Как учитывать малоценное оборудование и запасы в 1С Бухгалтерии 8

Малоценное оборудование и запасы — это активы, которые организация использует в хозяйственной деятельности, но которые не соответствуют критериям основных средств: либо их стоимость ниже установленного лимита, либо срок использования меньше 12 месяцев. В 1С Бухгалтерии 8 для таких объектов предусмотрен отдельный механизм учёта на счёте 10 «Материалы» с последующим списанием в расходы и контролем на забалансовом счёте МЦ.

Главная сложность — не само оприходование, а правильная настройка способов отражения расходов и организация контроля за имуществом, уже списанным в затраты, но физически продолжающим использоваться. Если этого не сделать, инвентаризация покажет расхождения, а инспекторы при проверке могут задать вопросы о сохранности имущества.

Ниже разобран практический порядок работы: от настройки учётной политики до списания, перемещения между материально ответственными лицами и инвентаризации малоценных объектов.

Какие активы относятся к малоценным и как задать лимит

К малоценным относят инвентарь, инструменты, спецодежду, оргтехнику небольшой стоимости, мебель и прочие объекты, которые не попадают под критерии основных средств. По бухгалтерскому учёту организация сама устанавливает лимит стоимости с учётом существенности и закрепляет его в учётной политике. В налоговом учёте имущество стоимостью до 100 000 рублей амортизируемым не признаётся и списывается в материальные расходы.

Из-за разницы критериев между бухгалтерским и налоговым учётом у организаций на ОСНО могут возникать временные разницы по ПБУ 18/02. Если лимит в бухгалтерском учёте установить равным налоговому, учёт заметно упрощается — именно так чаще всего и поступают на практике.

Настройка учётной политики и счетов учёта

Перед началом работы откройте раздел «Главное — Учётная политика» и проверьте способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО), а также настройки налогового учёта. Способ оценки влияет на то, какая стоимость будет списана при передаче объекта в эксплуатацию, если одинаковые позиции поступали по разным ценам.

Далее проверьте счета учёта номенклатуры: «Главное — Настройки налогов и отчётов» либо через ссылку «Счета учёта» в карточке номенклатуры. Для малоценного оборудования обычно используют счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», для спецодежды и спецоснастки — 10.10 и 10.11. Правильный счёт на этапе оприходования избавит от ручных исправлений при списании.

Оприходование малоценного оборудования и запасов

Поступление оформляется стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Услуги (акт)» в зависимости от ситуации. В табличной части укажите номенклатуру с типом «Материалы» или «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», количество, цену и счёт учёта 10.09 (либо иной, принятый в вашей учётной политике).

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 с детализацией по субсчетам и складам. Убедитесь, что оприходованные позиции отражены на правильном субсчёте и по правильному складу — от склада зависит материально ответственное лицо, за которым будет числиться имущество.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки»
2. 2
   Выберите контрагента, склад и заполните табличную часть номенклатурой
3. 3
   Проверьте счёт учёта — для малоценки это обычно 10.09
4. 4
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   Сверьте остатки по ОСВ по счёту 10 с первичными документами поставщика

Передача в эксплуатацию и списание стоимости

Ключевой документ — «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»). В нём выбирают способ отражения расходов, подразделение-получатель и материально ответственное лицо. При проведении стоимость объекта списывается с кредита счёта 10 в дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения), а сам объект ставится на забалансовый учёт.

Именно способ отражения расходов определяет, куда попадёт стоимость. Если для канцелярии бухгалтерии выбрать счёт 26, а для инструмента производственного цеха — 25, аналитика затрат будет корректной. Способ отражения настраивается в одноимённом справочнике: там указывают счёт затрат, статью затрат и подразделение.

Маршрут решения

Как выбрать способ списания

Срок службы объекта менее 12 месяцев или стоимость несущественнаСписывайте стоимость единовременно при передаче в эксплуатацию с постановкой на счёт МЦ

Спецодежда или оснастка со сроком службы более годаИспользуйте счёт 10.11 с погашением стоимости линейно в течение срока полезного использования

Нужно сблизить бухгалтерский и налоговый учётУстановите в учётной политике лимит ОС равным налоговому и списывайте малоценку единовременно

Забалансовый учёт на счёте МЦ

Счёт МЦ «Материальные ценности в эксплуатации» предназначен для контроля имущества, стоимость которого уже списана в расходы, но сам объект продолжает использоваться. На забалансе объект числится в количественном и (при желании) суммовом выражении за конкретным материально ответственным лицом и подразделением.

Проверьте, что в настройках плана счетов и учётной политики забалансовый учёт ведётся: при передаче в эксплуатацию программа должна сформировать запись по дебету МЦ. Если записи нет, имущество «исчезает» из учёта сразу после списания, и инвентаризировать его становится невозможно штатными средствами.

Перемещение, возврат и списание с забаланса

Когда сотрудник увольняется или объект передаётся другому подразделению, оформляют перемещение по счёту МЦ — в типовой конфигурации это делается документом «Передача материалов в эксплуатацию» повторно либо операцией, введённой вручную, с изменением аналитики МОЛ и подразделения. Важно, чтобы на забалансе всегда было видно, кто отвечает за объект сейчас.

При физическом износе или утрате объекта его снимают с забалансового учёта документом «Списание материалов из эксплуатации» (кредит МЦ). Финансового результата эта операция не затрагивает — стоимость уже давно в расходах, документ нужен только для корректного закрытия количественного учёта.

Инвентаризация и отчёты для контроля

Для контроля используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 и отдельно — по счёту МЦ в разрезе сотрудников и подразделений. Перед инвентаризацией сформируйте инвентаризационную опись по фактическому наличию и сверьте с данными забалансового учёта: расхождения покажут утерянные или неоформленные объекты.

Инвентаризация склада оформляется документом «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). По её результатам излишки оприходуют, а недостачи списывают с отнесением на виновных лиц или на прочие расходы — в зависимости от результатов разбирательства. Для объектов на счёте МЦ инвентаризацию проводят внешне, сверяя опись с обороткой по забалансу.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 10.09 после передачи в эксплуатацию

Норма

Остаток уменьшился на стоимость переданных объектов

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или неверный счёт

Обороты по счёту МЦ

Норма

Есть дебетовые записи в разрезе МОЛ и подразделений

Тревожный признак

Счёт пуст — забалансовый учёт не ведётся

Сверка описи с фактическим наличием

Норма

Количество по МЦ совпадает с фактом

Тревожный признак

Расхождения — ищите неоформленные перемещения или утраты

Частые вопросы по учёту малоценки в 1С

На какой счёт оприходовать недорогой ноутбук или принтер?

Если стоимость ниже лимита основных средств, установленного в учётной политике, такую технику оприходуют как МПЗ на счёт 10.09, а при выдаче сотруднику списывают в расходы с постановкой на счёт МЦ. Если стоимость выше лимита — это основное средство со счётом 08 и амортизацией.

Обязательно ли вести забалансовый учёт на счёте МЦ?

Формально организация обязана обеспечить контроль сохранности имущества, списанного в расходы, но продолжающего использоваться. Счёт МЦ — штатный и самый удобный способ такого контроля в 1С, поэтому на практике его ведение считается необходимым.

Что делать, если сотрудник уволился, а за ним числится инвентарь?

Перед окончательным расчётом проведите сверку по счёту МЦ в разрезе этого сотрудника. Возвращённое имущество либо передают другому МОЛ, либо снимают с забаланса; недостачу оформляют актом и взыскивают в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

Как списать малоценное оборудование, пришедшее в негодность?

Оформите документ «Списание материалов из эксплуатации» — он снимет объект с кредита счёта МЦ. В расходы повторно ничего не попадает, поскольку стоимость была списана при передаче в эксплуатацию. Акт на списание утверждает комиссия.

Возникают ли разницы между бухгалтерским и налоговым учётом?

Да, если лимит стоимости ОС в бухгалтерском учёте ниже налогового: в налоговом учёте объект спишется сразу, а в бухгалтерском будет амортизироваться, что создаёт отложенные налоговые обязательства. Самый простой способ избежать разниц — установить одинаковый лимит в обоих учётах.

Можно ли списывать малоценку сразу при покупке, минуя склад?

Технически можно провести поступление сразу с передачей в эксплуатацию, но методологически корректнее сначала оприходовать на склад, а затем оформить передачу. Так сохраняется документальный след: кто принял, кто выдал, кому передали — это важно при инвентаризации и проверках.