Как учесть авансовый платеж по НДФЛ в 1С

Термин «авансовый платеж по НДФЛ» в 1С встречается в двух разных ситуациях, и их важно не путать. Первая — фиксированные авансовые платежи по НДФЛ, которые иностранный работник платит за патент, а работодатель затем уменьшает на них удержанный из зарплаты налог. Вторая — авансовые платежи по НДФЛ, которые индивидуальный предприниматель на общей системе платит по итогам кварталов с собственного дохода. Механизмы учета в программе для этих случаев различаются принципиально.

В первом случае действия выполняются в зарплатном блоке: «1С:Зарплата и управление персоналом» или зарплатный модуль «1С:Бухгалтерии». Во втором случае расчет ведется в «1С:Бухгалтерии» через помощник расчета налога, а уплата отражается банковскими документами. Дальше разобраны оба сценария с конкретными документами, проводками и способами проверки результата.

Определите, какой именно авансовый платеж нужно учесть

Прежде чем создавать документы, выясните, о каком платеже идет речь. Признаки ситуации: если у вас работает иностранный сотрудник на патенте и он принес уведомление из налоговой — это зачет фиксированных авансов. Если вы ведете учет ИП на общей системе и нужно начислить налог по итогам квартала — это расчет авансовых платежей предпринимателя.

Ошибка на этом шаге приводит к самым неприятным последствиям: бухгалтер пытается отразить патентный аванс через банковскую выписку, хотя сам работодатель этот платеж не совершает, или начисляет аванс ИП через зарплатные документы, что ломает регистры учета НДФЛ. Поэтому сначала определите сценарий, потом выбирайте инструмент.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий учета

Иностранный сотрудник работает по патенту и сам оплачивает фиксированные авансыОформляйте зачет авансов в зарплатном учете — уменьшение НДФЛ работника

ИП на ОСНО платит НДФЛ со своего предпринимательского доходаИспользуйте помощник расчета НДФЛ для ИП в 1С:Бухгалтерии

Нужно просто отразить уплату уже рассчитанного авансаСоздайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога»

Учет фиксированных авансовых платежей иностранца по патенту

Работодатель вправе уменьшить НДФЛ, удерживаемый из доходов иностранца, на сумму фиксированных авансовых платежей, которые тот оплатил за патент. Обязательные условия: заявление работника, уведомление из налоговой инспекции о подтверждении права на уменьшение налога и документы об оплате авансов. Без уведомления зачет применять нельзя, даже если квитанции об оплате есть.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» перейдите в раздел «Налоги и взносы» и создайте документ «Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ» (в ряде релизов он называется «Уведомление об уменьшении НДФЛ на авансовые платежи»). Укажите сотрудника, номер и дату уведомления, период действия и сумму оплаченных авансов. В «1С:Бухгалтерии» аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Все документы по НДФЛ».

После проведения документа программа при расчете зарплаты автоматически уменьшает исчисленный НДФЛ на сумму аванса, пока лимит не будет исчерпан. В расчетном листке сотрудника это видно отдельной строкой «Зачтено авансовых платежей». Если аванс превышает налог за месяц, остаток переносится на следующие месяцы в пределах того же налогового периода и срока действия уведомления.

1. 1
   Получите от работника заявление, уведомление из ИФНС и квитанции об оплате патента
2. 2
   Создайте документ «Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ» и заполните реквизиты уведомления
3. 3
   Проведите документ и проверьте, что сумма аванса записалась в регистр
4. 4
   Выполните расчет зарплаты за месяц и откройте расчетный листок сотрудника
5. 5
   Убедитесь, что НДФЛ уменьшен на сумму зачета и отражена строка зачтенных авансов
6. 6
   Сформируйте регистр налогового учета по НДФЛ и проверьте остаток незачтенного аванса

Расчет авансовых платежей ИП на общей системе

Индивидуальный предприниматель на ОСНО платит авансовые платежи по НДФЛ по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев. В «1С:Бухгалтерии» расчет выполняется автоматически: откройте раздел «Операции» — «Закрытие месяца» и убедитесь, что в списке регламентных операций присутствует «Расчет НДФЛ для ИП». Она появляется в апреле, июле и октябре, а в декабре выполняется окончательный расчет за год.

Программа определяет налоговую базу как разницу между доходами и профессиональными вычетами, накопленными с начала года, применяет ставку и вычитает ранее начисленные авансы. Результат отражается проводкой по дебету счета учета расчетов ИП и кредиту 68.01. Сумму расчета можно посмотреть, щелкнув по регламентной операции и открыв справку-расчет.

Важно, чтобы до закрытия месяца все доходы и расходы ИП были корректно введены: поступления от покупателей, кассовые документы, материальные расходы, оплата поставщикам. Если расходы введены позже, чем выполнено закрытие месяца, аванс пересчитывайте заново — иначе налог будет завышен или занижен.

Отражение уплаты аванса и проводки

Уплата рассчитанного аванса отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога». В поле «Налог» выберите НДФЛ с соответствующим КБК авансовых платежей, укажите период и сумму. Документ формирует проводку по дебету 68.01 и кредиту 51. Если платеж проходит через единый налоговый платеж, используйте вид операции для ЕНП с КБК единого налогового счета, а распределение выполнится по данным уведомлений или декларации.

Для патентного зачета уплаты со стороны работодателя нет вовсе: аванс платит сам иностранец, поэтому банковских документов не создается. В учете работодателя зачет влияет только на сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет с доходов этого сотрудника, — она уменьшается на зачтенную величину.

Проверка результата и отчетность

Для патентного зачета контролируйте три точки: расчетный листок сотрудника (строка зачтенных авансов), регистр налогового учета по НДФЛ (сумма исчисленного и зачтенного налога) и отчет 6-НДФЛ, где зачет уменьшает сумму удержанного налога. Все три источника должны согласовываться между собой.

Для авансов ИП сверяйте справку-расчет регламентной операции с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 68.01: сальдо на конец квартала должно равняться сумме к уплате по сроку. Дополнительно проверьте, что данные помощника расчета совпадают с книгой учета доходов и расходов ИП — расхождения укажут на неотраженные доходы или расходы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок иностранца

Норма

Есть строка зачета авансов, НДФЛ уменьшен

Тревожный признак

НДФЛ начислен полностью — документ зачета не проведен или истек срок уведомления

ОСВ по 68.01 после закрытия квартала

Норма

Кредитовое сальдо равно авансу к уплате

Тревожный признак

Сальдо нулевое или не совпадает со справкой-расчетом — регламентная операция не выполнена

6-НДФЛ

Норма

Сумма налога учитывает зачет авансов

Тревожный признак

Переплата или недоимка по налогу в разрезе сотрудника

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — попытка зачесть авансы прошлого года по новому патенту без нового уведомления. Уведомление действует в пределах одного налогового периода, на следующий год его нужно получать заново. Вторая ошибка — зачет суммы, превышающей фактически оплаченные авансы: квитанции должны подтверждать каждый платеж.

Ограничение для ИП: если предприниматель одновременно работает по найму, НДФЛ с зарплаты и авансы с предпринимательского дохода учитываются независимо. Также помните, что при убытке авансовый платеж не начисляется, но обязанность сдавать декларацию сохраняется.

Частые вопросы

Можно ли зачесть аванс по патенту, если уведомление пришло в середине года?

Да. Зачет применяется с месяца получения уведомления, а в пределах того же налогового периода допустимо пересчитать налог и за предыдущие месяцы действия патента. В программе для этого в документе зачета указывается корректный период, после чего перепроводится расчет зарплаты за нужные месяцы.

Что делать, если сумма аванса больше НДФЛ за месяц?

Налог за этот месяц уменьшается до нуля, а неиспользованный остаток аванса переносится на следующие месяцы в пределах срока действия уведомления и календарного года. Вернуть разницу работнику из бюджета работодатель не вправе.

Нужно ли подавать уведомление в налоговую каждый год?

Да. Право на зачет подтверждается уведомлением на конкретный налоговый период. При продлении патента на следующий год работник подает новое заявление, а работодатель получает новое уведомление и вводит новый документ в 1С.

Почему регламентная операция «Расчет НДФЛ для ИП» не появляется при закрытии месяца?

Проверьте, что в учетной политике организации указана система налогообложения ИП на ОСНО и что учет ведется именно по предпринимателю, а не по организации. Операция доступна только в квартальных месяцах расчета авансов и в декабре.

Как отразить уплату аванса через единый налоговый платеж?

Создайте «Списание с расчетного счета» с операцией уплаты ЕНП и КБК единого налогового счета. Распределение суммы на НДФЛ выполняется по данным уведомления об исчисленных суммах или декларации 3-НДФЛ — убедитесь, что соответствующий документ в программе оформлен до формирования платежа.