту чеков самозанятых

Обязателен ли договор с самозанятым для учёта расходов?

Формально чек из «Мой налог» сам по себе подтверждает расход, и разовые услуги можно учесть без письменного договора. Однако при регулярных выплатах договор настоятельно рекомендуется: он описывает предмет, снижает риск переквалификации отношений и упрощает обоснование затрат при проверке.

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет, если исполнитель предоставил действительный чек из «Мой налог». Налог на профессиональный доход он платит самостоятельно. Если чек не предоставлен, выплата считается доходом обычного физлица, и заказчик обязан исполнить функции налогового агента по НДФЛ и начислить взносы.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?

Расход по такому чеку принимать нельзя. Запросите у исполнителя новый чек либо возврат оплаты. Если расход уже был учтён, его нужно сторнировать корректировкой, чтобы избежать доначислений при проверке.

Можно ли учесть услуги самозанятого на УСН «доходы минус расходы»?

Да, при наличии действительного чека и факта оплаты. Учтите кассовый метод: расход признаётся на дату оплаты. Если чек выписан в одном квартале, а оплата прошла в другом, расход попадает в квартал оплаты.

Как отразить в 1С покупку товара у самозанятого?

Используйте документ «Поступление товаров» с оприходованием на склад, ставка НДС — «Без НДС». Убедитесь, что товар изготовлен самим самозанятым: перепродажа чужих товаров в рамках НПД не разрешена, и такой расход может быть оспорен.

Есть ли лимит выплат самозанятым, который нужно контролировать?

Для заказчика лимита нет — ограничение по годовому доходу действует для самого плательщика НПД. Практический контроль со стороны компании сводится к другому: при регулярных однотипных выплатах одному исполнителю возрастает риск признания отношений трудовыми, поэтому условия сотрудничества стоит периодически пересматривать.