Как сверить акт сверки с поставщиком в 1С

Акт сверки с поставщиком — это документ, который подтверждает состояние взаиморасчётов: сколько организация должна поставщику или сколько поставщик должен организации. В 1С акт формируется автоматически на основании документов поступления, оплаты, возвратов и корректировок, но автоматическое формирование не отменяет ручной проверки. Ошибки в документах, неверно выбранный договор или непроведённая оплата сразу «разъезжают» сальдо.

Типичная ситуация: поставщик присылает свой акт сверки, а бухгалтер должен сравнить его с данными в программе и либо подтвердить, либо найти расхождение. Чтобы сделать это быстро, нужно правильно сформировать отчёт, понимать, откуда берутся цифры, и знать, какие ошибки встречаются чаще всего. Ниже разобран весь процесс — от настройки до анализа разногласий.

Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Комплексная автоматизация»/«1С:ERP» — механика схожая, отличается в основном расположение команд в меню.

Где находится акт сверки и какие данные в него попадают

В «1С:Бухгалтерии 8» акт сверки создаётся через раздел «Покупки» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Продажи» → «Расчёты с контрагентами»). В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» путь обычно такой: «Продажи» → «Взаиморасчёты с контрагентами» → «Сверка взаиморасчётов» или аналогичный пункт в разделе закупок.

В акт попадают все документы, изменяющие задолженность по выбранному контрагенту: поступления товаров и услуг, списания с расчётного счёта, оплаты платёжными поручениями, возвраты, корректировки и взаимозачёты. Если документ не проведён или проведён по другому договору — в акт он не попадёт, и это самая частая причина расхождений.

Перед формированием акта убедитесь, что за сверяемый период проведена регламентная обработка и нет отложенных документов. Также проверьте, что в базе не создано дублей контрагента — два элемента справочника с одним ИНН разведут расчёты по разным «карточкам».

Как сформировать акт сверки: пошагово

Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». Далее заполните ключевые реквизиты: организацию, контрагента, договор (или оставьте сверку по всем договорам), период сверки и валюту, если расчёты валютные. В большинстве конфигураций табличная часть заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» — программа соберёт все документы расчётов за период.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет документы расчётов
4. 4
   Проверьте входящее сальдо: оно должно совпадать с исходящим сальдо прошлой сверки
5. 5
   Сравните итоговое сальдо с данными поставщика
6. 6
   Распечатайте акт или отправьте файл поставщику в двух экземплярах

Обратите внимание на входящее сальдо. Если сверка с этим поставщиком уже проводилась ранее, начальный остаток нового акта обязан совпадать с конечным остатком предыдущего. Разница на старте означает, что в прошлом периоде после подписания акта были проведены или отредактированы документы задним числом.

После заполнения сформируйте печатную форму — в ней видны обороты по дебету и кредиту и итоговое сальдо. Именно эту форму удобно сравнивать с актом поставщика построчно.

Как сравнить свой акт с актом поставщика

Сверку удобнее вести в три этапа: сначала сравнить итоговое сальдо, затем суммы оборотов по поступлениям и оплатам, затем — построчно документы. Если сальдо совпало с первого раза, достаточно краткой проверки оборотов. Если нет — переходите к построчному анализу.

При построчном сравнении отмечайте каждый документ, который есть у обеих сторон: номер, дату и сумму. Документы, которые есть только у вас или только у поставщика, — и есть расхождение. Частые случаи: поставщик отгрузил товар в конце периода, а накладная к вам пришла позже и проведена следующим числом; либо оплата прошла по банку в один день, а поставщик отразил её на следующий.

Контрольные точки

Как проверить результат сверки

Итоговое сальдо

Норма

Совпадает с сальдо в акте поставщика до копейки

Тревожный признак

Разница даже в копейках — ищите документ-источник

Входящее сальдо

Норма

Равно исходящему сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Отличается — кто-то изменил документы прошлого периода

Обороты по оплатам

Норма

Каждая оплата есть у обеих сторон с одинаковой суммой

Тревожный признак

Оплата есть только у одной стороны — проверьте дату и реквизиты платежа

Договор в документах

Норма

Все документы проведены по договору, указанному в акте

Тревожный признак

Часть документов на другом договоре — сальдо разъезжается

Для быстрого поиска разницы используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60.01 (расчёты с поставщиками) и 60.02 (авансы выданные) с отбором по контрагенту. Сумма сальдо по этим счетам должна дать тот же итог, что и акт сверки. Если ОСВ и акт не сходятся — проблема в настройках самого акта, например в отборе по договору.

Типичные причины расхождений и как их исправить

Первая причина — разница в датах. Поставщик отражает отгрузку датой своей накладной, а вы проводите поступление датой получения документов. Сумма та же, но документы попадают в разные периоды сверки. Решение — договориться о едином принципе датировки или учитывать такие «переходящие» документы в примечании к акту.

Вторая причина — непроведённые или помеченные на удаление документы. Проверьте журнал документов по контрагенту с отбором «непроведённые». Третья — дубли контрагента или несколько договоров, когда часть оплат ушла на один договор, а поступления висят на другом. В этом случае сверяйте расчёты в целом по контрагенту без отбора по договору.

Если ошибка на стороне поставщика (например, он дважды отразил одну накладную), зафиксируйте расхождение письменно: в акте или сопроводительном письме укажите, по каким документам данные не совпадают, и попросите предоставить копии первички. Не корректируйте свои данные «под поставщика» — акт должен отражать ваш учёт.

Особенности сверки в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии» акт сверки — это по сути печатная форма, данные берутся напрямую из бухгалтерских счетов 60, 62, 76. Поэтому ключевая проверка — соответствие акта оборотно-сальдовой ведомости. В «1С:ERP» и «Управлении торговлей» расчёты ведутся в оперативных регистрах взаиморасчётов, и там есть отдельный документ «Сверка взаиморасчётов» с возможностью зафиксировать расхождения прямо в табличной части.

Сравнение подходов

1С:Бухгалтерия 8

Акт формируется из проводок по счетам расчётов. Подходит для сверки по данным бухучёта, но не показывает расхождения построчно — их анализируют вручную.

1С:ERP / УТ / КА

Документ «Сверка взаиморасчётов» позволяет внести данные поставщика и автоматически показать разногласия по строкам. Удобнее при большом количестве документов.

Ручная сверка в Excel

Выгрузка оборотов из 1С и акта поставщика в таблицы с сопоставлением по номерам документов. Резервный вариант, когда акт поставщика пришёл в произвольном формате.

В ERP-конфигурациях полезно перед сверкой выполнить «Расчёты с партнёрами» → проверить, нет ли нераспределённых платежей. Платёж, не привязанный к заказу или накладной, может висеть как аванс, хотя фактически давно зачтён.

Как оформить и зафиксировать результат сверки

Акт сверки составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными лицами обеих сторон. Если расхождений нет — в акте фиксируется единое сальдо. Если расхождения есть, их указывают в специальном разделе акта или в приложении с перечнем спорных документов.

Подписанный акт храните вместе с первичными документами. Он пригодится при инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью, в спорах о сроках исковой давности и при запросах налоговой. В 1С полезно прикрепить скан подписанного акта к документу сверки через механизм присоединённых файлов.

Регулярность сверок снижает трудозатраты: с ключевыми поставщиками сверяйтесь ежемесячно или ежеквартально, а не раз в год. Чем короче период, тем меньше документов приходится перебирать при расхождении.

Частые вопросы

Почему акт сверки не сходится с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 60?

Чаще всего из-за отбора по договору: акт сформирован по одному договору, а ОСВ показывает все. Также проверьте, включены ли в акт счета авансов (60.02) и нет ли расчётов на других счетах, например 76. Сформируйте акт без отбора по договору и сравните снова.

Поставщик прислал акт, где сальдо больше, чем в нашей базе. Что делать?

Запросите у поставщика расшифровку оборотов с номерами и датами документов и сопоставьте построчно со своим актом. Обычно причина — накладная, которую вы ещё не получили и не провели, либо дубль документа у поставщика. Не подписывайте акт, пока источник разницы не найден.

Можно ли сверить расчёты сразу по всем договорам контрагента?

Да. В настройках акта оставьте поле договора пустым или выберите режим «по контрагенту в целом» — тогда в акт попадут все документы расчётов независимо от договора. Это удобно, когда оплаты и поступления разнесены по разным договорам.

Нашли ошибку в документе прошлого года. Как её исправить?

Зависит от влияния на налоги. Если ошибка меняет НДС или прибыль за сданный период, исправление делается через корректировочные документы текущей датой либо через уточнённую декларацию. Прямое редактирование документа задним числом — крайняя мера, она требует перезакрытия периода и пересдачи отчётности.

Обязательно ли проводить сверку с поставщиками по закону?

Формально регулярная сверка не обязательна, но инвентаризация расчётов перед составлением годовой бухгалтерской отчётности обязательна, и акт сверки — стандартный способ её подтвердить. Кроме того, сверки защищают от пропуска сроков исковой давности и помогают вовремя выявить ошибки в расчётах.

Как сверить расчёты, если они ведутся в валюте?

Сформируйте акт в валюте договора и отдельно проверьте рублёвый эквивалент по ОСВ. Расхождения в рублёвой оценке обычно связаны с курсовыми разницами: убедитесь, что переоценка валютных обязательств выполнялась на все отчётные даты периода.