Учет и Финансы · 10 мин
Как внести кассовый чек в 1С
Как внести кассовый чек в 1С: создание кассового ордера, отражение покупки по чеку, подотчётные суммы, проверка проводок и типичные ошибки.
Кассовый чек в 1С вносят в двух основных ситуациях: когда нужно отразить покупку, оплаченную наличными из кассы организации или подотчётным лицом, и когда требуется зафиксировать розничную продажу по данным кассового аппарата. От сценария зависит, какой документ создавать: «Авансовый отчёт», «Приходный кассовый ордер», «Отчет о розничных продажах» или «Поступление товаров и услуг».
Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в кассе, неверной себестоимости и проблемам при налоговой проверке: чек — первичный документ, подтверждающий расход. Поэтому важно не только «завести бумажку в программу», но и правильно выбрать тип операции, проверить проводки и сверить остаток по кассе.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций 1С: Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей и Комплексная автоматизация. Названия меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика документов одинакова.
Определяем сценарий: какой именно чек нужно внести
Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса: кто платил (организация из кассы или сотрудник из своих денег), что куплено (товары, материалы, услуги) и есть ли другие документы (накладная, счёт-фактура, БСО). От ответов зависит цепочка документов в программе.
Если сотрудник купил что-то за свои деньги и принёс чек — это классический подотчёт: сначала выдача денег (или покупка «в долг» с последующим возмещением), затем авансовый отчёт с приложением чека. Если кассир организации оплатил поставщику наличными — оформляется расходный кассовый ордер. Если речь о розничной точке с онлайн-кассой — чеки попадают в 1С через отчёт о розничных продажах или загрузку из фискального регистратора.
Как выбрать документ
Вносим чек от подотчётного лица через авансовый отчёт
Это самый частый сценарий. Откройте раздел «Покупки» (или «Банк и касса») → «Авансовые отчёты» и создайте новый документ. Укажите сотрудника — он должен быть заведён в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», иначе программа не даст выбрать его в документе.
На вкладке «Оплата» (или «Прочее», в зависимости от версии) добавьте строку: дата чека, номер чека, наименование поставщика, сумма. Если чек с НДС и планируется вычет — проверьте, что в чеке выделен НДС и есть реквизиты продавца; для вычета обычно требуется счёт-фактура или УПД, сам по себе чек для вычета НДС недостаточен.
Товары из чека заносятся на вкладке «Товары»: номенклатура, количество, цена, счёт учёта (10 «Материалы», 41 «Товары», 26/44 для услуг и расходов). Если номенклатуры в справочнике нет — создайте её прямо из документа, указав группу и единицу измерения.
Отражаем оплату наличными поставщику
Когда организация платит поставщику из кассы и получает кассовый чек от контрагента, оформляется «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор и сумму по чеку.
Если накладной ещё нет, РКО сформирует аванс поставщику (Дт 60.02 — Кт 50.01). После получения товара создайте «Поступление товаров и услуг» — программа автоматически зачтёт аванс. Если накладная уже проведена, оплата закроет задолженность по счёту 60.01.
Номер чека ККТ поставщика можно указать в поле «Основание» или «Комментарий» — это упростит поиск документа при сверке. Некоторые организации заводят отдельное соглашение в договоре «оплата наличными», чтобы аналитика по кассовым операциям была прозрачной.
Загружаем чеки розничных продаж с онлайн-кассы
Для розничной точки ручной ввод каждого чека не нужен: данные приходят из фискального регистратора или кассовой программы. В 1С: Управление торговлей и Рознице используется механизм подключения торгового оборудования (раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование») или обмен с фронт-офисной программой.
После закрытия кассовой смены в 1С формируется «Отчет о розничных продажах»: он списывает товар со склада розничной точки и отражает выручку. Если обмен не настроен, отчёт можно создать вручную, сверив суммы с Z-отчётом (отчётом о закрытии смены) с кассы.
Обязательно сверяйте три цифры: сумму по Z-отчёту, сумму в отчёте о розничных продажах и фактический остаток наличных в кассе. Расхождения обычно означают возвраты, неучтённую безналичную оплату или ошибку кассира — их нужно разобрать до проведения документа.
Проверяем проводки и остаток по кассе
После проведения любого документа откройте его движения (кнопка с буквами «Дт/Кт» в форме документа). Для авансового отчёта типичные проводки: Дт 10 (41, 26, 44) — Кт 71.01. Для расходного кассового ордера: Дт 60.02 — Кт 50.01. Неверный счёт учёта — самая частая причина последующих вопросов при формировании отчётности.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 «Касса» и счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами». По счёту 71 не должно «висеть» дебетовых остатков за сотрудниками, которые уже отчитались, а кредитовое сальдо по 71 означает, что организация должна возместить сотруднику перерасход — его выплачивают через РКО с видом операции «Возврат подотчётному лицу».
Как проверить результат
Совпадают до копейки
Расхождение даже на копейки — чек не примут при проверке
Корреспонденция соответствует типу операции (71 для подотчёта, 60 для поставщика)
Счёт учёта выбран неверно, затраты попали не на тот счёт
Остаток совпадает с фактическими наличными в кассе
Отрицательный остаток или расхождение с наличными
Файл прикреплён к документу и читаем
Чек хранится только на бумаге, термолента выцветает
Частые ошибки и риски
Самая опасная ошибка — отражение расхода по чеку, который уже выцвел или не содержит обязательных реквизитов. Термобумага теряет текст за месяцы, поэтому скан или копию чека нужно сделать сразу и прикрепить к документу в 1С. Без читаемого чека расход могут не признать при налоговой проверке.
Вторая группа ошибок — двойное отражение: чек внесён и в авансовый отчёт, и в поступление товаров от поставщика. В результате стоимость завышается, а по счёту 71 появляется фиктивная задолженность. Перед вводом проверьте журнал документов по сумме и дате чека.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести в 1С чек без номенклатуры, только общей суммой?
Для услуг и мелких хозяйственных расходов это допустимо: в авансовом отчёте указывается содержание расхода и счёт затрат (например, 26 или 44). Для товаров и материалов, которые ставятся на складской учёт, разбивка по номенклатуре обязательна — иначе программа не сможет списать их при продаже или отпуске в производство.
Что делать, если в чеке выделен НДС?
Укажите ставку и сумму НДС в строке авансового отчёта или поступления. Однако для вычета НДС обычно требуется счёт-фактура или УПД — сам по себе кассовый чек права на вычет, как правило, не даёт. НДС по таким чекам чаще включают в стоимость приобретения. При сомнениях сверьтесь с учётной политикой организации.
Сотрудник оплатил покупку своей банковской картой — как это отразить?
Так же, через авансовый отчёт: способ оплаты (наличные или личная карта сотрудника) не меняет суть расчётов по счёту 71. Организация возмещает сотруднику потраченную сумму — наличными через РКО или перечислением на карту через банковскую выписку.
Как внести чек задним числом, если период уже закрыт?
Если закрыт только месяц внутри текущего года — документ можно провести, но нужно перезакрыть операции месяца (амортизацию, закрытие затратных счетов) и проверить отчётность. Если сдана налоговая декларация за период, в котором появился новый расход, может потребоваться уточнённая декларация. В такой ситуации решение лучше согласовать с главным бухгалтером.
Можно ли загрузить чеки из электронного вида, а не вводить вручную?
Да. Чеки, полученные от оператора фискальных данных или из сервисов проверки чеков, можно загружать в 1С через обработки обмена, а электронные чеки от поставщиков — через ЭДО вместе с УПД. Конкретный механизм зависит от конфигурации и подключённых сервисов. Даже при автоматической загрузке сверяйте итоговые суммы с банковской выпиской или отчётом кассы.
Что делать, если чек утерян?
Без первичного документа расход подтвердить сложно. Можно запросить у продавца копию чека или товарный чек с реквизитами, либо восстановить электронный чек через сервис проверки чеков ФНС, если известны данные с QR-кода (они иногда сохраняются в переписке или фото). Внутри организации оформляется служебная записка и акт об утрате, но налоговые риски по такому расходу остаются.
Что важно запомнить
Тип документа выбирается по сценарию: авансовый отчёт для подотчётных лиц, РКО для оплаты поставщику, отчёт о розничных продажах для чеков ККТ. Сразу прикрепляйте скан чека, проверяйте проводки и сверяйте остаток по счёту 50 — это защищает от расхождений и претензий при проверке.